Тема 9. Инвентаризация

1. Понятие, цели виды и задачи инвентаризации

Как бы хорошо не был организован процесс на предприятии, всегда существует вероятность изменения фактического наличия и состояния имущества под влиянием определённых факторов (порча, хищение, естественное разрушение). Кроме того, не исключается вероятность учётных ошибок, которые приводят к несовпадению учётных и фактических данных о количестве имущества материальных ценностей. В соответствии с ПБУ 34н основным методом проверки состояния, наличия и качества имущества предприятия и его обязательств является инвентаризация.

Основные цели инвентаризации:

1. выявление фактического наличия имущества;

2. сопоставление фактического наличия с учётными данными;

3. проверка полноты отражения в учёте обязательств.

Объекты инвентаризации

• Основные средства и НМА инвентаризации подлежат 1 раз в 3 года.

• Производственные запасы, готовая продукция, товары - в соответствии с учётной политикой предприятия и в зависимости от объёма осуществляемых операций с ними – 1 раз в квартал, полугодие, реже в месяц.

• Денежные средства в кассе – инвентаризация 1 раз в месяц либо в квартал.

• Финансовые обязательства (дебиторская, кредиторская задолженность) подлежат инвентаризации 1 раз в год, но инвентаризация может также проводится и на каждую отчётную дату.

Инвентаризация проводится в обязательном порядке в следующих случаях:

1. при передачи имущества (в аренду и т.д.)

2. при смене материально-ответственных лиц;

3. при установлении фактов хищения, злоупотребления, порчи ценностей;

4. в случаях стихийных бедствий;

5. при реорганизации и ликвидации предприятия.

Инвентаризации подлежит не только собственное имущество предприятия, но и не принадлежащее ему, а числящееся в бухгалтерском учёте как арендованное или находящееся на ответственном хранении.

В зависимости от степени охвата проверкой имущества и обязательств организации различают полную и частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации.

Частичная инвентаризация охватывает один или несколько ви­дов имущества и обязательств, например только денежные сред­ства, материалы и т.п.

Инвентаризации могут быть плановыми, которые проводят в заранее установленные сроки, и внезапными, которые проводят, чтобы установить наличие ценностей, неожиданно для материаль­но ответственного лица. Их осуществляют по распоряжению вы­шестоящих органов, руководителей организаций, по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Виды инвентаризации

1. По полноте охвата:

а) полная инвентаризация охватывает все имущество и финансовые обязательства предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится, как правило, один раз в год, обычно перед составлением годового отчета;

б) частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств предприятия, например, только денежные средства в кассе;

в) выборочные инвентаризации являются разновидностью частичных и проводятся, как правило, по товарам, уценённым и переведённым в пониженные сорта, оказавшимся без ярлыков, морально устаревшим и испорченным, а также в случаях, когда полная инвентаризация по товарам не целесообразна;

г) сплошные инвентаризации проводят одновременно на всех предприятиях, расположенных в одном населённом пункте или в потребительском обществе.

2) По роли в хозяйственном процессе:

а) плановые инвентаризации проводят периодически согласно плану (графику) в заранее намеченные сроки.

б) внеплановые инвентаризации проводятся внезапно по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих организаций, следственных и других контролирующих органов в случаях особой необходимости.

в) повторная инвентаризация проводится в случае, когда возникли сомнения в качестве инвентаризации или в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

г) необходимая инвентаризация проводится в ряде случаев, предусмотренными нормативно-правовыми актами.

д) контрольно-перепроверочная инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей.

3) По объектам проведения:

а) вещественная;

б) документальная.

Плановые инвентаризации проводятся:

• основных средств - не менее одного раза в два-три года, а библиотечных фондов - не реже одного раза в пять лет;

• капитальных вложений - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря отчетного года;

• незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки - перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые соответствующими вышестоящими организациями;

• незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов - не менее одного раза в год;

• готовой продукции на складах - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

• малоценных и быстроизнашивающихся предметов - не менее одного раза в год;

• нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;

• сырья и прочих материальных ценностей - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

• денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности - не менее одного раза в месяц;

• расчетов с банками (по расчетному счету, валютному счету, другим счетам, ссудам, кредитам и т. п.) - по мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам - на первое число каждого месяца;

• расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал;

• расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год;

• остальных статей баланса - на первое число месяца, следующего за отчетным годом.

