Учебники / Informatika_-_Praktikum_po_tekhnologii_raboty_na_kompjutere_-_Pod_red_Makarovoi_-_3_-_e_izd_2005

1 0 0 ГЛАВА 2. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР WORD 97

Печать оперативной формы выполняется в двух режимах:

•в образе заполненного документа — команда Файл, Печать;

•впечатыванием введенных значений в заранее подготовленные печатные бланки — команда Сервис, Параметры, вкладка Печать, установка Печатать только данные для форм, а затем команда Файл, Печать;

•форм-бланков, выполняется командой Файл, Печать.

Чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля, но не могли изменять вид формы, необходимо установить защиту, выполнив следующие действия:

•выберите команду Сервис, Установить защиту;

•установите переключатель Запретить любые изменения, кроме в положение ввода данных в полях форм;

швведите пароль в поле Пароль. Пользователи, не знающие пароля, смогут вводить данные в полях, но не смогут изменить форму;

•нажмите кнопку <ОК>.

Для установки и снятия защиты во время разработки или изменения формы можно нажать кнопку <3ащита формы> на панели инструментов Формы.

Разработайте форму Электронная анкета (рис. 2.42), которая позволит в интерактив­ ном режиме работы вводить номер курса, выбирать названия факультета, давать от­ веты на поставленные в анкете вопросы путем заполнения полей или выбором соответствующих переключателей.

Форма документа должна быть разработана как шаблон, который состоит из нескольких разнотипных по технологии подготовки зон:

•текст, поясняющий технологию работы пользователя с формой;

•рисунок;

•поле ввода номера курса;

•список наименований факультетов (добавление нового факультета или корректировка его названия в процессе ввода невозможны);

•таблица А, которая состоит из постоянной части в виде фиксированных названий строк (1 - 7) и переменной части в виде полей ввода во 2-ю колонку и ячейки итогов;

•таблица В, которая состоит из настоянной части в виде фиксированных названий строк (1 - 8) и переменной части в виде полей ввода во 2-ю колонку и ячейки итогов;

•таблицы Уровень дохода, Дополнительные заработки. Семейное полоэюение. Каждая таблица состоит из постоянной части в виде заголовка и фиксированных названий строк, а также переменной части в виде флажков.

Выполнение задания рекомендуется производить по этапам:

1-й этап — создание постоянной части формы в виде текста и таблиц; 2-й этап — внедрение рисунка; 3-й этап — создание переменной части формы;

4-й этап — установка защиты и сохранение формы.

102 ГЛАВА 2. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР WORD 97

ТЕХИОЛОГПЯ РАБОТЫ

1-й этап — создание постоянной части формы в виде текста и таблиц

1.Создайте новый документ. Для этого выполните команду Файл, Создать с подтвер­ ждением в диалоговом окне установленных по умолчанию параметров документа, определяемых переключателем Дб)/с)ше//т и типом Обычный.

2.Введите название формы {см, рис. 2.42), пользуясь шрифтом Times New Roman, 12 пт, разряженный (2пт), полужирный.

3.Введите текст, поясняющий заполнение таблиц А и В, а также поясняющий текст вни­ зу Электронной анкеты тем же шрифтом, но обычного вида.

Примечание. Остальной текст будете вводить шрифтом Times New Roman, 12 пт, обычный.

Для номера курса и названия факультета оставьте пустое место.

4.Создайте таблицы А и В, пользуясь освоенной ранее технологией формирования таб­ лиц. Мы предлагаем придерживаться следующих рекомендаций:

•создайте общую таблицу из 5 столбцов и 9 строк, задав ширину столбцов, как на рис. 2.42;

•в 1-м столбце разместите названия строк таблицы А и перенумеруйте их. Для этого выделите ячейки с названиями и выполните команду Формат, Список,

Нумерованный — 1, 2, 3;

•в 4-м столбце разместите названия строк таблицы В и перенумеруйте их;

•установите указатель мыши на таблицу и нажмите правую кнопку мыши. В поя­ вившемся меню выберите команду Автоформат и отмените флажок в графе Границы. Затем, используя кнопку <Внешние границы> на панели инструментов Форматирование, сформируйте рамку для таблиц, как на рис. 2.42.

5.Создайте таблицы Уровень дохода. Дополнительные заработки. Семейное полоэюение, пользуясь освоенной ранее технологией формирования таблиц. Мы предлагаем придерживаться следующих рекомендаций:

•создайте общую таблицу из 8 столбцов и 4 строк, задав ширину столбцов, как на рис. 2.42;

•объедините 1-ю и 2-ю ячейки первой строки таблицы и наберите название Уро­ вень дохода, аналогичным образом введите названия двух оставшихся таблиц;

•в 1-м столбце разместите названия строк таблицы Уровень дохода, в 4-м столб­

це — названия строк таблицы Дополнительные заработки, а в 7-м — таблицы

Семейное полоэюение;

тустановите указатель мыши на таблицу и нажмите правую кнопку мыши. В поя­ вившемся меню выберите команду Автоформат и отмените флажок в графе Границы. Затем, используя кнопку <Внешние границы> на панели инструментов Форматирование, сформируйте рамку для таблиц, как на рис. 2.42, чтобы полу­ чились три отдельные таблицы.

