1.4. Закони організації.

Упорядкування, узгодження, взаємодія диференційованих і автономних елементів організації та відповідних процесів відбувається за певними законами, що ґрунтуються на закономірностях і залежностях. Саме на їх основі функціонує й розвивається кожна організація. Щоб краще зрозуміти їх сутність і принцип дії, необхідно, перш за все, з'ясувати значення понять закон, закономірність і залежність.

Закон – це відображення об'єктивних і стійких зв'язків між явищами та їх причинами, що проявляються в природі, суспільстві або людському мисленні й мають загальний або окремий, кількісний або якісний характер, належать до законів функціонування або законів розвитку, динамічних або статичних законів.

Закони організації розподіляються на закони статики (розкривають зв'язки в структурі) і закони динаміки (розкривають особливості процесів управління) [8].

Закономірність відображає логіку й послідовність явищ, що стосуються певного місця й часу, та проявляється в результаті узагальнення фактів у певній сфері. Закономірність – близьке за змістом поняття, але не тотожне закону. Основу закономірностей складають кількісні та якісні залежності між ними. Залежність – причинно-наслідкове співвідношення між явищами.

З огляду на це, можна простежити наочний взаємозв'язок між залежністю як причинно-наслідковим відношенням одного явища до іншого, закономірністю як об'єктивними стійкими зв'язками між явищами, їх причинами й наслідками та законами, що відображають загальні, стійкі, такі, що повторюються відносини між явищами [1].

Загальні закони організації поділяються на дві групи:

• закони функціонування (статики) організації (композиції, пропорційності, найменших величин, онтогенезу);

• закони розвитку (динаміки) організації (синергії, інформованості-вгюрядкування, аналізу та синтезу, самозбереження та інерції) (табл. 1.1.) [20].

1.5. Етапи розвитку організації: зародження, зростання, зрілості, старіння.

Життєвий цикл будь-якої організації є періодично повторюваною послідовністю тісно пов'язаних етапів, що закономірно змінюють один одного і на яких відбуваються передбачувані зміни параметрів організації. Це період, протягом якого організація проходить такі етапи свого функціонування як зародження, зростання, зрілість і старіння.

Часові періоди, які цроживає організація в межах однотипних ціннісних установок, зафіксованих специфічних завдань функціонування, називають етапами.

Часові періоди, протягом яких організація принципово змінює внутрішні цінності та орієнтації, називають циклами розвитку.

Зауважимо, що тривалість життєвого циклу як і окремі його етапи для різних організацій у різні миттєвості часу різні – це обов'язково потрібно враховувати при управлінні ними.

Проблемам виживання організацій присвячено багато робіт різних фахівців. Становить інтерес "біологічний підхід", відображений у роботах Жака Моно, який, поряд з іншими, ставив перед собою мету відповісти на запитання, чи існує життєвий цикл організацій, аналогічний життєвому циклу біологічних об'єктів. Сучасні дослідження дозволили зробити наступні висновки:

1. Підприємства старіють, як і живі істоти, що виявляється в зниженні сприйняття організації до всього, що виходить за формалізовані рамки. Така формалізація перетворює організації в закриті системи.

2. Цілком закрита система, тобто система, що не може інтегрувати нову інформацію, стає застиглою, а отже, мертвою. Вона перестає розвиватися, втрачає здатність до адаптації. Організації можуть продовжувати існувати, але схожі на вмираючих, життя яких підтримується за допомогою складного устаткування.

3. У рамках "біологічного підходу" роль керівника організації полягає, з одного боку, в підтримці системи в стані відкритості, з іншого боку, він повинен орієнтувати ресурси організації на інновації, що забезпечать її виживання, адаптацію до зовнішнього оточення, що постійно змінюється.

4. Управління організацією в цьому режимі містить визначені ризики, зв'язані з порушенням функціонування організації чи необхідністю зміни існуючих керівних структур (це може піти на користь організації, але є загрозою для самих керівників).