4) По частоте или периодичности проведения:

а) ежесменные;

б) ежемесячные (квартальные, полугодовые);

в) годовые инвентаризации.

2. Порядок проведения инвентаризации и ее документальное оформление

Основные этапы проведения инвентаризации

I. Подготовительный этап

Инвентаризации предшествует издание приказа о ее проведении и его регистрация в журнале учета и контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений).

В качестве приложения к приказу о проведении инвентаризации могут выступать внутренние документы (правила, инструкции, распоряжения), регламентирующие деятельность инвентаризационных комиссий на каждом этапе проведения инвентаризации.

В указанных внутренних организационно-распорядительных документах целесообразно отразить конкретную методику проведения инвентаризации с учетом специфики и масштабов деятельности данной организации; правила поведения инвентаризационной комиссии, подробно описывающие действия ее членов и разграничивающие их полномочия; порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий.

В приказе о проведении инвентаризации руководителем организации определяются даты начала и окончания инвентаризации, утверждается персональный состав инвентаризационной комиссии и назначается ее председатель, устанавливаются объекты проведения инвентаризационных процедур.

Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. Таким образом, полнота передачи первичных документов подтверждается расписками материально ответственных лиц, а также расписками держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение материальных ценностей. На этом же этапе инвентаризационной комиссии следует получить подтверждение учетных данных от сторонних организаций – поставщиков, покупателей, кредитных учреждений, налоговых органов и органов социального страхования и обеспечения.

После всех необходимых подготовительных мероприятий производится вещественная и документальная проверка имущества и источников его формирования.

II. Вещественная и документальная проверка

Необходимость проведения вещественной и документальной проверки обусловлена данным в п. 1 ст. 12 Закона № 129-ФЗ определением инвентаризации как процесса, в ходе которого проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и источников его формирования.

Следовательно, при установлении наличия и состояния имущества и источников его формирования осуществляется вещественная проверка, а при оценке – документальная. Значимых различий в проведении инвентаризации на этом этапе между отечественными и международными стандартами учета нет.

В ходе вещественной проверки члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у компании. Обязанность руководителя – создать все условия, необходимые для точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки. Для этого он обеспечивает инвентаризационную комиссию рабочей силой для перемещения и взвешивания грузов, технически исправным весовым оборудованием, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

Документальная проверка предполагает установление достоверности стоимостной оценки имущества и источников его формирования, показанной в бухгалтерской отчетности организации. Для реализации данной функции установлены следующие инвентаризационные процедуры:

• при инвентаризации основных средств – проверка наличия и состояния инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета; проверка наличия и состояния технических паспортов и другой технической документации; проверка наличия документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение;

• при инвентаризации нематериальных активов – проверка наличия документов, подтверждающих права организации на их использование; проверка правильности и своевременности отражения нематериальных активов в балансе;

• при инвентаризации ценных бумаг – проверка правильности оформления ценных бумаг; проверка реальной стоимости учтенных на балансе ценных бумаг; проверка своевременности и полноты отражения в бухгалтерском учете доходов, полученных по ценным бумагам;

• при инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, – проверка обоснованности сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета;

• при инвентаризации расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами – проверка обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Выявление и устранение нарушений в порядке ведения бухгалтерского учета возможно именно в ходе документальной проверки объектов инвентаризации.

После проверки фактического наличия имущества и источников его формирования составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи, куда заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных источников его формирования.

Инвентаризационные описи и акты инвентаризации можно заполнять как от руки (чернилами или шариковой ручкой), так и с использованием компьютера и другой оргтехники. Важным условием является их четкое и ясное заполнение, без помарок и подчисток. В инвентаризационных описях и актах инвентаризации недопустимо оставлять незаполненные строки.

Инвентаризационные описи и акты инвентаризации составляются в двух экземплярах. Наименования имущества и источников его формирования указываются по номенклатуре, принятой в организации. Количество ценностей определяется в установленных единицах измерения.

