C++ программы НОВИКОВ / Лекция 6

113

(например, $Н$4). Смешанные ссылки — это ссылки, которые сочетают в себе и относительную и абсолютную адресацию (например, $Н4, Н$4). Для быстрого изменения типа ссылки используется клавиша F4. При указании курсором на имя ячейки в строке формул после каждого нажатия клавиши F4 тип ссылки будет меняться.

Пример. Введите в ячейки следующие значения: А1 - 20, В1

–200, А2 – 30, В2 – 300, С1 - 5.

Вячейку А3 введите следующую формулу =А1+А2+$C$1. Если скопировать ячейку А3 в В3, то в строке формул увидим, что относительные ссылки "подстроились" под новые значения, а вот абсолютная (ссылка на ячейку С1) - осталась неизменной.

Можно ссылаться на другие листы той же книги или на листы других книг (внешняя ссылка) точно так, как и на ячейки текущего листа. В этом случае в ссылку включается и имя листа. Чтобы записать в ячейку А1 (Лист1) ссылку на ячейку А5 (Лист2), надо: выделить ячейку А1 и ввести знак равенства; щелкнуть на ярлыке "Лист 2"; щелкнуть на ячейке А5 и нажать клавишу ввода; после этого будет активизирован опять Лист1 и в ячейке А1 появится следующая формула =Лист2!А5. Ссылка в формуле на ячейку из другой книги записывается аналогично и будет выглядеть так =[Книга2]Лист2!А5.

Строка формул – это длинная белая полоса над заголовками колонок в листе, в ней выводится формула из активной ячейки. Строка формул состоит из трёх частей:

1) правая часть строки представляет собой поле, которое служит для отображения и редактирования содержимого текущей ячейки. Для перехода в режим редактирования нужно щёлкнуть мышью в нужном месте формулы в правой части строки формул или нажать клавишу F2. Чтобы установить режим редактирования в ячейке, нужно выполнить на ней двойной

При редактировании формул в ячейке или в строке формул адреса ячеек, участвующих в вычислении, выделяются различными цветами, а сами ячейки окружаются рамочками того же цвета, что и соответствующие им ссылки в формуле.

2) средняя часть строки формул состоит из трёх кнопок для обработки содержимого ячейки :

-левая кнопка служит для отмены последнего действия (Esc),

-средняя кнопка служит для подтверждения ввода данных или изменения содержимого ячейки (Enter),

-с помощью правой кнопки можно активизировать «Мастер функций» для использования в формулах встроенных функций; 3) в левой части строки формул расположено поле “Имя”, в котором отображается адрес или имя активной ячейки, размер

выделенного диапазона.

Процесс составления формул облегчает «Мастер функ-

ций», одно из окон которого показано на рис. 3.10. Встроенные функции Excel объединены по категориям согласно типу производимых расчётов. В окне Мастер функций в списке Категория отображается набор всех категорий, а в списке Функция – набор функций выбранной категории.

Любая функция Excel представляет собой встроенную формулу для выполнения операций над указанными данными. Кроме того, функции могут применяться совместно, то есть они могут быть вложены друг в друга таким образом, что результат одной функции будет являться аргументом для другой.

Обращение к функции состоит из имени функции и одного или нескольких аргументов, разделенных точкой с запятой и записываемых в скобках сразу после имени функции. Имя функции, например EXP, описывает операцию, которую эта функция выполняет, аргументы, например В56, задают ячейки или значения, используемые функцией.

Аргументами функций могут быть данные числового, текстового или логического типа. Аргументом могут быть адреса смежных или несмежных ячеек и даже диапазонов ячеек. Адреса смежного диапазона состоит из адресов первой и последней ячеек, разделённых двоеточием. Адрес несмежного диапазона

делённые точкой с запятой. При указании диапазона ячеек с помощью мыши оба символа разделения вставляются в формулу автоматически.

Рис. 3.10. Окно «Мастера функций».

