"Бухгалтер и закон", 2010, N 4
Расчеты с подотчетными лицами
Понятие подотчетных средств
Законодательство по бухгалтерскому учету и налогам не содержит определений "подотчетное лицо" и "подотчетные средства". Только исходя из норм Инструкции по применению Плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, следует, что подотчетные лица - это физические лица (сотрудники организации), которым авансом на определенные цели выдаются наличные денежные средства, а также другие ценности с обязанностью представления отчета об их использовании. Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели: приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов.
Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).
Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.
Помимо этого указанным пунктом предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:
- выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
- лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
- выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
- передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.
Документальное оформление
Выдача подотчетных средств и последующее их списание требуют тщательного многоступенчатого документального оформления. Рассмотрим подробно виды документов и порядок их оформления.
1. Приказ по порядку выдачи и списания подотчетных сумм. Положение по подотчетным средствам оформляется отдельным организационно-распорядительным документом, утверждаемым руководителем организации, например приказом. В нем указываются:
- перечень лиц, которым выдаются наличные денежные средства под отчет;
- срок, на который выдаются подотчетные суммы (например, 60 рабочих дней);
- предельный размер подотчетных сумм (например, 100 000 руб.);
- срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств (например в течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который выдаются подотчетные суммы).
Если такого приказа в организации нет, то, по мнению чиновников, срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и расчеты должны быть произведены в течение одного рабочего дня (Письмо ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704).
Порядок выдачи и списания подотчетных сумм можно закрепить в учетной политике организации.
2. Доверенность. Для того чтобы подтвердить, что сотрудник выступает от имени организации, ему необходимо выписать доверенность. Типовые формы доверенности N N М-2 и М-2а утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.
3. Расходный кассовый ордер. Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
4. Авансовый отчет. Подотчетные лица должны отчитаться за полученные денежные средства не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, и оправдательные документы, подтверждающие достоверность произведенных расходов.
В случае выдачи подотчетных средств на командировочные расходы также необходимо оформить следующие документы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1:
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N N Т-9 и Т-9а);
- командировочное удостоверение (форма N Т-10);
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а).
Отметим, что, по мнению Минфина России, из перечисленных документов необходимым является только командировочное удостоверение. Что касается других документов (в частности, приказ о направлении работника в командировку и служебное задание), то их наличие и оформление определяются внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательным (Письма Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169, от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764).
Рассмотрим порядок заполнения авансового отчета на конкретном примере.
Пример. Предположим, что менеджер коммерческого отдела ООО "Весна" О.В. Антонова (табельный номер 31) 10 февраля получила из кассы организации денежные средства на хозяйственные расходы (закупку картриджа) в сумме 3 000 руб.
Картридж О.В. Антонова приобрела 11 февраля за 2700 руб. (без НДС) и сдала в кассу остаток неиспользованной суммы в размере 300 руб. по приходному кассовому ордеру от 11.02.2010 N 158.
При покупке картриджа продавец розничного магазина выдал чек контрольно-кассовой техники и товарный чек. Данные документы были приложены к авансовому отчету. Остатка по предыдущему авансу у О.В. Антоновой не было.
Авансовый отчет от 11.02.2010 N 15 О.В. Антонова сдала вместе с оправдательными документами в бухгалтерию, его подписал главный бухгалтер М.В. Донцова и утвердил руководитель организации Д.М. Воронов
На основании полученных документов бухгалтерия приняла картридж к учету.
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0302001│
ООО "Весна" ├───────┤
---------------------------------------------- по ОКПО │ │
наименование организации └───────┘
УТВЕРЖДАЮ
Две тысячи
┌─────┬─────┐ Отчет в сумме -------------------
│Номер│ Дата│ семьсот 00
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ ├─────┼─────┤ ----------------- руб. ----- коп.
│ 15 │11.02│ директор
└─────┴─────┘ Руководитель --------------------
должность
Д.М. Воронов
__________ ----------------------
подпись расшифровка подписи
февраля
"11" ------------- 2010 г.
