Межстрочные интервалы.

На бумаге формата А4 текст печатается через 1,5 межстрочных интервала, а на форматах А5 – через 1 межстрочный интервал.

Расстояние между отдельными реквизитами 1,5–3 межстрочных интервала. Если реквизит состоит из нескольких строк, то его текст печатается через 1 интервал.

Если документ составляется с помощью компьютера, то следует учесть, что шрифт, которым печатается текст, должен быть максимально приближен по форме и размеру к шрифту пишущей машинки.

Поля документа. Нумерация страниц.

Существующим стандартом в современном делопроизводстве для документов установлены следующие размеры полей:

левое поле - 20 мм;

правое поле - не менее 10 мм;

верхнее поле - не менее 20 мм;

нижнее поле - не менее 20 мм.

Кроме того, иногда разрешается делать левое поле 35 мм, что по некоторым техническим причинам (удобство подшивки, необходимость нанесения пометок на поле и т.п.) представляется предпочтительным. Однако в целях экономного расходования бумаги левое поле размером 35 мм рекомендуется использовать только для бланков и первых страниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются не на бланках. Размеры левого поля второй и последующих страниц многостраничных документов по усмотрению составителя выбирают в пределах 20-35 мм, но одинаковые для данного документа.

При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм.

При оформлении документа на двух и более листах все последующие за первым листы нумеруются арабскими цифрами в центре верхнего поля листа без точек и тире. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные – на обратной.

5. Бланки документов

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления деловых документов, которые установлены государственными нормативными актами - стандартами. В стандартах изложены правила,   устанавливающие требования к содержанию, построению и оформлению деловых документов. Выполнение правил оформления документов обеспечивает:

-  юридическую силу документов; - оперативное и качественное составление и исполнение документов; - организацию быстрого поиска документов; - осуществление компьютерной обработки деловых документов для сокращения затрат труда на их обработку.

Представление деловых бумаг закреплены:

1. Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003  "Требования к оформлению документов"Бланком документа называется стандартный лист  с воспроизведенными на нем  постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.

Устанавливаются два основных формата бланков документов:

А4 (210*297 мм) - основной формат; А5 (210*148 мм) - допускается для оформления коротких документов, например справок, командировочных удостоверений.

Допускается использование бланков форматов:

А3 (420*297 мм)  и А6

Стандартом устанавливаются следующие виды бланков: - общие бланки;   - бланки для писем; - бланки конкретного вида документа.

Для организации, ее структурного подразделения и должностного лица установлены следующие виды бланков документов:

Общий бланк– на нем создаются, в основном, документы, используемые внутри организации.

Бланк для писем– используется в большинстве случаев для общения организации с внешним миром.

Бланк конкретного вида документа– создается путем дополнения общего бланка наименованием вида документа. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации создается большое количество определенных видов документов (например, приказов, актов распоряжений и др.) – более 200 в год.

Эти бланки различаются набором реквизитов.

В организациях существует практика применения должностных бланков, которые создаются в тех случает, когда должностное лицо имеет право подписи.

Так же организация может иметь бланк структурного подразделения.

На бланках  для писем размещают все постоянные реквизиты, а на общих бланках не размещают справочные данные об организации.

На бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств помещается изображение Государственного герба Российской Федерации – это гербовые бланки.

Таблица 1 - Максимальный набор реквизитов

Наименование реквизитов	Бланк письма	Бланк конкретного вида документа	Общий бланк
Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ)	+	+	+
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)	+	+	+
Наименование организации – автора документа	+	+	+
Код организации	+	+	+
Код формы документа	+	+	+
Справочные данные об организации – авторе документа	+	-	-
Наименование вида документа	-	+	+
Дата документа	+	+	+
Регистрационный номер документа	+	+	+
Ссылка на регистрационный номер и дату документа	+	-	-
Место составления или издания		+	+