2-й этап — внедрение рисунка

1.Внедрите рисунок в форму, используя следующие технологические операции:

•установите курсор в том месте Электронной анкеты, где должен находиться ри­ сунок;

•выполните команду Вставка, Рисунок, Картинки;

•на вкладке Графика выберите пункт Научная графика, выделите рисунок с изо­ бражением манускрипта и нажмите кнопку <Вставить>;

установите указатель мыши на вновь внедренный в форму рисунок и нажмите сначала левую кнопку мыши, а потом правую. В появившемся меню выполните команду Формат рисунка и установите следующие параметры:

Вкладка Размер

Ширина: точно 1,36 см; высота — точно 1,6 см Сохранить пропорции: флажок Относительно исходного размера: флажок

Вкладка Полоэюение

По горизонтали: 3,05 см относительно страницы По вертикали: 0,61 см относительно абзаца Поверх текста: флажок Перемещать вместе с текстом: флажок

3-Й этап — создание переменной части формы

Внимание! Вставку полей формы можно организовать с помо­ щью команды Вид, Панели инструментов, где установкой флажка Формы отображается на экране панель Форма.

1.Разместите Текстовое поле в заголовок анкеты, выполнив технологические операции:

•установите курсор в место вставки поля для номера курса;

•выполните вставку текстового поля нажатием кнопки <аЬ> на панели Формы;

•сделайте настройку поля Текст. Для этого поставьте указатель мыши на поле и нажмите правую кнопку мыши. В появившемся меню выберите команду Свой­ ства и установите в диалоговом окне следующие параметры (также можно ис­ пользовать кнопку <Параметры поля формы> на панели инструментов Формы).

Тип: число, Максимальная длина: 1 Число по умолчанию: 1 Формат числа: О (целое)

Закладка: Текстовое поле 1 (присваивается системой) Выполнить макрос при входе/выходе: нет Разрешить изменения: флажок

Разместите Поле со списком в заголовок анкеты:

•установите курсор в место выбора названия факультета;

•выполните вставку поля нажатием кнопки <Поле со списком> на панели Формы;

Шсделайте настройку поля Список. Для этого поставьте указатель мыши на поле и нажмите правую кнопку мыши. В появившемся меню выберите команду Свой­ ства и установите в диалоговом окне следующие параметры:

Список элементов формируется посредством ввода в поле « Э л е м е н т » названий факультетов: экономический, физический, социологический, химический, филологический

Выполнить макрос при входе/выходе: нет

Закладка: Поле со списком 1 (по умолчанию присваивается системой) Разрешить изменения: флажок

ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР EXCEL 97

РАБОТА 1. НАСТРОЙКА НОВОЙ РАБОЧЕЙ КНИГИ РАБОТА 2. СОЗДАНИЕ И ЗАПОЛНЕНИЕ ТАБЛИЦЫ

ПОСТОЯННЫМИ ДАННЫМИ И ФОРМУЛАМИ ГЛАВА РАБОТА 3. ПОСТРОЕНИЕ, РЕДАКТИРОВАНИЕ

И ФОРМАТИРОВАНИЕ ДИАГРАММ РАБОТА 4. СПИСОК. СОРТИРОВКА ДАННЫХ РАБОТА 5. ФИЛЬТРАЦИЯ (ВЫБОРКА) ДАННЫХ РАБОТА 6. СТРУКТУРИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ РАБОТА 7. СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ РАБОТА 8. КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ

В любой сфере деятельности существует множество задач, в которых исходные и резуль­ татные данные должны быть представлены в табличной форме. Для автоматизации расче­ тов в подобных задачах имеется класс программных продуктов, называемых табличными процессорами. Технология работы с электронными таблицами, создаваемыми в среде таб­ личного процессора, в настоящее время столь же популярна, как и технология создания текстовых документов. Среди табличных процессоров большим успехом пользуются раз­ личные версии Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro. Данная глава посвящена изучению технологии работы в среде табличного процессора Excel 97, который входит в состав ин­ тегрированного программного продукта Microsoft Office.

Цель главы — научить вас основной технологии работы с электронными табли­ цами в среде Excel 97, предназначенного для автоматизации расчетов: создавать и редактировать таблицы, производить расчеты по формулам, представлять данные в виде различных диаграмм, осуществлять структурирование данных, делать выборку данных из больших таблиц, создавать консолидированные таблицы и пр.

ПОСЛЕ ИЗУЧЕНИЯ ГЛАВЫ ВЫ НАУЧИТЕСЬ:

>Работать с книгами и листами в целом

>Создавать и красиво оформлять таблицы

>Вводить в таблицы данные

>Использовать при вычислениях формулы и функции

>Представлять данные в виде разнотипных диаграмм, производить их редактирование и форматирование как в целом, так и поэлементно

>Сортировать данные в таблице

>Осуществлять поиск и выборку данных в соответствии с назначенным критерием

>Осуществлять автоматическое многоуровневое структурирование данных и подведе­ ние итогов

>Консолидировать данные из разных таблиц

>Создавать сводные таблицы

106 ГЛАВА 3. ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР EXCEL 97

РАБОТА 1. НАСТРОЙКА НОВОЙ РАБОЧЕЙ КНИГИ

КРАТКАЯ СПРАВКА

Для хранения и автоматизации расчета данных, представленных в табличной форме, ис­ пользуют Excel 97. Документы, созданные в среде Excel, называют рабочими книгами. Ра­ бочие книги записываются как файлы с расширением .XLS. Интерфейс среды Excel с рабо­ чей книгой представлен на рис. 3.1.

