Расшифровка сокращений
|
Сокращение |
|
Полное написание и чтение |
|
|
и т.д. |
|
и так далее |
|
|
см. |
|
смотри |
|
|
см |
|
сантиметр |
|
|
гр-н |
|
гражданин |
|
|
рис. |
|
рисунок |
|
В документах допускается использовать только общепринятые графические сокращения. Такие сокращения перечислены в государственных стандартах, словарях и справочниках по делопроизводству.
Аббревиатуры или, как их еще называют, лексические сокращения, существуют как самостоятельные слова, поэтому в устной речи произносятся в сокращенном виде – РФ, США и т.д. Все разнообразие аббревиатур можно разделить на несколько групп (табл. 5.2).
Таблица 5.2.
Виды аббревиатур
|
Название |
Описание |
|
Инициальные |
состоят из начальных букв или звуков (МЧС, МЖК, ГОСТ, вуз, ТЭЦ, АЭС, СМИ, МГП) |
|
Слоговые |
состоят из слогов, слов и их частей (Татнефть, Мосторг, главбух, хозрасчет, комбат) |
|
Усеченные |
представляют собой части слов (зам., зав., пом.) |
|
Смешанного типа |
при составлении используются и инициалы, и слоги, и части слов (ВНИИатоммаш, СПбэнергосбыт) |
- Употребление специальной терминологии. Терминология в сфере административного управления складывалась в, течение десятилетий. Термином называется слово или устойчивое словосочетание с четко определенным значением, употребляемое в различных областях деятельности человека. Существует как общепринятая в управлении терминология, так и отраслевая – отражающая содержание той специальной области, которой посвящен документ.
Использование в документе терминов может привести к трудностям, вызванным незнанием их значений или неправильной трактовкой, поэтому употребление терминов регламентируется стандартами. На практике при составлении документа используются специальные терминологические словари, раскрывающие содержание терминов. Их могут использовать как авторы документа, так и адресаты в случае возникновения сомнений.
Среди терминов встречаются синонимы – разные по звучанию, но совпадающие по значению термины, например договор, контракт, соглашение. Но в практике употребления их все же различают: «трудовой договор», «контракт с западным поставщиком», но «соглашение о конфиденциальности переговоров».
В деловой документации не рекомендуется использовать неофициальные заменители терминов – так называемые «профессионализмы» или «канцеляризмы»: внебюджет (средства бюджетной организации, полученные путем оказания платных услуг); задекларировать (заполнить декларацию о доходах).
Современная жизнь вводит в обиход все новые слова и словосочетания (неологизмы): «факсимильная связь», «федеральный округ», «оптоволоконный канал». Можно ли их использовать при составлении документа?
Однозначный ответ дать невозможно. Следует оценить, имеет ли новое словосочетание устойчивое положение в языке. Если неологизм не допускает разночтений, стал термином или обозначает устойчивое понятие, то использовать его в документах можно.
Среди новых слов, которые используются средствами массовой информации и руководителями всех рангов, немало иностранных. Их использование в практике документирования недопустимо, если существует русскоязычный синоним, например:
секвестр – ограничение;
эксклюзивный – исключительный;
консенсус – согласие, и т.п.
Бюрократическая практика ввела в употребление множество универсальных, многозначных слов. Подобные слова в деловой переписке стали нормой и употребляются в зависимости от контекста в различных смыслах. В табл. 5.3 приведены примеры таких универсальных слов.
Таблица 5.3.