- •Тема №10. Оперативное
- •10.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
- ••Дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться
- •10.2. НОМЕНКЛАТУРА
- •Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.
- •Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:
- •Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна
- •Существуют три вида номенклатур дел:
- •Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является
- •В каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел.
- •Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности
- ••Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:
- ••в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в
- ••в графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок
- ••в графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей).
- •• в графе 4 "Срок хранения и
- ••в графе 5 "Примечание" в
- •По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве
- ••Домашнее задание (вопрос № 2 в экзаменационном билете):
- •10.2. Формирование
- •При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- ••Документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по
- ••Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты) помещается в дело того года,
- •ОФОРМЛЕНИЕ
- •После завершения дела на его обложке указываются следующие данные:
- •ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
- •Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
- •Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:
- ••При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются
- ••В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все
- ••Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается
- •10.3. ЭКСПЕРТИЗА
- •Экспертиза ценности документов проводится на основе:
- •При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:
- •Порядок проведения экспертизы ценности документов изложен в следующих документах:
- ••Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного,
- •Описи составляются отдельно:
•В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все
листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.
•Для учета количества листов в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель.
•Лист-заверитель дела составляется по установленной форме.
•Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела – это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
•Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме.
10.3. ЭКСПЕРТИЗА
ЦЕННОСТИ
ДОКУМЕНТОВ
• Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.1
Экспертиза ценности документов проводится на основе:
•действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
•типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
•нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:
•отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
•отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
•выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Порядок проведения экспертизы ценности документов изложен в следующих документах:
•Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. – Глава 2;
•Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Раздел 3.5.3;
•Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.4.1.
•Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Описи составляются отдельно:
•на дела постоянного хранения;
•дела временного (свыше 10 лет) хранения;
•дела по личному составу;
•дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела , научные отчеты по темам и т.п.).