Рабочая книга по аналогии с обычной книгой может содержать расположенные в про­ извольном порядке листы, которые служат для организации и анализа данных. Листы мо­ гут быть разного типа: рабочими листами, модулями VBA, диаграммами. Можно вводить и изменять данные на любых листах, выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данны­ ми или на отдельный лист диаграммы. Имена листов отображаются на ярльпсах в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует щелкнуть мышью по со­ ответствующему ярлыку. Название текущего (активного) листа выделено.

Рабочее поле Excel — это электронная таблица, состоящая из столбцов и строк. На­ звания столбцов — буква или две буквы латинского алфавита. Каждая строка таблицы про­ нумерована. Размер таблицы фиксирован: число столбцов — 256, строк — 16384.

Пересечение конкретного столбца и строки образует ячейку. Местоположение ячейки задается адресом, образованным из имени столбца и номера строки, на пересечении кото­ рых находится эта ячейка, а также при необходимости в адресе указывается имя листа и имя книги. Наряду с понятием адреса в электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка - это элемент формулы и используется тогда, когда надо сослаться на какую-ни­ будь ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестэе ссылки. Напри­ мер, на рис. 3.1 указана ячейка с адресом (ссылкой) В5. Ссылка на эту ячейку в формуле тоже будет называться В5.

Для просмотра электронной таблицы используются линейки прокрутки.

' Имена столбцов

Название книги

Номера строк

Ячейка

Рабочее поле

Линейки

прокрутки

Ярлыки листов рабочей книги

Рис. 3.1. Интерфейс стандартной рабочей книги с листами

Ниже представлены типовые технологические операции с рабочими книгами и лис­

тами.

Создается рабочая книга командой Файл, Создать или кнопкой <Создать>, при этом используется один из готовых шаблонов. Для изменения установок среды Excel, что повле­ чет за собой изменение установок текущей (активной) книги, можно воспользоваться командой Сервис, Параметры, вкладка Общие.

На вкладке Общие (рис. 3.2) указывается:

•режим, при котором ссылки записываются в стиле R1C1 (адрес клетки — номер стро­ ки и номер столбца);

С

Рис 3.2. Вкладка Общие в диалоговом окне «Параметры» для формирования параметров интерфейса книги

максимальное количество элементов в списке (с которыми работали в предыдущих сеансах);

защита от макровирусов; звуковбе сопровождение событий;

надо ли предлагать заполнение свойств файла (таких, как тематическое назначение рабочей книги, ключевые слова, автор рабочей книги, комментарии);

надо ли Игнорировать DDE-sanpocbi от других прилоэюений, т.е. для игнорирования запросов с использованием Динамического Обмена Данными (DDE) из других прило­ жений;

количество листов при создании новой книги; тип и размер шрифта, используемого при вводе данных в таблицу; рабочий каталог (папку); каталог (папку) автозагрузки; имя дользователя.

Назначение других вкладок команды Сервис, Параметры:

Вкладка Вид определяет внешний вид экрана, что обеспечивается заданием, режима отображения (да ли нет) строки формул в верхней части окна; строки состояния в нижней части окна; графических объектов; формул или их значений; сетки, заголов­ ков строк и столбцов таблицы; постранично; горизонтальной и вертикальной полос прокрутки, ярлычков листов.

108ГЛАВА 3. ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР EXCEL 97

•Вкладка Вычисления управляет процессом вычисления в таблице: задается автомати­ ческий либо под управлением пользователя режим изменения значений аргументов в формуле; задается число итераций при поиске решений и для прерывания цикличе­ ской ссылки; определяется точность вычислений, система дат и пр.

•Вкладка Правка обеспечивает установки для редактирования листа книги с помощью флажков: редактирование непосредственно в ячейке, перемещение и копирование ячеек с использованием перетаскивания, направление перехода после ввода данных в ячейку и др.

•Вкладка Цвет обеспечивает выбор цветовой палитры для оформления диаграмм и других графических объектов.

•Вкладка Диаграмма обеспечивает задание параметров вывода активной диаграммы и режим отображения (названий и значений) во всплывающих подсказках, при установ­ ке указателя мыши на элементе диаграммы.

•Вкладка Списки обеспечивает выбор конкретного списка названий для редактиро­ вания.

•Вкладка Переход задает установку формата записи файлов Excel, параметры вывода на экран таблицы в режиме просмотра и открытия книги, правила вычислений и пре­ образования формул при открытии файлов Lotus 1-2-3 в Microsoft Excel.

Типовые технологические операции с рабочими книгами и листами