Если инвентаризационная опись или акт инвентаризации составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них.

В конце страницы следует прописью указать число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности измерены. Такая запись позволяет исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице инвентаризационной описи или акта инвентаризации делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Затем инвентаризационные описи и акты инвентаризации подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Если инвентаризация имущества происходит в связи со сменой материально ответственных лиц, то работник, принявший имущество, расписывается в инвентаризационной описи в получении, а работник, сдавший это имущество, – в его сдаче.

Кроме того, в конце инвентаризационной описи материально ответственные лица делают приписку, подтверждающую проверку комиссией объектов инвентаризации в их присутствии запись, об отсутствии к членам инвентаризационной комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение.

II. Таксировочный этап инвентаризации

Таксировочный этап заключается во внесении в инвентаризационные описи (акты) денежных оценок имущества и источников его формирования по данным первичных документов и регистров бухгалтерского учета.

IV. Сравнительно-аналитический этап

На данном этапе инвентаризации сопоставляется фактическое наличие имущества и источников его формирования с данными бухгалтерского учета. Выявленные расхождения фиксируются в сличительных ведомостях унифицированных и неунифицированных форм при проведении инвентаризации по отечественным и международным стандартам учета соответственно.

Утверждены следующие формы сличительных ведомостей: «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов» и «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей». Они применяются только для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от учетных данных.

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

Оформив сличительные описи, инвентаризационная комиссия выявляет причины обнаруженных при инвентаризации расхождений фактического наличия имущества и источников его формирования с данными бухгалтерского учета и вносит руководителю организации предложения об урегулировании инвентаризационных разниц и совершенствовании механизма внутреннего контроля.

Для этого инвентаризационная комиссия устанавливает лиц, несущих материальную ответственность за сохранность ценностей, определяет размер этой ответственности, анализирует возможные способы истребования сомнительной дебиторской задолженности (путем перевода долга, бартерных операций и т.п.). Также инвентаризационная комиссия составляет опись объектов, не пригодных к дальнейшей эксплуатации и не подлежащих восстановлению, с указанием времени ввода их в эксплуатацию и причин непригодности (порча, физический и (или) моральный износ) и предлагает источники списания этих объектов.

V. Заключительный этап инвентаризации

Ознакомившись с выводами и предложениями инвентаризационной комиссии, руководитель организации издает распорядительный документ, в котором утверждается предложенный инвентаризационной комиссией порядок урегулирования инвентаризационных разниц. «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» является сводным обобщающим документом, в котором отражаются результаты проведенной инвентаризации.

Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации, который должен быть ознакомлен с рекомендациями инвентаризационной комиссии о порядке урегулирования инвентаризационных разниц. Приказ руководителя организации наряду с инвентаризационными описями, актами инвентаризации и сличительными ведомостями служит основанием для внесения в регистры учета соответствующих бухгалтерских записей.

Материалы инвентаризационной комиссии по завершении инвентаризациипередаются в бухгалтерию организации, где подлежат хранению в специальной папке не менее пяти лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел, возбужденных по результатаминвентаризации, – до вынесения окончательного решения, при этом ответственность за организацию хранения материаловинвентаризациивозлагается на руководителя организации.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным руководителем предприятия. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в учете.

3. Отражение в учете результатов инвентаризации.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации. Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а при годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Результаты документальных проверок, проводимых в рамках инвентаризации, могут быть отражены в бухгалтерском учете корректурным способом, способом дополнительных проводок и (или) методом «красного сторно». При этом доходы и расходы прошлых лет, выявленные в отчетном году, подлежат отражению на счетах 91.1 «Прочие доходы» и 91.2 «Прочие расходы» и принимаются при формировании ф № 2 «Отчет о прибылях и убытках» отчетного периода.

Результаты вещественных проверок отражаются - посредством приведения в соответствие показателей бухгалтерского учета с данными фактического наличия имущества и источников его формирования, выявленными при инвентаризации. К ним относятся: оприходование (принятие к учету) объектов инвентаризации, оказавшихся в излишке; списание с учета объектов, недостача которых выявлена в ходе инвентаризационных процедур; взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы.