Основные функции офиса
Офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса5. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. В перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.
Условно их можно разделить на пять групп:
1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают:
построение организационной структуры офиса;
планирование работы офиса;
руководство персоналом офиса – администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.);
разработку и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом;
разработку политики общения с клиентами.
2. Административные. Под административными обязанностями понимаются организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.
3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.
4. Контрольные обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.
5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего6.
Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит, если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса.
Надо сказать, что все вышеперечисленное относится прежде всего к «идеальному» офис-менеджеру и характерно для достаточно крупных компаний.
В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой – дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то:
непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового),
выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.)7.
Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж. Но повторимся – все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии.
В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса.
Управление офисом – целесообразное воздействие, организующее труд служащих. Это также воздействие на многие другие процессы развития социально-экономической системы.
Административное управление – управление, осуществляемое по формально утвержденным полномочиям с учётом организационных требований.
Административная функция – помимо того, что она базируется на основных функциях менеджмента – планирование, организация, мотивация, контроле, включает в себя также прогнозирование, распорядительство, координацию, руководство основной деятельностью административной службы, подбор и расстановку персонала, обеспечение правовой и социальной защищенности служащих офиса.
Руководитель офиса (офис-менеджер) – лицо, организующее работу административной службы и персонифицирующее решение группы специалистов офиса8.
В составе административной функции можно выделить две взаимосвязанные подфункции: организационно-управленческую и координационную. В рамках организационно-управленческой функции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:
а) организация работы офиса;
б) управление работой офиса в повседневном режиме;
в) управление работой офиса в условиях кризиса (кризисного реагирования);
г) организация рабочего дня руководителя;
д) организация личной повседневной работы (самоменджемент);
е) разработка административных процедур (технологии работы офиса).
В свою очередь, в рамках координационной подфункции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:
а) координация работы сотрудников офиса между собой;
б) координация деятельности основных и вспомогательных подразделений офиса;
в) координация работы аппарата управления и структурных подразделений предприятия;
г) координация работы аппарата управления и филиалов (представительств) предприятия;
д) координация работы с арендодателями, коммунальными службами;
е) координация работы с деловыми партнёрами предприятия и СМИ.
Следующая функция в составе административного блока: регулятивная, которую также можно разделить на две подфункции – плановую и отчётную. В рамках плановой подфункции офис-менеджер решает следующие основные задачи9:
а) планирование личной работы;
б) планирование работы офиса (на день, неделю, месяц);
в) текущее и перспективное планирование рабочего времени руководителя;
г) участие в планировании деятельности предприятия (подготовка соответствующего раздела в ежемесячный и ежеквартальный план работы, годовую программу организационного развития предприятия и т.д.
д) составление графиков работы персонала офиса (в т.ч. сменных, а также графиков дежурств, уборок, выездов и т.п.).
В рамках отчётной подфункции офис-менеджер, как правило, решает следующие задачи:
а) ведение отчётности по установленным формам (по вопросам деятельности основных подразделений офиса);
б) анализ отчётности по установленным формам (по вопросам деятельности вспомогательных подразделений офиса);
в) составление отчётов по вопросам текущей деятельности офиса для руководителя предприятия (по форме планов);
г) подготовка записок по отдельным вопросам деятельности офиса и предприятия (по указанию руководителя);
д) ведение служебной документации, в которой «накапливаются» исходные данные для подготовки отчётных документов (книги учёта и движения материальных средств, журнал учёта документов, журналы маршрутизации движения водителей и др.).
Особое место в административном блоке занимает контрольная функция. Осуществление контроля за происходящим в офисе и вокруг него имеет исключительно важное значение для эффективности его деятельности – об этом свидетельствуют и теория, и практика менеджмента. Контрольная функция также включает в себя две подфункции: оценочную и учётную.
В рамках первой из них офис-менеджер решает следующие задачи:
а) оценку качества работы персонала офиса и вспомогательных служб;
б) оценку исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;
в) оценку состояния офиса и рабочих мест сотрудников;
г) оценку состояния офисной оргтехники;
д) оценку состояния договоров, в т.ч. исполнение наиболее важных заказов, включая вопросы их комплектации и доставки и т.д.;
е) оценку состояния документации офиса10.
Кроме того, для адекватной оценки различных процессов, и прежде всего повседневной деятельности сотрудников, офис-менеджер должен разрабатывать соответствующие оценочные критерии. В свою очередь, в рамках учётной подфункции офис-менеджер должен обеспечить своевременный и качественный документальный учёт оцениваемых показателей, в т.ч.:
а) учёт (количественный и качественный) работы персонала офиса и вспомогательных служб;
б) учёт полноты и своевременности исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;
в) учёт состояния офиса и рабочих мест сотрудников (и определение на этой основе необходимости проведения текущего и капитального ремонта помещений или реорганизации офисного пространства);
г) учёт состояния офисной оргтехники (и определение на этой основе необходимости оптимизации графика её обслуживания или её модернизации);
д) учёт состояния работы по договорам;
е) учёт состояния офисной документации.