2. Вивчення і аналіз організаційної структури управління установою

Організаційна структура управління залежить від завдань, які повинна виконувати організація, їх обсягу, території розташування, кадрового забезпечення, матеріально-технічного стану та інших умов, які враховуються при оптимізації управлінського процесу.

Управління освітою як у державах так і на місцях має багатовікову історію, свої традиції. В Україні управління освітою на місцях, в умовах сьогодення, здійснюється відділами освіти міст і районів під безпосереднім керівництвом держадміністрацій. Як правило ці відділи були утворені після поділу Радянського Союзу на суверенні держави і базувалися на відділах РОНО. Таким чином, після реорганізації структури управління освітою, до сфери управління відділу Середино-Будської РДА увійшли 18 закладів освіти, що розташовані в районному центрі та селах району, будинок дитячої та юнацької творчості, а також спортивна школа.

Для здійснення повноцінних управлінських функцій в відділі освіти району державна адміністрація за рахунок коштів державного бюджету призначає крім начальника відділу освіти, двох спеціалістів, що контролюють певні сектори навчально-виховного процесу.

Крім цього, при відділі освіти працюють централізована бухгалтерія, методичний кабінет, інженер з охорони праці та секретар-машиністка. Школи району очолюють директори шкіл, в окремих є заступники директора.

Таким чином структура управління районною освітою не складна, одного рівня управління.

Утримуються всі працівники районного відділу освіти разом з навчальними закладами, крім начальника відділу та двох спеціалістів, за кошти місцевого бюджету. Така структура, в основному, задовольняє виконання навчальної програми, але зміни, які відбулися за останні роки, потребують і змін в управлінні.

Якщо десяток років тому опалення сільських шкіл здійснювалося за рахунок котелень сільських господарств, або сільських рад, то на сьогодні всі школи району перейшли на індивідуальне опалення. Аналогічно, підвіз учнів з віддалених сіл, виділення продуктів на харчування, забезпечення шкіл водою, виконання ремонтних робіт і т.д. Також сьогодні господарства ліквідовані і всі господарсько-організаційні питання перейшли на вирішення навчальними закладам та відділом освіти. Проблема в цих змінах полягає в тому, що не були створені відповідні господарсько-технічні служби. В даних районах області при відділах освіти створені господарські групи, транспортні відділки, ремонтні бригади з відповідним кадровим та матеріальним забезпеченням. Але для їх створення в першу чергу потрібні кошти.

Аналізуючи фінансове забезпечення Середино-Будського відділу освіти, про що буде розглянуте в послідуючому розділі, можна констатувати, що на даному стані коштів для створення господарського забезпечення відділу освіти недостатньо. Тому на сьогодні ці питання вирішуються частково силами вчителів, батьків та спонсорів.

В той же час значна увага приділяється комп’ютеризації (створені комп’ютерні класи), виділені школам району дванадцять шкільних автобусів.

3. Ознайомлення із системою планування діяльності установи, зокрема його персоналу

Планування роботи відділу освіти здійснюється по двох напрямках. Це планування навчально-виховного процесу в районі по періодах навчальних років, що розпочинаються з першого вересня та фінансово-господарської діяльності по календарним роках.

Попередньо до складання планів навчально-виховної роботи, проводиться вивчення стану наявності дітей в сільській місцевості, складаються списки майбутніх учнів, формуються класи. Потім ці данні надходять у відділ освіти, де складається мережа навчальних закладів. Після затвердження мережі районною адміністрацією вона стає документом, навколо якого іде основне планування, а саме складання навчальних планів, підрахунок навчальних годин, забезпечення персоналом.

Слідуючи важливим моментом є проведення ротації, по суті це завершальний етап формування навчального процесу. В тарифікаційних листах зазначаються прізвища педагогів, класи, предмети, години навчання, класне керівництво, перевірка зошитів і навіть заробітна плата.

Здає тарифікацію по школі її директор, приймає спеціальна комісія створена керівництвом відділу освіти. Після затвердження, проведена тарифікація є запланованим обсягом навчального процесу. Одночасно вона є фінансовим документом, що передбачає планові видатки на зарплату. Крім цього планується робота с педагогічним підрозділами, де передбачається періодичне підвищення кваліфікації при вищих навчальних закладах, проведення семінарів, обмін досвідом і так далі. Чисельність та склад педагогічних працівників шкіл району.

Планування фінансово-господарської діяльності в бюджетних установах докорінно відмінне від планування в госпрозрахункових підприємствах.

Якщо в останніх головною метою планування є досягнення високих показників виробництва, (кількість, якість, конкурентоспроможність) при оптимальних витратах, і отримання прибутку, то в бюджетних установах, плануються видатки з запланованої на рік суми фінансування на передбачені кошторисом цілі. По районному відділу освіти такими цілями є нарахування і виплата заробітної плати працівникам освіти, оплата використаних енергоносіїв, комунальних послуг, оплата транспортних витрат, капітальних та поточних робіт на основних засобах, та інші витрати. Завдання спеціалістів відділу освіти спланувати видатки для їх найефективнішого використання згідно з лімітами, нормами, проведеними тендерами, а потім проконтролювати їх використання.

Важливим елементом при плануванні є чисельність працюючих. Якщо кількість медперсоналу, як уже відмічалось, регламентується мережею та проведеною тарифікацією, то решта працівників, як бібліотекарі, молодший обслуговуючий персонал, працівники централізованої бухгалтерії, методисти, регламентуються штатним розписом. Головною умовою при плануванні всіх цих видатків, згідно з бюджетним Кодексом України, вони повинні бути в межах затвердженого бюджетного фінансування.

Крім поточного планування, відділ освіти здійснює планування бюджету на майбутній період. Такий бюджет складається на підставі прогнозних розрахунків і захищається в управлінні освіти і науки. Попередньо цей бюджет погоджується з фінансовим управлінням району.

Як правило, бюджетні розрахунки значно відрізняються від фактично затвердженого фінансування при його запровадженні. Так бюджетом на I квартал 2015 року планувалися видатки по районному відділу освіти у сумі 18,7 млн. грн., а затверджено фінансування лише у сумі 5,1 млн. грн.

На протязі фінансового року в процесі здійснення навчально виховної роботи виникають не прогнозовані випадки, в тому разі вносяться корективи по видатках і надаються на розгляд чергової сесії районної ради для прийняття рішення по змінах у фінансуванні.