Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

1. Саратовский государственный технический университет

Балаковский институт техники, технологии и управления

СОЗДАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМУЛ

OpenOffice.org Calc

Методические указания к выполнению лабораторной работы

по курсу «Информатика» для студентов направлений

140100, 140200, 040100, 080500, 270300

и специальностей 060800, 140211, 220201, 230201,

270102, 040101, 151001, 190205, 240801, 240502, 140104

очной, очно-заочной, заочной форм обучения

Одобрено

редакционно-издательским советом

Балаковского института техники,

технологии и управления

Балаково 2008

ЦЕЛЬ РАБОТЫ: научиться использовать для вычислений формулы в OpenOffice Calc; формулы с относительной, абсолютной и смешанной адресациями; форматы числовых данных.

1. Общие понятия

OpenOffice Calc дает возможность выполнять расчеты с использованием содержимого из строк, столбцов и разных листов, а также копировать и перемещать данные между листами, строками и столбцами.

Формулы используют для вычислений. С помощью формул производятся арифметические операции с числами и ячейками, содержащими числа.

Ввод формулы в активную ячейку обязательно начинается со знака равно (=) и заканчивается нажатием клавиши Enter.

В формулах используются знаки арифметические операций:

(+) - сложение; (-) - вычитание; (*) - умножение; (/) - деление; ( ) - левые и правые круглые скобки.

В формулах при вводе адресов ячеек необходимо использовать только буквы латинского алфавита (A,B,C…,a,b,c……).

При работе в Calc используют относительную, абсолютную и смешанную адресации данных.

Относительные адреса данных – это адреса, которые изменяются.

Абсолютные адреса данных – это адреса, которые не изменяются.

Комбинируя абсолютные и относительные ссылки, можно получить смешанную адресацию. Для указания абсолютной адресации используется символ «$», например, $В3, В$3, $В$3.

Формулы, как и другие объекты Calc, можно копировать.

Чтобы сделать адрес абсолютным, необходимо в адресе ячейки поставить два знака $ (с клавиатуры): первый – перед буквой столбца; второй – перед цифрой строки.

Комбинируя абсолютные и относительные ссылки, можно получить смешанную адресацию. В случае смешанной адресации знак $ стоит перед буквой столбца либо перед номером строки.

Копирование формул, относительные и абсолютные адреса актуальны тогда, когда нужно проводить однотипные вычисления для нескольких элементов списка, например, расчет заработной платы сотрудника с учетом его оклада и отработанных дней, определение стоимости товаров с учетом наценки и т.д. в этом случае формула составляется для одного элемента списка, а для его заполнения используют инструмент автозаполнения.

Для быстрого, более простого и наглядного ввода функций используют Мастер функций. Вызов Мастера функций осуществляется нажатием кнопки (Вставка функции) в строке формул или командой Вставка, Функция. Окно Мастера функций содержит две вкладки: Функции и Структура. Категории функций указываются в алфавитном порядке, кроме того, в правой части окна отображается подсказка по вводу каждой выбранной функции (рис.4). После ввода функции на экране в ячейке отображается результат функции, а сама функция отображается в строке формул как показано в приложении 1 на рисунке 1.

В Calc используют следующие форматы данных: числовой, общий, денежный, финансовый, процентный, дробный.

Числовые данные отображаются в виде чисел и отличаются от текстовых тем, что их можно использовать в вычислениях. Например, в финансовых документах отображаются денежные суммы с указанием используемой валюты.

В Calc существуют встроенные числовые форматы, например, денежные. Если набрать в ячейку 25р., то Calc будет воспринимать эту запись как число 25, но в денежном формате и с ним можно будет производить вычисления. Но если ошибиться в записи, например, забыть набрать точку после знака рубля (р) или набрать р в английском языке, то данные в ячейке будут восприниматься как текст и с ними нельзя будет производить никаких вычислений.

На экране числовые данные можно отличить от текстовых. По умолчанию текст выравнивается по левому краю по ширине ячейки, числа - по правому. Если в активную ячейку введено число с применением числового формата, то в строке формул отображается только число, например, запись в активной ячейке 25р., в строке формул 25.

Разделители и разрядность. При записи больших чисел для наглядности сотни, тысячи, миллионы и т.д. отделяются друг от друга пробелами. В Calc это можно сделать через Формат ячеек. Каждое число можно представить в десятичной форме и указать количество цифр, отображаемых после десятичной запятой. Так, число 25 можно отобразить как 25,00 или 25,0. В Calc это можно сделать с помощью кнопок (Добавить разрядность), которая при каждом нажатии добавляет одно число после запятой, и(Убрать разрядность), которая при каждом нажатии убирает одно число после запятой.

Общий формат или Формат все. Все числовые форматы находятся на вкладке Числа команды Категории, Формат. В левой подобласти окна перечислены все доступные категории и форматы, справа перечисляется и приводится образец данных в выбранном формате.

Числовой формат. Параметры числового формата можно увидеть на вкладке Числа, выбрав в левом столбце категорию Числовой. Здесь в параметрах формата можно указать:

• количество знаков после запятой, что аналогично использованию кнопок Добавить разрядность и Убрать разрядность;

• пробелы между разрядами – использование кнопки Формат с разделителями на панели инструментов Форматирование;

• отображение отрицательных чисел шрифтом красного цвета с минусом или без минуса, шрифтом другого цвета с минусом.

Денежный формат. Чтобы задать денежный формат, например, рубли, можно использовать кнопку Денежный формат на панели инструментов Форматирование. Все параметры денежного формата можно задать, выбрав на вкладке Числа команды Формат, Ячейки в левом столбце Денежный. В Calc существует большой набор денежных единиц: рубли, доллары и т.д.

Финансовый формат. Финансовый формат похож на денежный. Здесь указываются число знаков после запятой и денежная единица, но нет специального вида для отрицательных чисел. В столбце, к ячейкам которого применен финансовый формат, числа выравнивается по десятичной запятой, т.е. запятые расположены одна под другой.

Процентный формат. При применении процентного формата число в ячейке умножается на 100 и в конце ставится знак %. Для задания процентного формата на панели инструментов есть кнопка Процентный формат. На вкладке Число команды Формат, Ячейки при выборе в левом столбце формата Процентный можно указать количество цифр после запятой.

Дробный формат. Дробный формат представляет данные в виде простых дробей 1/2, 1/3, 5/10 и т.п. Все представления дробного формата находятся на вкладке Число команды Формат, Ячейки. Их можно увидеть, если в левом столбце вкладки выбрать формат Дробный.