Этапы обработки документов Этапы обработки входящих документов (на примере письма, адресованному руководителю):

1.После вскрытия конверта секретарь производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение   направить  документ руководителю.  (Конверты с пометкой "лично" не вскрываются). 2. Секретарь регистрирует   письмо. Письмо  получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию. 3. Секретарь передает письмо руководителю. 3. Руководитель рассматривает документ и с  резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. 4.  Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа). 5. Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа. 6.  Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения  и использования, а ответ направляет адресату

Схема работы с исходящими документами

Этапы обработки исходящих документов 1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления. 2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия. 3. После подписания руководителем  документ регистрируется секретарем или в канцелярии. 4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию. 5. Копийный экземпляр документа секретарь подшивается в дело.

Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки:

- Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем

-Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия.

-Согласованные приказы подписываются руководителем

- Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения

Номенклатура дел

Документы после их исполнения группируются (помещаются) в дела.

Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную папку (обложку) с соответствующим заголовком, например, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам, сбыту и т.д.

Для того чтобы документы можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный список заголовков дел, который называется номенклатурой. Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства. В результате, документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой.

Различают два типа номенклатур дел - типовую номенклатуру и конкретную номенклатуру дел.

Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах на основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Например, Министерство образования составляет и рассылает в ВУЗы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования. Типовые номенклатуры дел являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.

Конкретная номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия.

Составление конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы учреждения или предприятия: на основании изучения комплекса документов, которые образуются в процессе его деятельности и на основании разделов, рекомендуемых типовой номенклатурой, существующей в ведомстве, к которому принадлежит учреждение.

Сначала составляются номенклатуры дел структурных подразделений, причем в номенклатуре определяются не только названия дел, но и устанавливаются сроки их хранения в архиве, затем заведующий канцелярией предприятия составляет сводную номенклатуру дел. После утверждения сводной номенклатуры дел в учреждении этот документ направляется во все подразделения предприятия и становится обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

Пример типовой номенклатуры дел для высших учебных заведений:

0. Общие вопросы 1.Руководство 1.1.Приказы министерства 1.2.Приказы ректора университета 1.3. Отчеты о работе университета 2.Учебная работа 2.1.Учебныепланыуниверситета 2.1.1Годовые учебные планы 2.1.2.Семестровые учебные планы 2.2.Расписание занятий 2.3. Экзаменационные билеты 3.Бухгалтерия 3.1.Годовые финансовые отчеты университета 3.2. Переписка с банком 4.Хозяйственная работа 4.1.Смета ремонта аудиторий университета 4.2.Переписка с поставщиками стройматериалов 4.3. Переписка по закупке оборудования для лабораторий и так далее

Внутри разделов, которые дают наиболее общие характеристики относимых к ним документов, в типовой номенклатуре существуют подразделы, в названиях которых указываются конкретные наименования документов, размещаемых в этих подразделах.

Например, для раздела 2. Учебная работа в типовой номенклатуре дел рекомендуются такие подразделы как:

2.1 Учебные планы университета,

2.2 Расписание занятий,

2.3 Экзаменационные билеты.

А для подраздела 2.1. Учебные планы университета предусмотрено деление на:

2.1.1 Годовые учебные планы

2.1.2. Семестровые учебные планы

В одно дело в соответствии с заголовками дел могут группироваться документы одного вида, например:

-Приказы учреждения по основной деятельности;

-Приказы учреждения по административно-хозяйственной деятельности.

В одно дело могут попасть и документы разных видов, например:

-Акты, справки проверки состояния делопроизводства и переписка об организации;

-Акты, докладные записки, справки, характеристики, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам.