- •Лекция №9. Организация работы с документами.
- •9.1. Организация документооборота.
- •В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
- •Документопоток
- •В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
- •Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
- •Содержание документопотока характеризуется
- •Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки.
- •Направление документопотока зависит от содержания конкретного
- •Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован
- •Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за
- ••При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число
- •Основными целями исследования документопотоков организации являются:
- •9.2.ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ
- •При поступлении документов проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:
- •После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц
- •При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:
- •На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию
- •При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:
- •9.3. ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ СЛУЖБОЙ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ)
- •Цель предварительного рассмотрения документов – это распределение поступивших документов на:
- •Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:
- •При рассмотрении поступившего документа учитываются:
- •Задача службы ДОУ на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов,
- •9.4. РЕГИСТРАЦИЯ
- •Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения
- •Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях
- •Существуют нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:
- •Документы регистрируются в организации один раз:
- •Существует три формы регистрации документов:
- •Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.
- •При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно- контрольные карточки на документы, которые формируются
- •Автоматизированная (электронная)
- •Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она
- •9.5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДВИЖЕНИЯ
- ••При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается
- •• Как правило, значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие
- •Многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новейших технологий, к
- •ИСПОЛНЕНИЯ
- •Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения)
- •Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
- •Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и
- •Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
- ••Постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации
- •Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба
- •Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:
- ••Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически
- ••Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется
- ••После снятия документа с контроля регистрационно- контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и
- •9.7. СРОКИ
- •Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
- •Индивидуальный срок исполнения документа –
- •9.8. ИНФОРМАЦИОННО-
- ••Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ.
- ••Использование автоматизированной системы документационного обеспечения управления переводит информационно-справочную работу на новый уровень.
- •9.9.ОБРАБОТКА ИСПОЛНЕННЫХ
- •Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:
- •Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю
- ••Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно- правовым актом.
•Т.е. для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые сроки их исполнения.
•Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах.
•В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших
отражения в нормативных актах. После их включения в |
|
табель форм документов или инструкцию по |
|
делопроизводству, они также становятся типовыми для |
|
всех сотрудников организации. |
51 |
Индивидуальный срок исполнения документа –
это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Т.е. индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:
•типовые сроки – принятием нового акта;
•индивидуальные – руководителями, которые их установили.
52
9.8. ИНФОРМАЦИОННО-
СПРАВОЧНАЯ РАБОТА ПО
ДОКУМЕНТАМ ОРГАНИЗАЦИИ
• Одна из главных целей регистрации – создание базы данных о документах организации.
Служба ДОУ на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:
• у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
• в каких документах можно найти
информацию по конкретному вопросу.
53
•Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ.
•Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме.
•Используя автоматизированную систему документационного обеспечения управления, можно быстро производить поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной карточки, так и по текстам самих документов (файлов). 54
•Использование автоматизированной системы документационного обеспечения управления переводит информационно-справочную работу на новый уровень.
•Доступ к системе с рабочих мест всех сотрудников, работающих с документами, а не только службы документационного обеспечения управления, а также возможность оперативного поиска любых документов как текущего делопроизводства, так и за прошедшие годы позволяет значительно повысить качество составления документов, исключить повторное составление аналогичных документов или подготовку противоречащих друг другу документов разными сотрудниками или подразделениями и, в конечном итоге, приводит к существенному повышению эффективности работы управленческого аппарата в целом.
55
9.9.ОБРАБОТКА ИСПОЛНЕННЫХ
ИОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
•Обработка и отправка документов почтой проводятся обычно централизованно - сотрудниками службы ДОУ или секретарем в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.
56
Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:
•наличие подписи;
•наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;
•наличие заголовка;
•правильность адресования;
•если документ предназначен разовому корреспонденту, отсутствующему в адресной книге
– наличие адреса;
•наличие отметки об исполнителе;
•наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. 57
Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки.
Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.
58
•Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.
•Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой ДОУ.
•С помощью средств электросвязи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных писем (электронных сообщений).
•Виды документов, информация которых передается по каналам электросвязи, необходимость и порядок досыла их бумажных оригиналов адресату должны быть определены в инструкции по делопроизводству организации с учетом используемых технических и программных средств.
59