┌───────────┐
│ Код │
├───────────┤
коммерческий отдел │ 02 │
Структурное подразделение ---------------------------├───────────┤
О.В. Антонова │ │
Подотчетное лицо ------------------- Табельный номер │ 31 │
фамилия, инициалы └───────────┘
менеджер хозрасходы
Профессия (должность) ------------- Назначение аванса ------------
┌───────────────────────┬──────────┐ ┌───────────────────────────┐
│Наименование показателя│ Сумма, │ │ Бухгалтерская запись │
│ │руб. коп. │ │ │
├───────────────────────┼──────────┼─┼─────────────┬─────────────┤
│ остаток │ - │ │ дебет │ кредит │
│Предыдущий ──────────┼──────────┤ ├─────┬───────┼──────┬──────┤
│ аванс перерасход│ - │ │счет,│сумма, │счет, │сумма,│
│ │ │ │суб- │руб. │суб- │руб. │
│ │ │ │счет │коп. │счет │коп. │
│ │ │ │ │ │ │ │
├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼──────┤
│Получен аванс 1. из │ 3000,00 │ │ 10-9│ 2700 │ 71 │ 2700 │
│кассы │ │ │ │ │ │ │
├─────────────┬─────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼──────┤
│1а. в валюте │ │ │ │ │ │ │ │
│(справочно) │ │ │ │ │ │ │ │
├─────────────┴─────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼──────┤
│ 2. │ │ │ │ │ │ │
├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼──────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼──────┤
│Итого получено │ 3000,00 │ │ │ │ │ │
├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼──────┤
│Израсходовано │ 2700,00 │ │ │ │ │ │
├───────────────────────┼──────────┼─┼─────┼───────┼──────┼──────┤
│ Остаток │ 300,00 │ │ │ │ │ │
│ ──────────────────────┼──────────┼─┼─────┼───────┼──────┼──────┤
│ Перерасход │ │ │ │ │ │ │
└───────────────────────┴──────────┘ └─────┴───────┴──────┴──────┘
2 2
Приложение ----- документов на ----- листах
Две тысячи семьсот
Отчет проверен. К утверждению в сумме ----------------------------
00 2700 00 сумма прописью
руб. ----- коп. (------- руб. ---- коп.)
М.В. Донцова
Главный бухгалтер _______________ ----------------------------
подпись расшифровка подписи
М.В. Донцова
Бухгалтер _______________ ----------------------------
подпись расшифровка подписи
Остаток внесен ┌─────────┐ ┌────┐
---------------- в сумме │ 300 │ руб. │ 00 │ коп. по кассовому
Перерасход выдан └─────────┘ └────┘
158 февраля
ордеру N --- от "11" --------- 2010 г.
М.В.Донцова февраля
Бухгалтер (кассир) _______ ------------------- "11" ------- 2010 г.
подпись расшифровка подписи
------------------------------------------------------------------
линия отреза
О.В. Антоновой
Расписка. Принят к проверке от -------------------- авансовый
15 февраля
отчет N --- от "11" ---------- 2010 г.
Две тысячи
семьсот 00
на сумму ---------- руб. --- коп., количество документов
прописью
2 2
------- на -------- листах
М.В. Донцова февраля
Бухгалтер __________ ------------------- "11" --------- 2010 г.
подпись расшифровка подписи
Оборотная сторона формы N АО-1
|
Номер по по- рядку |
Документ, подтверждающий производственные расходы |
Наиме- нование докумен- та (рас- хода) |
Сумма расхода |
Дебет сче- та, суб- счета |
||||||
|
по отчету |
принятая к учету |
|||||||||
|
в руб. коп. |
в валюте |
в руб. коп. |
в валюте |
|||||||
|
дата |
номер |
|||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
||
|
1 |
11.02.2010 |
123 |
Товарный чек |
2700,00 |
|
2700,00 |
|
10-9 |
||
|
2 |
11.02.2010 |
00765442 |
Чек ККТ |
2700,00 |
|
2700,00 |
|
|
||
|
|
Итого |
2700,00 |
|
2700,00 |
|
|
||||
Антонова О.В. Антонова
Подотчетное лицо ----------------- -----------------------
подпись расшифровка подписи
Обратите внимание! Согласно п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации", под расшифровкой подписи понимается сначала указание инициалов физического лица и только потом фамилии, например О.В. Антонова.
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.