7. Исполнение проектов

   1. Согласование плана проекта

      1. Рассылка плана на согласование

После разработки плана проекта, план проекта нужно согласовать с подразделениями, ответственными за исполнение этапов и достижение целей проекта. Существует несколько вариантов согласования плана проекта:

1. Выслать на согласование план проекта для ознакомления. Перед тем как отсылать файл проекта, рекомендуется защитить файл от редактирования, меню Файл, Сохранить как, Сохранить в файле, Сервис, и обязательно от нежелательного доступа недоброжелателей (установите пароли).

Рисунок 7.107. Определение параметров сохранения

2. Скопировать фрагмент файла проекта и выслать его по электронной почте.

3. Выслать настроенное представление в формате PDF;

4. Выслать графическое представление плана проекта, путем копирования проекта как файлов рисунков (используя клавишу PrtSc).

Задание 7.17. Подготовьте проект Коттедж Задание 11к отправке на согласование, представив его в форматеPDFи в виде рисунка вWord. Самостоятельно сформулируйте выводы и зафиксируйте их в своем отчете, ответив на следующие вопросы:

• В каком формате вы можете отправить проект по электронной почте?

• Как перевести проект в формат PDF?

• Как представиться проект в формате рисунка?

В процессе подготовки плана к отправке на согласования в него могут быть внесены изменения, связанные с выбором представления, удобного для согласования. В рамках наших исследований будем считать, что наш план для согласования передан партнерам на любом внешнем носителе (под именем Коттедж Задание 7.1 Пландля согласования) без каких-либо изменений. Для того чтобы провести имитацию такой передачи откройте планКоттедж Задание 6.11и сохраните его под новым именемКоттедж Задание 7.1 Пландля согласования.

2. Сравнение планов

После проведение согласования и внесения изменения в план проекта, можно сравнить полученную версию с первоначальной. Для автоматического поиска изменений в процессе сравнения существует стандартная функция Microsoft Project, вызываемая командойСравнить проекты, на закладкеПроект – Отчеты.

Рисунок 7.108. Настройка сравнения проектов

В окне Сравнений версий проекта нужно выбрать ту версию файла, с которой вы будете сравнивать, выбрать таблицы для сравнения и нажать ОК (рис.7.2).

Результатом сравнения будет новое окно с новой закладкой Сравнить проекты на котором будут присутствовать три области информации:

1. Условные обозначения с отчетом о сравнении.

2. Внизу в правой части – исходный проект.

3. Внизу в левой части – сравниваемый проект.

Возможно сравнение как задач так и ресурсов, возможна фильтрация данных по тем или иным показателям. Если необходимо выбрать одинаковый элемент, например задачу, то можно щелкнуть левой кнопкой мыши на задаче и на пиктограмме «Перейти к элементу».

Рисунок 7.109. Результат сравнения версий проекта

Для того чтобы закончить сравнение, необходимо нажать на пиктограмму Закрыть сравнение.

Задание 7.18. Проведите сравнение двух проектов (Сравниваемые проекты желательно привести к одинаковому представлению), выполнив следующие операции:

1. Откройте проект Коттедж Задание 7.1 План для согласованияв представлениидиаграмма Ганта, выбрав для табличной части таблицуВвод. Убедитесь, что для представленияЛист ресурсовэтого проекта выбрана таблицаВвод. Внесите в проект любые изменения (например, юридический анализ потребует 5 дней вместо 10). Сохраните проект под именемКоттедж Задание 7.2 После согласования.

2. Самостоятельно проведите сравнение двух проектов по задачам и по ресурсам. Результаты сравнения сохраните в файле Коттедж Задание 7.2. Отчет о сравнении.

3. Сформулируйте выводы по результатам исследования и запишите их в отчет, ответив на следующие вопросы:

• Какие области содержит отчет о сравнении?

• Как произвести сравнение ресурсов?