- •МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
- •Глазов 2003
- •Составитель: Н.Г. Дюкина
- •Содержание
- •Введение ……………………………………………………………………
- •Введение
- •2. Создание новой базы данных
- •3. Окно базы данных
- •Отчеты
- •Тип данных
- •4. ЗАПРОСЫ
- •5. применение критериев отбора.
- •6. формы
- •7. отчеты
- •7. контрольные задания
- •заключение
- •Литература
Окно Access 2000 с пустой базой данных
3. ОКНО БАЗЫ ДАННЫХ
Окно базы данных позволяет получить доступ ко всем объектам Access 2000 и выбрать режим работы с ними. В левой части окна находится панель объектов, содержащая ярлыки для объектов: ТАБЛИЦЫ, ЗАПРОСЫ, ФОРМЫ, ОТЧЕТЫ, СТРАНИЦЫ, МАКРОСЫ и МОДУЛИ.
Таблицы
В реляционных базах данных вся информация хранится в виде таблиц. Каждая строка таблицы представляет собой запись, а столбец - поле. Запись содержит набор данных об одном объекте (например, название фирмы, ее адрес и специализация), а поле - однородные данные о всех объектах (например, адреса всех занесенных в таблицу фирм).
Запросы
Запросам присущ обширный круг функций. В первую очередь они предназначены для отбора данных на основании критериев. Благодаря запросам можно в любой момент выбрать из базы данных необходимую информацию.
Формы
Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Форма-бланк позволяет упростить процесс заполнения базы, что дает возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. С помощью формы-маски можно ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе.
Отчеты
Отчеты служат для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде. В Access 2000 существуют разнообразные способы оформления отчетов.
Страницы
6
Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип Webстраниц, предназначенных для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базах данных Access или базах данных Microsoft SQL Server.
Макросы
В состав базы данных целесообразно включить макросы, автоматизирующие процессы ее заполнения, отбора информации и т.д.
Модули
Для выполнения операций, которые невозможно реализовать с помощью команд или макрокоманд Access 2000, предусмотрены дополнительные средства - процедуры обработки событий или выполнения вычислений, написанные на языке Visual Basic for Applications (VBA). Такие процедуры оформляются в виде модулей.
3.1.Таблицы
ВAccess 2000 таблицей является совокупность данных, объединенных общей темой. Для каждой темы отводится отдельная таблица, что позволяет избежать повторения сохраняемых данных. Это положительно сказывается на эффективности работы с базой данных и уменьшает вероятность возникновения ошибок ввода.
Структуру создаваемых таблиц следует тщательно продумывать, чтобы впоследствии избежать изменений, требующих много времени. Существует несколько способов построения таблиц: на листе данных, в окне конструктора таблиц и с помощью мастера таблиц.
Каждая таблица состоит из записей и полей. Количество полей в записи и их тип определяются в процессе конструирования таблицы (например, на этапе составления таблицы адресов необходимо создать поля для фамилий, адресов, почтовых индексов, названий населенных пунктов и т.п.).
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Поля базы |
Записи базы |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Простейшая таблица базы данных
Свойства полей базы данных
Поля базы данных не просто определяют структуры базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц базы данных на примере СУБД Microsoft Access.
7
∙Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).
∙Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
∙Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.
∙Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.
∙Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).
∙Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойством Имя поля).
∙Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).
∙Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).
∙Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).
∙Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.
∙Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).
∙Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индек-
сированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.
Здесь необходимо обратить особое внимание на то, что поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных.
Типы данных
8
Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.
Поле |
|
|
|
Текстовые |
|
|
|
Поле денеж- |
|
|
|
Поле |
|
|
|||||||||||
счетчика |
|
|
|
поля |
|
|
|
ного типа |
|
|
|
даты |
Числовое |
|
Логическое |
|
Поле типа |
поле |
|
поле |
|
MEMO |
|
|
Таблица с полями некоторых типов
•Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).
•Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.
•Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.
•Дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего време-
ни.
•Денежный – тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.
•Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.
•Логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).
•Поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных (т.е. картинки, фотографии и т.д.). Реально, конечно, такие объекты в таблице не хранятся. Как и в случае полей MEMO, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них (иначе работа с таблицами была бы чрезвычайно замедленной).
•Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.
9
• Мастер подстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод в данных поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.
К созданию новой таблицы можно приступить сразу после открытия базы данных.
•В окне базы данных откройте вкладку Таблицы.
•Выполните щелчок на кнопке Создать. В результате на экране появится окно Новая таблица, в правой части которого перечисляются способы создания таблицы. (Использование мастеров ускоряет работу, но не способствует освоению понятий и методов).
•Выберите способ Конструктор. После нажатия кнопки ОК вы попадете в окно конструктора таблицы.
Диалоговое окно создания таблицы
Окно конструктора таблицы
10