Життєвий цикл орієнтує на періодичну перевірку специфічних цілей організації, на постановку питання про доцільність її існування в тому вигляді, у якому вона спочатку сформувалася.

Підтримка відкритості системи вимагає докладання значних фінансових, матеріальних, людських, інформаційних тощо, ресурсів і є основним чинником виживання організації в сучасних умовах.

У науковій літературі, розуміючи єдину логіку функціонування та розвитку організації, різні автори по-різному визначають етапи її життєвого циклу. Розглянемо більш детально основні підходи.

1. Перший підхід передбачає такі етапи життєвого циклу розвитку організації:

1.1. Концептуальний (на цьому етапі визначаються цілі проекту і виявляються шляхи їх досягнення, передбачається формування альтернативних цілей під впливом економічних, політичних, адміністративно-правових чинників зовнішнього середовища, встановлення масштабів виробництва, прогнозування прибутку);

1.2. Оцінювання (розглядаються попередньо розроблені альтернативи розвитку організації, визначаються конкретні цілі, обмеження, оцінюється фінансовий аспект діяльності);

1.3. виробництва (забезпечення проекту, організації в цілому фінансовими ресурсами, сировиною та матеріалами, устаткуванням, трудовими ресурсами, новими технологіями, закупка виробничих ліній);

1.4. Операційна (в організації налагоджується безпосереднє виробництво робіт, послуг, продукції);

1.5. Вивільнення (може передбачати або банкрутство, завершення діяльності за власним бажанням, або реалізацію поставленої мети в рамках певного інвестиційного проекту).

2. Другий підхід, зі свого боку, передбачає виділення у життєвому циклі організації таких етапів:

2.1. Етап підприємництва. Організація знаходиться в стадії становлення, формується життєвий цикл продукції. Цілі є ще нечіткими, творчий процес проходить вільно, просування до наступного етапу вимагає стабільного забезпечення ресурсами.

2.2. Етап колективності. Розвиваються інноваційні процеси попереднього етапу, формується місія організації. Комунікації і структура в рамках організації залишаються в сутності неформальними. Члени організації витрачають багато часу на виконання своїх обов'язків і демонструють високі зобов'язання.

2.3. Етап формалізації і управління. Структура організації стабілізується, вводяться правила, визначаються процедури. Опір робиться на ефективність інновацій і стабільність. Розробка і прийняття рішень стають провідними компонентами організації. Зростає роль вищої керівної ланки організації, процес прийняття рішень стае більш зваженим, консервативним. Ролі уточнені таким чином, що вибуття тих чи інших членів організації не викликає серйозної небезпеки.

2.4. Етап розробки структури. Організація збільшує випуск своїх продуктів і розширює ринок надання послуг. Керівники виявляють нові можливості розвитку. Організаційна структура стає більш комплексною і відпрацьованою. Механізм прийняття рішень децентралізований.

2.5. Етап спаду. У результаті конкуренції на ринку, в організації зменшується попит на свою продукцію чи послуги. Керівники шукають шляхи утримання ринків і використання нових можливостей. Збільшується потреба в працівниках, особливо тих, хто має найбільш цінні спеціальності. Кількість конфліктів нерідко збільшується. До керівництва, приходять нові люди, які намагаються упередити або відтягнути в часі занепад. Механізм розробки і прийняття рішень централізований.

3. Третій підхід дозволяє стадії життєвого циклу організації сформулювати таким чином:

3.1. Етап зародження. Організація знаходиться на стадії становлення, цілі є недостатньо чіткими. Творчий процес відбувається повільно. Основні зусилля спрямовані на створення продукту і на виживання в умовах ринку. Організація невелика за розмірами, відносини між співробітниками формуються на неформальній основі. Структура організації проста, поділ праці та спеціалізація відсутні. Роботу виконують спільно. Контроль грунтується на особистому спостереженні власника, який несе повну відповідальність за прийняті рішення На цьому етапі перед організацією постають такі основні питання: доступ до необхідних ресурсів та оволодіння механізмом конкуренції.