При использовании некоторых функций, например ПИ() (значение числа ), аргумент не указывается, но скобки нужно вводить обязательно. Имена функций можно вводить с клавиатуры или с помощью второго окна Мастера функций. Если при вводе имени функции с клавиатуры использовались только строчные буквы, то при нажатии Еnter строчные буквы будут заменены на прописные, если в имени не будет опечаток. Когда Excel распознает набираемую функцию, программа отображает расширенные параметры для формулы как всплывающую подсказку при указании на имя функции в формуле. Значения аргументов функций или адреса ячеек, где они находятся, можно ввести в строку формул непосредственно с клавиатуры или выделив с помощью мыши нужный диапазон ячеек на рабочем листе. В функции можно использовать до 30 аргументов, если при этом общая длина формулы не превосходит 1024 символов.

116

Пример. Формула =ПРОИЗВЕД(А1;А3;А6) указывает, что необходимо перемножить числа в ячейках А1, А3, А6. Формула =СУММ(А2:А5;В4:В8) указывает, что необходимо сложить содержимое ячеек двух диапазонов А2:А5 и В4:В8.

В Excel существуют встроенные функции для работы с матрицами. Если аргументами функции являются матрицы и результат работы функции тоже матрица, необходимо:

1)установить курсор на ячейку, где будет находиться первый элемент первой строки искомой матрицы, выбрать из вставки функций соответствующую;

2)выделить матрицу или матрицы, которые являются аргументами функции;

3)после ввода формулы, выделить диапазон ячеек, в котором будет помещаться искомая матрица; установить курсор на начало формулы в строке редактирования (сразу после знака

равно) и нажать Ctrl+Shift+Enter. В выделенных ячейках при этом должна появиться искомая матрица.

Осуществить несложные вычисления по формуле, если, например, требуется в таблице увеличить время разгрузки вагонов в два раза, можно и с помощью команды Специальная вставка. Для этого необходимо: 1) поместить число 2 в какуюлибо ячейку вне таблицы; 2) скопировать эту ячейку в буфер обмена командой Правка–Копировать; 3) выделить столбец с временем разгрузки вагонов; 4) выполнить команду Правка– Специальная вставка и в открывшемся диалоговом окне выбрать соответствующее действие, которое необходимо произвести над данными.

Итоговые вычисления предполагают получение числовых характеристик, описывающих определенный набор (диапазон) данных в целом. Например, возможно вычисление суммы значений, входящих в набор, среднего значения и других статистических характеристик, количества или доли элементов набора, удовлетворяющих определенных условиям. Проведение итоговых вычислений в программе Ехсеl также выполняется при помощи встроенных функций.

В качестве параметра таких функций обычно задается некоторый диапазон ячеек, размер которого определяется автомати-

вается как отдельный параметр («массив»), и в вычислениях используются все ячейки, составляющие его.

Для суммирования применяют ограниченный набор функций, наиболее типичной из которых является функция суммирования (СУММ). Это единственная функция, для применения которой есть отдельная кнопка на стандартной панели инструментов (кнопка Автосумма). Диапазон суммирования, выбираемый автоматически, включает ячейки с данными, расположенные над текущей ячейкой (предпочтительнее) или слева от нее и образующие непрерывный блок. При неоднозначности выбора используется диапазон, непосредственно примыкающий к текущей ячейке.

Прочие функции для итоговых вычислений выбираются обычным образом, с помощью раскрывающегося списка в строке формул или с использованием мастера функций. Все эти функции относятся к категории Статистические. В их число входят функции ДИСП (вычисляет дисперсию), МАКС (максимальное число в диапазоне), СРЗНАЧ (среднее арифметическое значение чисел диапазона), СЧЕТ (подсчет ячеек с числами в диапазоне) и другие.

Функции, предназначенные для выполнения итоговых вычислений, часто применяют при использовании таблицы Ехсеl в качестве базы данных, а именно на фоне фильтрации записей или при создании сводных таблиц.

Управление данными. Сортировка и фильтрация.

В Ехсеl можно сортировать ячейки по возрастанию и убыванию. Для сортировки сначала выберите диапазон ячеек, данные в которых надо отсортировать, а затем нажмите на одну из кнопок сортировки - по возрастанию или по убыванию. Если диапазон ячеек не выделен, то сортировка производится по тому столбцу, в котором находится курсор.

