7. Документооборот общие принципы и методические основы организации документооборота, их реализация в действующих государственных нормативных документах

7. Документооборот: общие принципы и методические основы организации документооборота, их реализация в действующих государственных нормативных документах.

План: - определение документооборота и его частей; определение документопотока; перечень государственных нормативных документов по организации документооборота (методические рекомендации ВНИИДАД, регламенты и положения органов исполнительной власти, ГОСТ); этапы обработки входящих документов; этапы прохождения исходящих документов; особенности обработки внутренних документов (на примере служебных записок, приказов и др.)

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Части документооборота: документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации и пунктами технической обработки документов.

Документопоток бывает:

• входящим (поступает в организацию из других организаций);

Обработка: прием и первичная обработка (1. получ-т либо служба делопроизводства, либо секретарь; 2. может прийти либо по почте, факсу, элект.почте, курьером; 3. проверяют правильность доставки, конверты вскрывают, исключение если написано «ЛИЧНО», если написано «СРОЧНО», то проставляется время получения. Рассматривают для того чтобы распределить по адресатам. 4. Док-ты регистрируют, проставляют в отметке о поступлении, она включает в себя порядковый номер док-та и дату поступления. Может проставляться в виде штампа или от руки, потом док-ты подлеж.регистрации заносятся в журнал, карточку или электронную карточку. 5. Рассмотрение – проставление резолюции (решение по док-ту); 6. Передача на исполнение после просмотра руководством.

• внутренним (внутри организации циркулирует),

Обработка: 1. Составление черновика, проекта. При этом проекты приказов обязательно визируются представителем юрид.службы; 2. Согласованные док-ты подписываются руководителями. 3. Затем внутренние док-ты регистрируются, размножаются и направляются в структурные подразделения для исполнения.

• исходящим (из организации в другие организации).

Обработка: 1. Готовится исполнителем в подразделении, чаще всего секретарь только проверяет правильность оформления. 2. Оформленный док-т передается на подпись руководителю. 3. Затем, после подписания, регистрируется секретарем в канцелярии. 4. Зарегистрированный док-т отправляется адресату.

Нормативные документы по организации документооборота:

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (от ВНИИДАД) – потому что в Инструкциях по делопроизводству прописаны правила, приемы создания документов, порядок работы с ними, порядок учета документооборота.

Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти - в них прописаны требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти – помогает совершенствовать документационное обеспечение управление, в том числе документооборот.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.» Содержит практические рекомендации по оформлению документов.

ГОСТ Р 54471-2011 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» - содержит рекомендации по электронному документообороту.