2.3.5 Структура компаний-потребителей

    Трудностью при внедрении СЭД является организационная нестабильность потребителей. Документооборот формализует деятельность предприятия, делает её более предсказуемой и стабильной, но в российских условиях предприятия довольно часто меняют свою структуру, что влечет за собой и смену схемы документооборота. Но в последнее время с общим объёмом российской экономики российские компании постепенно стараются формализовать свою структуру.

    Существование в российской экономике двух управленческих моделей ведения бизнеса, отечественной и западной, существенно затрудняет внедрение систем автоматизации, ориентированных на другие регламенты прохождения документов. Попытки внедрения западных продуктов в компаниях с вертикальной моделью обычно приводит к необходимости серьезного реинжиниринга бизнес-процессов компании.

    Также проблематично и то, что сам документооборот в компаниях часто не формализован, отсутствуют четкие регламенты. Так, например, в одной крупной нефтяной компании при внедрении СЭД было посчитано, что необходимо более 800 регламентов прохождения документов, а на момент предварительного внедрения имелось не более 200.

    Проблема неформализованного документооборота решается путем оказания консалтинговых услуг, что, конечно, увеличивает стоимость внедрения СЭД и это может отпугнуть покупателей. Но, нужно учитывать, что само внедрение СЭД и создание формализованного документооборота только повысит управляемость предприятия, таким образом, деньги, вложенные в консалтинг на внедрении СЭД, являются инвестициями в развитие и формализацию бизнеса, а не только во внедрение некоей ИТ-технологии.

    Внедрение электронного документооборота делает работу каждого сотрудника прозрачной и легкой для контроля со стороны руководства. А, как показывает практика, довольно часто бывает, что сами работники не заинтересованы в подобном контроле, особенно такое случается, как это не парадоксально, в государственных и муниципальных организациях. Чиновники не заинтересованы в полном контроле над своими действиями, впрочем, такая ситуация характерна и для некоторых российских коммерческих предприятий.

    Таким образом, сама деятельность предприятия при внедрении СЭД становится фактически прозрачной для высшего менеджмента.

    Подобные изменения на предприятиях и в государственных, и муниципальных органах власти могут в целом повысить уровень управляемости и прозрачности, как в экономике, так и в государственном управлении. Все эти изменения имеют смысл только в том случае, если сами руководители хотят достигнуть подобных результатов.

    Впрочем, уровень управляемости и прозрачности российских предприятий зависит в целом от уровня развития и открытости экономики. Но внедрение систем электронного документооборота может помочь как улучшению структур управления, открытости экономики, так и улучшению государственного и муниципального управления.

2.3.6 Уровень понимания задач сэд

    Как отмечают многие системные интеграторы и производители систем электронного документооборота, очень часто они сталкиваются с непониманием того, что собственно должны делать СЭД. Данная проблема имеет отношение к тому, что ИТ-компании слабо информируют о возможностях СЭД и пока руководство многих компаний само точно не понимает, что оно хочет получить от внедрения СЭД. Также это связано и с тем, что в России нет собственно точных определений электронного документооборота.

    Основную проблему представители ИТ-компаний видят в том, что заказчики и поставщики по-разному трактуют сущность электронного документооборота.

    Такое непонимание может привести к “слишком большому урезанию функций системы (экономически нецелесообразно внедрять такую урезанную систему) или, наоборот, к завышению функциональных требований (что приводит к увеличению сроков на внедрение системы и повышению рисков от проекта внедрения СЭД)”.

    Непонимание важности внедрения СЭД, недооценка их для повышения управляемости и прозрачности компаний хорошо иллюстрируется таким мнением: СЭД не относится к программным продуктам первой необходимости, поэтому спрос на них будет устойчивым лишь тогда, когда на рынке спокойно и можно заниматься “тюнингом бизнеса”.

    Подобные оценки высказывают и другие представители этой отрасли. Особо они подчеркивают, что собственно документооборот является на данный момент не только автоматизацией делопроизводства, но и инструментом принятия бизнес - и управленческих решений.

    Иногда наблюдается и обратный процесс: сами интеграторы и компании-производители СЭД усложняют задачи для внедрения, что также отталкивает заказчиков, впрочем, это проблема характерна для рынка ИТ в целом.

    Для решения подобных вопросов целесообразнее всего создавать совместные группы из представителей заказчика и поставщика, которые могут выработать устроившую всех стратегию внедрения.