40. Документ как системный объект материальная и информационная составляющие документа

40. Документ как системный объект: материальная и информационная составляющие документа.

План: документ как системный объект. понятие «носитель информации»; развитие материальных носителей. виды информации с точки зрения восприятия ее человеком. реквизиты как обязательные информационные элементы оформления официального документа; обязательные реквизиты, обязательные постоянные реквизиты, обязательные переменные реквизиты.

Документ представляет собой систему – множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство.

Если системой считать документ, то его сущностными подсистемами будут материальная и информационная составляющая.

Материальная составляющая документа – это его вещественная сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

Материальную составляющую документа определяет носитель информации — материальный объект, специально созданный человеком, посредством которого можно хранить и передавать информацию.

Развитие материального носителя документа шло рука об руку с техническим прогрессом. Изначально использовались для записи - пальмовые листья, раковины, древесная кора, кости, камень, бамбук и т.д. В Древней Греции – деревян.дощечки, покрытые воском, в Индии – медные пластины, в Древн. Китае – вазы, шелк, на Руси – бересту. Египтяне – папирус, использовался пергамент. Прорыв произошел с изобретением бумаги. На данный момент применяется бумага наряду с магнитными, оптическими дисками для записи электронного документа. Матер. носитель влияет на долговечность сохранения информации и его стоимость.

Помимо матер.носителя важную роль в природе док-та играет сама информация. С точки зрения восприятия ее человеком бывает: Визуальную информацию люди воспринимают с помощью глаз. Человек может увидеть объект или явление, букву или цифру, картину или фильм, схему или карту, жест или танец. Аудиальную информацию люди воспринимают с помощью ушей. Человек может услышать произвольные звуки, шум, музыку, пение и речь. Обонятельную информацию, или запахи, человек воспринимает с помощью носа. Запах можно охарактеризовать как терпкий или пряный, приятный или неприятный, тяжелый или легкий. Вкусовую информацию человек воспринимает с помощью языка. Вкус может быть горький или сладкий, кислый или соленый. Тактильную информацию человек воспринимает кожей. Прикасаясь к предмету, можно определить его температуру (холодный или горячий) и вид поверхности (гладкая или шероховатая, мокрая или сухая). Вестибулярную информацию человек воспринимает с помощью вестибулярного аппарата, который отслеживает положение тела человека в трехмерном пространстве. Летя в самолете и не видя горизонта, человек может определить, куда и как он перемещается: вверх или вниз, вправо или влево, ускоренно или замедленно. Мышечную информацию люди воспринимают с помощью мышц. Закрыв глаза, человек не пронесет ложку с супом мимо своего рта, может дотронуться указательным пальцем до своего носа, сравнить массу гирь, одинаковых на ощупь

Любой деловой документ состоит из ряда составляющих его частей - информационных элементов, называемых реквизитами документа. Реквизиты документов классифицируются следующим образом:

постоянные и переменные: Постоянные реквизиты – совокупность реквизитов, характеризующая типовой формуляр документа и присутствующая во всех видах документа одного типа; Переменные реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих типовой формуляр и отражающая особенности конкретной коммерческой сделки или ситуации.

основные (обязательные) и второстепенные: Основные (обязательные) реквизиты - совокупность реквизитов, без которых документ не имеет юридической силы. Второстепенные реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих, уточняющих основные.

Совокупность реквизитов, расположенных определенным образом на листе бумаги называется формуляром. Формуляр, характерный для определенного вида док-та, называется типовым формуляром. Различные документы имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением док-та. Состав и правила оформ-я реквизитов деловых док-в регламентированы ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированной системой организ-но-распорядительной док-ции. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ устанавливает также схемы расположения реквизитов и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков док-в. Требования данного стандарта носят рекоменд. характер. Унифицированные системы док-ции (УСД) определяют мин. и макс. состав реквизитов для каждого типа док-в.