9. Документирование процесса подготовки и проведения совещаний

9. Документирование процесса подготовки и проведения совещаний.

План: определение понятия «совещание»; документы по подготовке и проведению совещания, их краткая характеристика; этапы подготовки к совещанию; каким образом может проходить оповещение участников совещания; какой документ является результатом совещания; каким образом может проходить запись хода совещания.

Совещание - это форма делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным проблемам.

Этапы подготовки к совещанию: 1. Определение цели совещания и повестки дня; 2. Определение времени проведения и кол-ва участников; 3. Организация места проведения; 4. Проведение совещания. 5. Составление протокола совещания. 6. Анализ подготовки и проведения совещания.

Документы:

Повестка дня – это первый документ который составляется при подготовке совещания. При составлении ПД секретарь ставит вопросы, обсуждение которых затрагивает большую часть приглашенных. В ПД указываются вопросы, выносимые на обсуждение, докладчики с указанием должностей.

След. документ Список участников. Если совещание проводится постоянно и в нем участвуют одни и теже люди, то разрабатывается спец. форма, в которую включены ФИО участников, № телефонов и отметка о возможности присутствия/отсутствия

Потом разрабатывается Письмо-приглашение -  это способ предложить адресату посетить определенное мероприятие, присутствовать при каком-либо событии. В нем указывается время и место совещания, кто проводит, вопросы для обсуждения.

Результатом совещания и документом, который записывает ход совещания, является Протокол

- это документ, фиксирующий какое-либо событие, факт или договоренность.

Порядок оформления протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Заголовочная часть протокола. В заголовочной части протокола размещают следующие реквизиты: полное наименование организации; вид документа (ПРОТОКОЛ); номер и дату; место составления протокола; заголовок к тексту.

Текст протокола включает вводную и основную части.

Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания.

С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют инициалы и фамилии должностных лиц организации, которые участвуют в обсуждении и принятии решений на заседании. Если на заседание приглашены иные должностные лица своей организации, то они перечисляются в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы)

Во вводную часть протокола включают повестку дня - содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

Основная часть текста

По форме изложения текста протоколы разделяются на краткие и полные.

Краткий протокол -обсуждавшиеся на заседании вопросы, -фамилии докладчиков и -принятые решения.

Полный протокол позволяет документировать подробную картину происходящего, передает содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.

Оформляющая часть протокола

Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или аудиозаписей, которые ведутся во время заседания. подписания двумя лицами: председателем и секретарем.

Срок подготовки протокола по общему правилу не должен превышать 5 дней.