3.2. Етап зростання. Розвиваються інноваційні процеси попереднього етапу, формується місія організації, що відображає її призначення. Комунікації та контроль в організації залишаються неформальними. Її члени витрачають на роботу багато часу, демонструють колективність і підвищене почуття обов'язку. Організація починає швидко зростати, постає потреба у виокремленні деяких видів діяльності, починаються процеси поділу праці й спеціалізації, з'являється необхідність делегування повноважень та ієрархія відповідальності. На цьому етапі організація виконує завдання щодо створення умов для економічного зростання та забезпечення високої якості товарів і послуг Саме на етапі зростання має бути вибраний тип управління, що може забезпечити підтримку балансу між стабільністю та новаціями.

3.3. Етап зрілості. Структура організації стає більш складна, ієрархічна, формальна. На цьому етапі впроваджують правила, визначають формальні процедури. Підвищується ступінь поділу праці і спеціалізація Посилюється централізація. Зростає роль вищої ланки управління, процес прийняття рішень стає більш зважений, консервативний. Ролі та функціональні обов'язки уточнюють таким чином, що вибуття тих чи інших членів організації не спричиняє значної загрози її ефективному функціонуванню. Наголос роблять на ефективних інноваціях і забезпеченні стабільності. На етапі зрілості виникає загроза бюрократизації організації, що обумовлює необхідність децентралізації прийняття рішень. При цьому відкриваються нові можливості розвитку. Організація збільшує випуск своєї продукції та розширює ринок надання послуг. Різко зростає конкуренція, що спричинено значним ускладненням процесу залучення нових споживачів. На цьому етапі організація виконує такі завдання: забезпечення створення умов для стратегічного розвитку та збереження або укріплення власних стійких позицій на ринку.

3.4. Етап старіння. Унаслідок конкуренції, насичення ринку організація відчуває скорочення попиту на свою продукцію або послуги. Керівники шукають шляхи збереження позицій організації на ринках і використання нових можливостей. Збільшується потреба в працівниках, особливо в тих, хто має найбільш цінні спеціальності. Часто збільшується кількість конфліктів. Механізм розробки й прийняття рішень централізований. Організація вже не відповідає оточенню, стає надто бюрократична та консервативна. Вище керівництво на цьому етапі нерідко змінюється, приходять нові люди, які намагаються затримати спад. Головне завдання етапу старіння – це пошук можливостей для створення нових конкурентних переваг організації, коригування стратегії, надання їй нової організаційної форми, проведення інших організаційних змін.

4. Четвертий підхід передбачає виділення таких етапів розвитку організації:

4.1. Народження. Засновники організації виявляють незадоволені вимоги споживача або соціальні потреби. Цей етап характеризують цілеспрямованість, здатність ризикувати і відданість справі. Нерідко використовується директивний метод керівництва, який потребує швидкого виконання і ретельного контролю. Для тих, хто в цей період працює в організації, характерні найвища згуртованість і взаємодія.

4.2. Дитинство. Це – небезпечний період, оскільки найбільша кількість невдач відбувається протягом перших років після виникнення організації. Зі світової статистики відомо, що величезне число організацій невеликого масштабу зазнають невдачі через некомпетентність і недосвідченість керівництва. Кожне друге підприємство малого бізнесу терпить крах протягом двох років, чотири з п'яти підприємств – протягом п'яти років свого існування. Задача цього періоду – швидкий успіх. Цілі – здорове існування і розвиток, а не просте виживання. Нерідко вся робота виконується на межі можливостей, щоб не втратити темп зростаючого успіху. Управління здійснюється діяльним і підготовленим керівником і його командою.

4.3. Юність. Під час цього перехідного періоду ріст організації здійснюється, як правило, несистематично, ривками; організація все більше набирає силу, однак координація проводиться нижче оптимального рівня. Більш організовані процедури поступово заміняють ризиковану пристрасть до успіху. Налагоджується планування, розробка бюджетів, прогнозів. Розширюється прийом на роботу фахівців, що викликає тертя з колишнім складом. Засновники організації змушені більше виконувати роль безпосередніх керівників, а не підприємців, проводячи систематичне планування, координацію, управління і контроль.

