2.3.7 Государственное регулирование

    Проблемы государственного регулирования подробно изложены в главе “Государственное регулирование”.

    Следует только отметить, что государственное регулирование отрасли практически все участники рынка отметили как один из самых важных факторов.

    Еще одной сложностью для государственного регулирования является то, что часто решения по поставкам принимаются по политическим мотивам и по тем же мотивам могут быть отменены. Такая нестабильность в принятии решений не может способствовать полноценному развитию СЭД в органах государственной и муниципальной власти.

    Таким образом, развитию СЭД мешают препятствия, в целом характерные для всего ИТ-сектора, но которые вполне преодолимы. Особенно активно электронный документооборот будет развиваться в случае продолжения роста российской экономики, что позволит тратить больше средств на ИТ-решения.

2.4 Эффективность управления и применение систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

    О том, что системы электронного документооборота повышают эффективность работы с документами знают многие, а вот том, что они выгодны экономически и позволяют окупить затраты на внедрение знают далеко не все.

    Внедрение САДЭД - это здравое решение в области бизнеса, а не технологий. Принятие руководством организации решения о вложении средств в улучшенную систему управления документацией даст практический результат - более качественный и оперативный сервис, более эффективное рабочее пространство и, что особенно важно, преимущество перед конкурентами.

    Анализ соотношения цена/польза - это логическая процедура оценки соотношения плюсов (пользы) и минусов (цен) каждого из альтернативных вариантов. Плюсы и минусы можно определять с точки зрения подающихся или неподдающихся численной оценке - или осязаемых и неосязаемых - факторов.

    Консервативный стиль обращения с документами в бумажном виде на фоне экспоненциально растущего общего объёма в мире лишь увеличивает расходы на бумагу и расходные материалы, офисные площади вынужденно нерационально тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной корреспонденции.

• На поиск, согласование и утверждение документов приходится 30 % рабочего времени сотрудников. Это примерно 1 месяц в год;

• На ожидание поступления документов - 20 %;

• На передачу документов между подразделениями - 10 %;

• На подготовку стандартных отчётов о движении документов - 10 %;

• На создание новых документов тратится примерно 30 % рабочего времени;

• 20 - 30 % поставленных задач вообще не решаются;

• 6 - 15 % бумажных документов безвозвратно теряется;

• В среднем создается 19 копий каждого документа.

    САДЭД не только поможет решить эти проблемы, но и принесет экономическую выгоду.

• Увеличение скорости и точности поиска позволяет сэкономить от 2х до 5ти часов в неделю на одного сотрудника и составляет от 5-15 %;

• Применение систем электронного документооборота увеличивает производительность труда сотрудников на 20-50 %, а время обработки одного документа уменьшается более чем, на 75, а уменьшение затраты на хранение на 80 %;

• Наличие прототипов и шаблонов документов позволяет экономить от 20-30 % времени от трудозатрат на создание новых документов, а это около 7,5 % от полного рабочего времени сотрудников.

• Утверждение и согласование документа на одного сотрудника составит 10-30 %;

• И наконец, по оценкам специалистов внедривших СЭД, их использование может способствовать увеличению прибыли предприятия на 5-15 %.

    Таким, образом, средний процент экономии времени при использовании СЭД составляет более 60 %.

    Внедрение СЭД обеспечивает:

• Скорость предоставление услуг;

• Себестоимость предоставления услуг;

    Экономия времени на поиск, обработку, пересылку и хранение документов.

• Качество услуг;

• Увеличение скорости и точности поиска. Поиск и выборка документов происходит по различным атрибутам.

    На поиск документа тратятся не часы, а секунды или минуты;

• Времени на передачу документов между подразделениями и ожидания документов не требуется, документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам, обеспечивается коллективная работа над документами.

• Ускорение бизнес-процессов за счёт их автоматизации, формализации, протоколирования действий пользователя и контроля исполнительской дисциплины при внедрении автоматизированной системы ДОУ документы передаются на следующую инстанцию сразу же после исполнения.

• Совершенствование и повышение эффективности управления предприятием;

• Улучшение контроля над исполнением документов;

• Повышение безопасности документов;

• Повышение сохранности и удобства хранения документов;

• Процесс согласование и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;

• Подготовка стандартных отчётов о движении документов и объёме документооборота занимает несколько секунд;

• Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами. СЭД обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте;

• Повышение корпоративной культуры предприятия и рост авторитета и доверия со стороны партнеров и клиентов.

• Но, пожалуй, главное, чего в итоге удается достичь в результате внедрения системы электронного документооборота - это повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счёт более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели