- •Лекция №9. Организация работы с документами.
- •9.1. Организация документооборота.
- •В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
- •Документопоток
- •В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
- •Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
- •Содержание документопотока характеризуется
- •Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки.
- •Направление документопотока зависит от содержания конкретного
- •Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован
- •Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за
- ••При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число
- •Основными целями исследования документопотоков организации являются:
- •9.2.ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ
- •При поступлении документов проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:
- •После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц
- •При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:
- •На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию
- •При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:
- •9.3. ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ СЛУЖБОЙ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ)
- •Цель предварительного рассмотрения документов – это распределение поступивших документов на:
- •Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:
- •При рассмотрении поступившего документа учитываются:
- •Задача службы ДОУ на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов,
- •9.4. РЕГИСТРАЦИЯ
- •Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения
- •Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях
- •Существуют нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:
- •Документы регистрируются в организации один раз:
- •Существует три формы регистрации документов:
- •Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.
- •При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно- контрольные карточки на документы, которые формируются
- •Автоматизированная (электронная)
- •Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она
- •9.5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДВИЖЕНИЯ
- ••При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается
- •• Как правило, значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие
- •Многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новейших технологий, к
- •ИСПОЛНЕНИЯ
- •Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения)
- •Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
- •Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и
- •Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
- ••Постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации
- •Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба
- •Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:
- ••Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически
- ••Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется
- ••После снятия документа с контроля регистрационно- контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и
- •9.7. СРОКИ
- •Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
- •Индивидуальный срок исполнения документа –
- •9.8. ИНФОРМАЦИОННО-
- ••Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ.
- ••Использование автоматизированной системы документационного обеспечения управления переводит информационно-справочную работу на новый уровень.
- •9.9.ОБРАБОТКА ИСПОЛНЕННЫХ
- •Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:
- •Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю
- ••Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Величина документооборота нужна для:
•расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
•расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
•определения загруженности службы ДОУ
(в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения).
11
•При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий.
Например, 10814/15375.
•Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов.
При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов.
Внутренние документы также далеко не всегда
регистрируются. Например, докладные и объяснительные |
|
записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно |
|
подсчитать трудно. |
12 |
|
|
Основными целями исследования документопотоков организации являются:
•повышение эффективности управленческой деятельности;
•ускорение движения документов в организации;
•уменьшение трудоемкости обработки документов;
13
9.2.ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ
Прием поступающих в организацию документов осуществляется сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения.
14
При поступлении документов проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:
•ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
•полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.
•При получении факсимильного сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.
15
После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений.
При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях - составляется акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и
принятия решения по данному факту. 16
При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:
•в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
•в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
•получена доплатная корреспонденция;
•полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует.
•Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения.
В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа.
17
На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты
получения и учетного порядкового номера.
Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время.
Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать. Отсюда нередко возникают недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во
всем объеме. |
18 |
При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:
•если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;
•если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;
•если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время их получения;
•если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно- поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.
при поступлении документов в нерабочее время они |
|
• |
|
принимаются дежурным сотрудником. |
19 |
|
9.3. ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ СЛУЖБОЙ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ)
После этапа обработки документов
проводится предварительное рассмотрение документов.
20