Разграничение доступа пользователей

Разграничение доступа в СЭД выражается в её разделении на несколько подсистем или модулей. Подсистемы, входящие в состав почти любой СЭД, направлены на решение типовых задач обработки документов: регистрация и контроль движения служебной корреспонденции, подготовка и регистрация документов, контроль распорядительных документов, поручений.

В СЭД часто входят следующие подсистемы:

• Служебная корреспонденция

• Контроль исполнения документов

• Управление документами

• Хранилище текстово-графической информации

• Подготовка и работа с документами

• Потоковое сканирование

• Отчеты документооборота

• Согласование и регистрация документов

• Оперативный контроль

• Экспедиция

• Учет договоров

46. Возможности систем ECM и их отличие от EDMS\СЭД.

ECM (Enterprise Content Management) – системы управления информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом) корпорации. ECM - это понятие шире, чем EDMS\СЭД. Кроме того, что должна уметь любая EDMS, ECM система должна уметь работать с контентом документов: собирать, накапливать и хранить контент, осуществлять доставку контента всем потребителям, управлять содержанием любого документа внутри организации. ECM-система должна обладать средствами для сканирования документов, гарантировать сохранность документов, поддерживать правила хранения документов и т.д. Система ECM ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде.

Основная задача системы ECM — это поддержание полного жизненного цикла информации, от ее создания или получения извне до уничтожения, когда она теряет свою ценность.

ECM тоже работает с документами, но при этом цели управления документами иные и соответственно – иной состав модулей. Цель ECM-систем заключается в обеспечении единого информационного пространства организации, непротиворечивости информации в разных документах, обеспечении получения каждым пользователем всей необходимой информации в удобном виде.

Отличия:

Отличие функциональности ECM-систем от систем электронного документооборота - возможность работать не только с документами, которые сегодня являются лишь малой частью корпоративного контента, но и с любыми другими видами данных: сообщениями электронной почты, графическими изображениями, фотографиями, аудио и видео файлами, web-страницами, файловыми системами, оцифрованными материалами.

Как правило, ECM включает модули:

1. управление документами (экспорт/импорт, безопасность и службы библиотек для деловых документов);

2. управление образами документов (сканирование бумажных документов, распознавание текста и реквизитов);

3. управление записями (долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам);

4. управление потоками работ (или workl ow, т. е. поддержка бизнес-процессов, передача документов и другого контента по заранее разработанным маршрутам, назначение рабочих задач, создание журналов хода выполнения бизнес-процессов);

5. управление web-контентом (содержанием корпоративного сайта или портала), взаимодействием пользователей;

6. управление медиаконтентом (управление графическими, видео- и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами и др.);

7. управление знаниями (поддержка систем для накопления и доставки информации, необходимой для принятия решений);

8. управление коллективным взаимодействием пользователей при подготовке и использовании документов (поддержка совместной работы пользователей и поддержка проектных команд).

Официальное определение ECM-систем звучит так: стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов.

Некоторая путаница между понятиями ECM м СЭД происходит потому, что СЭД помимо модулей автоматизации работы канцелярии может включать и средства ECM, например поддержку портала и совместную подготовку документов. Тогда можно говорить о расширении функциональности СЭД до ECM. Но следует помнить: в исключительно ECM-системах модуля автоматизации работы канцелярии нет, а это наиболее востребованный среди российских служб ДОУ модуль

Возможности ECM-систем

Условно к ECM относятся системы, поддерживающие хотя бы 3 из 6 функций:

1. Управление документами (выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов и т. д.);

2. Ввод в систему и управление полученными образами бумажных документов;

3. Совместная работа над общими документами и поддержка проектных работ;

4. Управление электронным архивом, автоматизация правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;

5. Workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначения рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;

6. Автоматизации публикаций, управление динамическим контентом (например, WEB или интранет) и взаимодействием пользователей для этих задач.

Таким образом, ECM-система интегрирует все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает единую инфраструктуру для управления документооборотом, минимизирует необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-задач. Такой инфраструктурный подход делает корпоративное содержимое доступным для практически всех бизнес-приложений организации.

47. Тренды российского рынка ECM и EDMS\СЭД.

Системы электронного документооборота перестают быть системами только для делопроизводителей, занимающихся регистрацией входящей и исходящей корреспонденции организации. Все чаще СЭД/ЕСМ системы обеспечивают единое информационное пространство для всех структурных подразделений, позволяя оперативно обмениваться информацией, принимать решения и в сжатые сроки согласовывать жизненно важные для компании документы с сотрудниками, находящимися по всей стране и за её пределами.

1. Расширение функциональности СЭД/ECM

Требования компаний к системам электронного документооборота меняются. Современные решения подобного класса должны обладать не только традиционными возможностями, но и решать более широкий круг задач. Коммерческим компаниям нужно уже далеко не просто СЭД и даже ECM, система должна закрывать множество других повседневных задач – например, проектное управление, совещания, корпоративные порталы.

В последнее время в некоторых организациях делают ставку на СЭД, как на инструмент управления. Этим пользуются в основном сильно регламентированные организации, например, госорганы или крупные холдинги, где строится сильная вертикаль власти, а СЭД становится, в первую очередь, инструментом иерархического управления и контроля.

2. Облачные СЭД/ECM

Экономически выгоднее в облаке разместить систему и обеспечить ее защиту, нежели обеспечивать безопасность и соответствие нормам законодательства при каждой инсталляции. По мнению Владимира Андреева, президента «ДоксВижн» облачный рынок СЭД в России имеет перспективы. Он отмечает растущую тенденцию по использованию облачных систем: «По нашим оценкам, уйдет года три на то, чтобы облака СЭД заняли 20-30% рынка»

3. Мобильность СЭД/ECM

Мобильность не первый год входит в число основных трендов рынка. Современные СЭД/ЕСМ-системы должны предоставлять возможность работать с документами в любом месте и в любое время без привязки к рабочему месту и устройству, поэтому приложения для мобильного доступа сегодня является важным дополнением системы. Использование мобильных устройств в СЭД заказчики сегодня воспринимают уже как обязательный элемент системы, не требующий специальной разработки и адаптации.

4. Гибкость СЭД/ECM

Если раньше все было жестко регламентировано и не менялось годами, то теперь системы электронного документооборота должны обеспечивать возможность модифицироваться вслед за требованиями законодательства и успевать за быстроменяющимися бизнес-требованиями.

5. Интеграция с другими системами

Работа СЭД неразрывно связана с хозяйственной деятельностью, поэтому важным аспектом является вопрос интеграции с другими информационными системами предприятия.

6. Масштабирование или повторное внедрение систем

Еще один тренд российского рынка СЭД/ECM связан с масштабированием уже внедренных систем или заменой их на новые. Заказчикам требуются новые функциональные возможности, например, аналитические или мобильные, а также возможности автоматизации новых задач.

7. Аналитика

Трендом последних двух лет также можно считать применение аналитических инструментов — встроенных в СЭД/ECM или внешних.