Оптимизированная модель деятельности ремонтной службы оао нэск-электросети
Чтобы выполнить переход на новые модели работы ремонтной службы, необходимо построить структуру происходящих внутри бизнес-процессов с учетом предложений по оптимизации. Для этих целей строится модель «как должно быть». Применим структурный подход и нотацию IDEF0.
На рисунке 2.2 изображена контекстная диаграмма, с которой согласно нотации начинается моделирование.
Рисунок 2.2 – Контекстная диаграмма
Диаграмма дает нам следующее представление о бизнес-процессе:
Ремонтная служба руководствуется указаниями руководства. Ведет свою деятельность на основании положения об отделе;
Ремонтная служба в качестве механизмов исполнения бизнес-процессов использует сотрудников и вычислительную технику;
Ремонтная служба в качестве входящего потока информации имеет заявки от инициаторов (абонентов ОАО «НЭСК-ЭЛЕКТРОСЕТИ»); неисправное оборудование, требующее замены или ремонта; новое оборудование, поставляемое по заказу отделом закупок;
Ремонтная служба в качестве потока исходящей информации имеет различные виды отчетной документации, как регламентированной, так и произвольной формы; обслуженные заявки инициаторов; заказы на закупку оборудования и программного обеспечения; отремонтированное оборудование.
Чтобы перейти к подробному рассмотрению работы службы, необходимо выполнить декомпозицию – так в нотации IDEF0 называется процесс детализации описания. Декомпозиция будет выполнена для черного ящика «Моделировать работу ремонтной службы », при этом следует отталкиваться от перечня прописанных в уставе функций.
Это позволит детально изучить протекающие внутри бизнес-процессы, выявить узкие места и провести анализ способов решения существующих проблем. Диаграмма декомпозиции первого уровня представлена на рисунке 2.3.
Рисунок 2.3 – Диаграмма декомпозиции первого уровня
По результатам декомпозиции выявлены следующие бизнес-процессы:
Мониторинг. Ответственные ремонтные бригады постоянно следят за исправностью оборудования и ЛЭП, кроме того осуществляется постоянный мониторинг доступности самих ремонтных бригад. Диспетчер отдела регистрирует возникающие неисправности и потребности посредством фиксации в журнале заявок;
Обслуживание оборудования и ЛЭП. Ремонтные бригады в рамках данного бизнес-процесса выполняют монтаж в случае поступления нового оборудования, которое должно быть установлено, а также обслуживают имеющееся оборудование.
Устранение обрывов. В рамках данного бизнес-процесса происходит устранение возникающих нарушений в подаче электричества абонентам ОАО «НЭСК-ЭЛЕКТРОСЕТИ». Активация данного бизнес-процесса может произойти по инициативе диспетчера, руководствующегося заявкой, либо при выявлении неисправности в процессе обслуживания;
Поддержание базы ЗИП. В ремонтной службе всегда имеется набор резервного оборудования для быстрого восстановления работоспособности в случае неисправностей. Актуализация данных запасов по технологиям и дополнение по объему выполняется в рамках данного бизнес-процесса.
Документирование процессов. Бизнес-процесс содержит в себе функции по поддержке работы и управления отделом. В его рамках создаются всевозможные отчеты, рассчитывается заработная плата ремонтных бригад исходя из объемов выполненных работ, формируются планы закупки оборудования и т.д.
Переходя на второй уровень декомпозиции определим интересующие нас бизнес-процессы, которые требуется модифицировать. Таковым является Мониторинг. Именно в рамках этого процесса выполняются наиболее рутинные операции, и он также является первопричиной нерационального расхода рабочего времени ремонтных бригад.
Проведем первую декомпозицию бизнес-процесса «Мониторинг» (рисунок 2.4).
Рисунок 2.4 – Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса
«Мониторинг»
По результатам декомпозиции выявлены следующие бизнес-процессы:
Плановая диагностика. Ремонтная бригада в соответствии с должностной инструкцией в установленные сроки производит диагностику оборудования и ЛЭП. В случае возникновения неисправности, соответствующая информация подается диспетчеру;
Регистрация неисправностей. Диспетчер со слов подающего сведения фиксирует в журнале факт возникновения неисправности и его описания. Устанавливается степень сложности заявки, ее класс (по специализации сотрудников) и сроки устранения. Вместе с этими параметрами заявка передается на следующий бизнес-процесс;
Передать заявку на исполнение. Заявка, дополненная параметрами, оценивается диспетчером. Осуществляется поиск свободных ремонтных бригад в соответствии с данными мониторинга, которые назначаются исполнителями. Заявка передается на исполнение. При этом выделяется два вида исполнения – установка (недостающих компонентов или их обновление) и устранение (неполадок);
Контроль исполнения. Заявка, дополненная параметрами, а также данные об ответственном за ее исполнение лице подается сотруднику, ответственному за контроль качества работы отдела – его начальнику;
Мониторинг доступности ремонтных бригад. Новый процесс, введенный нами для сокращения временных затрат на процесс восстановления доступа абонентов ОАО «НЭСК-ЭЛЕКТРОСЕТИ»
Перейдем к реинжинирингу проблемного бизнес-процесса – передачи заявки на исполнение. Как уже говорилось, структурно процесс построен правильно, и проблема заключается в технологии его реализации. Однако, внедрение информационной системы так или иначе приведет и к изменению структуры бизнес-процесса передачи на исполнение заявки. Изменения показаны на оптимизированной модели (рисунок 2.5).
Рисунок 2.5 – Диаграмма реинжиниринга бизнес-процесса
«Определение исполнителей»
По результатам реинжиниринга получены следующие бизнес-процессы:
Инициализация заявки в системе. Диспетчер выбирает заявку, которую следует передать на исполнение, происходит ее инициализация в системе назначений;
Выбрать ремонтной бригады. Система, основываясь на параметрах заявки, индивидуальных листах заданий и результатах мониторинга доступности, предлагает бригады на выбор диспетчеру;
Присвоить заявку. Диспетчер выбирает бригаду из числа предложенных системой и назначает ее ответственной за устранение возникшей неисправности. Система записывает в индивидуальный листок заданий соответствующую информацию.
Отправить уведомление. Через встроенную систему оповещений (мессенджер) информационная система уведомляет ремонтную бригаду о поступлении нового задания и предлагает ознакомиться с его содержанием.
Таким образом, внеся небольшие коррективы в бизнес-процесс, мы сделали его оптимальным.Система мониторинга доступности ремонтных бригад дает возможность быстро ознакомиться с содержанием задания позволяет специалистам оптимальным образом рассчитывать рабочее время.