4.4. Рання зрілість. Відмітні ознаки цього періоду – експансія, диференціація і, можливо, диверсифікованість. Утворюються структурні підрозділи, результати діяльності яких вимірюються отриманим прибутком. Використовується багато загальноприйнятих методів оцінки ефективності, посадові інструкції, делегування повноважень, норми продуктивності, експертиза, організація навчання і розвитку. Однак починають виявляти себе тенденції бюрократизму, боротьби за владу, прагнення домагатися успіху за будь-яку ціну.

4.5. Розквіт сил. Організація ставитьна цьому етапі за мету забезпечення збалансованого росту. Структура, координація, стабільність і контроль повинні мати таке ж значення, як і інновації, удосконалення всіх частин і децентралізація. Приймається концепція структурних підрозділів, результати діяльності яких вимірюються отриманим прибутком. Нова продукція, ринок збуту і технології повинні бути керованими, а кваліфікаційні навички управлінського персоналу – більш відточені. З прискоренням темпів росту, в порівнянні з попередніми стадіями, організація нерідко переоцінює свої успіхи і можливості.

4.6. Повна зрілість. Маючи компетентне, але не завжди відповідальне керівництво, організація діє практично сама по собі. Незважаючи на те, що картина доходів цілком прийнятна, темпи їх росту уповільнюються. Організація може відхилятися від своїх первісних цілей під впливом зовнішнього тиску. Разом з тим слабкі місця занадто очевидні, але вони нерідко ігноруються керівництвом.

4.7. Старіння. Цей етап ніколи б не настав, якби керівництво організації постійно усвідомлювало необхідність постійного відновлення та удосконалення. Конкуренти незмінно намагаються збільшити свою частку на ринку. Бюрократична тяганина, не завжди обгрунтована стратегія, неефективна система мотивацій, громіздка система контролю, закритість до нових ідей – усе це, разом узяте, створює умови для "закупорки артерій". Як показує практика, дуже важко зупинитися і припинити виконання непродуктивної роботи. У результаті організація поступово починає розпадатися. Вона змушена або прийняти тверду систему відновлення /удосконалення або може бути ліквідована чи поглинена іншою організацією.

4.8. Відновлення. Організація в стані "піднятися з попелу як Фенікс". Це може зробити нова команда керівників, уповноважених на проведення реорганізації і здійснення планової програми внутрішнього організаційного розвитку.

Виокремлення в життєвому циклі організації вказаних етапів досить умовне, оскільки, з урахуванням усього різноманіття взаємовідносин усередині організації та її взаємодії із зовнішнім середовищем, кожен етап можна подати як сукупність підетапів. Схематично основні етапи життєвого циклу розвитку організації представлені на рисунку 1.5. На ньому показано за вихідною лінією зародження, створення, зростання організації, а також її занепад, що позначений спадаючою кривою.

Чому важливо знати, на якій стадії життєвого циклу знаходиться організація? У залежності від етапу життєвого циклу розвиту організації розробляється стратегія її розвитку, базові цілі, завдання та напрями організації праці. Керівник повинен знати, на якому етапі розвитку знаходиться організація, і оцінювати, наскільки прийнятий стиль керівництва відповідає цьому етапу.

Організації зароджуються, розвиваються, добиваються успіхів, слабшають і, зрештою, припиняють своє існування. Деякі з них існують нескінченно довго, жодна не живе без змін. Нові організації формуються щодня. У той же час щодня сотні організацій ліквідуються назавжди. Ті, що вміють адаптуватися, – процвітають, негнучкі – зникають. Одні організації розвиваються швидше інших і роблять свою справу краще, ніж інші.

У загальному вигляді особливості управління організацією (підприємством, установою) на різних стадіях життєвого циклу систематизовані у таблиці 1.4. [17].