Тема 4. Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов. Для измерения форматов принята метрическая система. Площадь листа основного формата (А0) равна квадратному метру, а его стороны составляют 0,841 м и 1,189 м. Каждый следующий формат получается из предыдущего делением пополам большей стороны. В табл. 4.1 приведены основные форматы документов.

Табл. 4.1.

Основные форматы документов

	Основные форматы потребительских бумаг
Обозначение	Размеры, мм	Обозначение	Размеры, мм
А0	841х1189	А6	105х148
А1	594х841	А7	74х105
А2	420х594	А8	52х74
АЗ	297х420	А9	37х52
А4	210х297	А10	26х37
А5	148х210	А11	18х26

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 и А5, а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

В табл. 4.2 приведены размеры полей по ГОСТу. На практике левое поле устанавливают 35 мм для удобства переплета.

Табл. 4.2.

Размеры полей по госТу

Поля	мм
Левое Правое Верхнее Нижнее	20 10 15 20

Основные реквизиты документов

- В документе реквизиты отделяются друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

- При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14.  (Рекомендация типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов оформления (даты, подписи, и т.д.),  которые называются реквизитами. Реквизит - обязательные элементы оформления служебного документа.

Состав реквизитов насчитывает 30 наименований и приведен в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003.  Реквизиты располагаются на документе каждого вида в строго определенном стандартом порядке.

Список реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003

01. Государственный герб Российской Федерации	16. гриф утверждения документа
02. герб субъекта Российской Федерации	17. резолюция
03. эмблема организации или товарный знак	18. заголовок к тексту
04. код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)	19. отметка о контроле
05. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (присваивается налоговыми органами).	20. текст документа
06. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии сдокументами, выдаваемыми налоговыми органами	21. отметка о наличии приложения
07. код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)	22. подпись
08. наименование организации	23. гриф согласования документа
09. справочные данные об организации (индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, телеграфный адрес, факс, e-mail, название банка и  номер счета в банке).	24. визы согласования документа
10. наименование вида документа	25. оттиск печати
11. дата документа	26. отметка о заверении копии
12. регистрационный номер документа	27. отметка об исполнителе
13. ссылка на регистрационный номер и дату документа	28. отметка об исполнении докеумента и направлении его в дело
14. место составления или издания документа	29. отметка о поступлении документа в организацию
15. адресат	30. идентификатор электронной копии документа

Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги. Практически каждая организация имеет свой бланк. Максимальный набор реквизитов общего бланка включает в себя герб, эмблему, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, место для вида документа, дату, индекс, место составления.

Схема расположения основных реквизитов на угловом бланке

На схеме видно, что каждый документ можно разделить на 3 основные части:

Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины.

Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения.

Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста.

Первые 9 реквизитов из таблицы называются постоянными реквизитами. Все остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т.д.) на разных документах будут отличаться - поэтому их называют переменными реквизитами.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер документа, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.