Когда список сортируется, программа переставляет строки в соответствии с содержимым выбранного столбца. Если в процессе сортировки у вас возникли сомнения относительно правильности результата, то удостоверьтесь, что в столбце, по кото-

118

рому велась сортировка, находятся данные одного типа. При сортировке по возрастанию порядок таков: 1) цифры; 2) знаки и разделители - знак подчеркивания, точка, запятая, скобки; 3) буквы латинского алфавита; 4) буквы русского алфавита. При сортировке по убыванию порядок соответственно обратный.

Если после сортировки строки расположились в таком порядке: 100, 300, 400, 200, то это говорит о том, что ячейка с числом 200, с точки зрения Ехсе1, содержит вовсе не число, а текст. В этом случае надо принудительно установить для этой ячейки общий или числовой формат. Или наоборот, если предназначенный для сортировки столбец заведомо содержит как числа, так и числа с текстом, все ячейки должны быть отформатированы как текст. В противном случае после сортировки первыми будут располагаться числа, а за ними числа с текстом.

Еще один «подводный камень», на который может натолкнуться функция сортировки, - ячейки, содержащие даты. Поскольку даты и время рассматриваются Ехсеl как числа, при вводе распознаваемой программой даты или времени формат ячейки изменяется с общего на встроенный формат даты или времени. Поэтому для правильной сортировки данных все представленные в столбце значения даты и времени должны иметь формат даты или времени. Если значение не может быть воспринято как дата, время или число, оно будет отформатировано как текст и будет помещено в самый низ (при сортировке по возрастанию) или в самый верх (при сортировке по убыванию) отсортированного диапазона данных. Поэтому очень часто бывает полезным принудительно устанавливать формат для столбца ячеек.

Больше возможностей для сортировки предоставляет диало-

говое окно Сортировка диапазона (Данные-Сортировка). С

его помощью можно производить сортировку сразу по трем ключам, то есть по данным трех разных столбцов.

Фильтрация позволяет видеть не всю таблицу сразу, а лишь отобранную или, говоря иначе, отфильтрованную ее часть. Например, можно просматривать лишь данные по одному типу машин, либо задать свое условие. В отличие от сортировки, при

119

фильтрации порядок записей в списке не изменяется, а лишь временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Для создания фильтра достаточно выделить весь диапазон, который следует отфильтровать (если фильтрация должна распространяться на всю таблицу, то достаточно поместить курсор на любую ячейку с данными), и в главном меню выбрать Дан- ные-Фильтр-Автофильтр. В результате этой команды в заголовках столбцов создадутся ниспадающие списки, содержащие условия фильтрации. Они будут содержать пункты Все, Первые 10, Условие, а также значения, внесенные по данным анализа каждого конкретного столбца. Фильтрацию можно проводить по нескольким столбцам сразу.

Чтобы отменить фильтрацию, следует выбрать команду

Данные-Фильтр-Отобразить Все, тогда вновь отобразятся все строки таблицы.

После фильтрации строки содержат только те номера, которые соответствуют реальному расположению отображаемых в текущий момент строк с данными в отфильтрованной таблице. Кроме того, номера этих строк выделены ярко-синим цветом, так же как и кнопка раскрытия того списка, по которому была проведена фильтрация.

Что касается остальных возможностей автофильтра, то при помощи фильтра Первые 10 можно отобрать заданное число строк (изначально предлагается 10) с максимальными или минимальными значениями ячеек текущего столбца. А выбор пункта Условие из списка фильтра приводит к появлению диалогового окна, в котором можно задать условия фильтрации. Переключатели И и ИЛИ в этом окне отвечают за логику сравнения результатов. Так, если требуется, чтобы данные удовлетворяли обоим условиям выберите И, а если любому – ИЛИ.

Использование расширенного фильтра.

Над диапазоном, который будет использоваться, как диапазон условий должно быть не менее трех пустых строк. Диапазон условий должен включать заголовки столбцов (которые можно скопировать из основной таблицы) и сами условия (критерии отбора), которые вводятся под заголовками столбцов.

120

Правила ввода условий:

1) При наличии для одного столбца двух и более условий отбора введите эти условия отбора в ячейки, расположенные непосредственно друг под другом под заголовком этого столбца (условие ИЛИ).

2) Для того чтобы найти в нескольких столбцах данные, отвечающие какому-либо условию отбора, введите все условия отбора в одну строку диапазона условий отбора, под соответствующими словами. Например, следующий диапазон условий отбора возвращает все строки, содержащие значения «Фрукты» в столбце «Товар», «Седов» в столбце «Продавец» и объем продаж более 1000 руб. (условие И).

3) Для того чтобы найти данные, отвечающие одному условию, в одном столбце, или отвечающие другому условию, в другом столбце, введите условия отбора в разные строки диапазона условий отбора. Например, следующий диапазон условий отбора отображает все строки, содержащие значение «Продукты» в столбце «Товар», либо «Карпова» в столбце «Продавец», либо объем продаж, превышающий 1000 руб. (условие ИЛИ)

4) Для того чтобы найти строки, отвечающие одному из двух наборов условий, каждый из которых содержит условия более чем для одного столбца, введите эти условия отбора в отдельные строки. Например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, содержащие как значение «Белов» в столбце «Продавец», так и объем продаж, превышающий 3000 руб., а

5) Для того чтобы найти строки, отвечающие более чем двум наборам условий, включите в заголовок диапазона условий несколько столбцов с одинаковыми заголовками (условие И) или расположите условия в отдельных строках (условие ИЛИ). Например, следующий диапазон условий отбора возвращает продажи на сумму от 5000 до 8000, а также продажи на сумму менее 500.

После задания условий отбора в меню Данные выберите ко-

манду Фильтр - Расширенный фильтр. Чтобы показать ре-

зультат фильтрации на исходной таблице, скрыв ненужные строки, установите переключатель в положение Фильтровать список на месте. Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель в положение

Скопировать результат в другое место, перейдите в поле Поместить результат в диапазон, а затем укажите верхнюю ле-

вую ячейку области вставки. Введите в поле Исходный диапазон ссылку на исходную таблицу.

Введите в поле Диапазон условий ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов и условия. (Чтобы убрать диалоговое окно Расширенный фильтр на время выделения диапазона условий отбора, нажмите кнопку Свернуть

диалоговое окно.)

Чтобы изменить способ фильтрации данных, измените значения в диапазоне условий отбора, и выполните фильтрацию еще раз.

Графики и диаграммы – наиболее эффективный способ представления данных. Они облегчают восприятие и анализ предлагаемых материалов, выявляют соотношение значений данных и динамику изменения ряда данных. В Excel диаграмма может быть расположена на том рабочем листе, который содержит данные, по которым она построена, или построена на отдельном листе. Диаграмму можно перемещать и вносить в неё изменения. Причём, вне зависимости от положения диаграммы и данных, по которым она построена, при изменении данных автоматически изменяется и диаграмма. Диаграммы в Excel могут быть различных типов, что позволяет выбрать наиболее удобный способ представления результатов.

Графики и диаграммы в Excel можно создать с помощью

«Мастера диаграмм» или команды главного меню Вставка-

Диаграмма. «Мастер диаграмм» имеет насколько окон, каждое из них имеет вкладки (рис. 3.11). Переходя от окна к окну и раскрывая необходимые вкладки (сетка, оси и т.д.) можно добиться требуемого вида диаграммы. На каждом из шагов можно отменять операцию или возвращаться назад.

Мастер диаграмм осуществляет построение новой диаграммы в интерактивном режиме за несколько шагов.

Шаг 1. Указание блока ячеек с исходными данными для построения диаграммы. Блок ячеек может включать как сами данные, так и дополнительную информацию, которая используется в качестве названий исходных данных (легенд), указаний меток по оси X. Блок ячеек может содержать несмежные ячейки одного рабочего листа (выделяются при нажатии клавиши Ctrl).

Шаг 2. Выбор типа диаграмм. Excel позволяет построить диаграммы 14 стандартных типов. В первом окне «Мастера диаграмм» «Тип диаграммы» выбираем тип диаграммы и ее вид. При построении графиков функций удобнее выбирать тип диаграммы точечная, что обеспечивает автоматическое расположение параметра, от которого строится график, по оси абсцисс и нет необходимости дополнительно указывать данные для обозначения по оси абсцисс. Здесь же выбираем формата диаграммы указанного типа.