27. Понятие «унифицированная система документации». Характеристика унифицированной системы организационно-распорядительной документации

27. Понятие «унифицированная система документации». Характеристика унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

План: становление унифицированных систем документации как результат унификационных процессов; подсистемы УС ОРД и их назначение; состав организационно-правовой документации; связь между документами; документы распорядительного характера, принимаемые в условиях единоначалия и коллегиальности; состав информационно-справочных документов и их роль в организации управления.

Унификация – приведение чего-дибо к единой форме, системе, единообразию.

Основными целями унификации деловой документации являются: оптимизация количества деловых бумаг, находящихся в актуальном производстве; приведение форм к единому стандарту; повышение общего качества исполнения; увеличение скорости обработки; обеспечение формальной и содержательной совместимости различных групп документов, связанных типологически близкими управленческими функциями; оптимизации внедрения компьютерной обработки данных.

УСОРД (унифицированная система организационно-распорядительной документации)- унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно - распорядительных задач управления.

К Организационно-правовым документам относятся: Устав - правовой акт, являющийся одним из учредительных документов, определяющим правовой статус организации, необходимым для ее государственной регистрации. Учредительный договор– организационно-правовой акт, обязательный для создания и функционирования юридического лица, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо. Положение об организации– это правовой акт, определяющий статус организации, её задачи и функции, права, ответственность, порядок действия. Положение о коллегиальном или совещательном органе– это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность коллегиального или совещательного органа. Регламент – свод правил. А также, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка. Основной смысл этих документов в том, что они фиксируют организационную деятельность.

Документы распорядительного характера - документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.  

В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота власти принадлежит одному лицу — руководителю, принимаемые решения фиксируются в— приказах, указаниях, распоряжениях. Деятельность организаций, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями.

Состав информационно-справочной документации: Акт - это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы. По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержать выводов и предложений. А также – письмо, телеграмма, телефакс, заявление, протокол.

Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения.