48. Использования архивных документов в государственных, ведомственных архивах и архивах органов местного самоуправления

48. Использования архивных документов в государственных, ведомственных архивах и архивах органов местного самоуправления.

План: определение использования архивных документов; цели использования архивных документов в государственных, ведомственных архивах и архивах органов местного самоуправления; шесть форм использования архивных документов: *информационное обеспечение пользователей: ис­полнение запросов, либо инициативное информирование; *предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива; *выдача подлинных документов и дел во временное пользование; *информационные мероприятия в научных и культурно-просветительных;

Использование документов архива — комплекс работ по обес­печению информационных потребностей общества в ретроспек­тивной документной информации. Выделяют направления, цели и формы использования.

Важнейшими направ­лениями использования архивных документов являются:

1) укрепление российской государственности;

2) удовлетворение информационных потребностей общества;

3) обеспечение законных прав и интересов граждан.

Цели использования документов:

- Управленческие: использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспе/чение работы ведомства или организации, решение с помощью документов вопросов, возникающих в деятельности организации, повышение эффективности управления.

- Политические: использование документов в политических целях, осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе разных партий и группировок.

- Экономические: используются документы при прогнозировании и экономическом развитии; при осуществлении проектных работ; при научных исследованиях; для оптимизации производственных процессов.

- Научные: документы используют для написания статей, диссертаций, монографий, курсовых, дипломных работ. Публикация документов в изданиях научного типа, в справочниках.

- Культурно-просветительские цели: Это подготовка юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий.

- Социально-правовые цели: предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан для решения задач социальной защиты, обеспе/чения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц.

Существуют такие формы использование архивных документов, как

1. Информационное обеспечение пользователей – это исполнение запросов, или инициативное информирование.

1.1.Запрос – это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации. Исполнение запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах. Бывают тематические, генеалогические, социально-правовой. В ответ на запросы выдают архивные справки, арх. копии, арх. выписки, информацио. письмо, тематический перечень арх. документов, темат. обзор арх. документов.

1.2. Инициативное информирование – информирование о документах архива по профилю их деятельности.

2. Предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива. У архива есть специализированный читальный зал, который оснащен дополнительным оборудованием. Документы и НСА в зале предоставляется бесплатно, однако, в гос.архиве, если посетителем не ведется самостоятельный поиск, то с него взимается плата как за тематический запрос.

3. Выдача подлинных док-тов и дел во временное пользование. Они выдаются либо фондообразователям, которые передали их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ, МВД.

4. Информационные мероприятия в научных и культурно-просветительных целях. Это организация выставок, использование документов в СМИ, экскурсии в архиве, презентации и дни открытых, лекции и доклады.

5. Публикация архивных документов, может рассматриваться как процесс подготовки документа к изданию. Формы публикации арх.документов на бумажной основе могут быть: при типографическом способе воспроизведения – серия, сборник, альбом, буклет, публикация в сми. При электронном способе воспроизведения – гипертекст база данных, оцифрованные копии арх.док-ов.

6. Использование документов архива в СМИ – это подготовка информ. материалов для периодической печати, радио и телевидения, кинофильмов. Для переодич. Печати это могут быть статьи о содержании документов. На радио могут проводиться беседы, пресс-конференции.