- •Лекция №9. Организация работы с документами.
- •9.1. Организация документооборота.
- •В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
- •Документопоток
- •В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
- •Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
- •Содержание документопотока характеризуется
- •Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки.
- •Направление документопотока зависит от содержания конкретного
- •Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован
- •Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за
- ••При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число
- •Основными целями исследования документопотоков организации являются:
- •9.2.ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ
- •При поступлении документов проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:
- •После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц
- •При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:
- •На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию
- •При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:
- •9.3. ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ СЛУЖБОЙ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ)
- •Цель предварительного рассмотрения документов – это распределение поступивших документов на:
- •Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:
- •При рассмотрении поступившего документа учитываются:
- •Задача службы ДОУ на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов,
- •9.4. РЕГИСТРАЦИЯ
- •Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения
- •Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях
- •Существуют нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:
- •Документы регистрируются в организации один раз:
- •Существует три формы регистрации документов:
- •Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.
- •При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно- контрольные карточки на документы, которые формируются
- •Автоматизированная (электронная)
- •Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она
- •9.5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДВИЖЕНИЯ
- ••При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается
- •• Как правило, значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие
- •Многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новейших технологий, к
- •ИСПОЛНЕНИЯ
- •Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения)
- •Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
- •Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и
- •Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
- ••Постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации
- •Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба
- •Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:
- ••Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически
- ••Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется
- ••После снятия документа с контроля регистрационно- контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и
- •9.7. СРОКИ
- •Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
- •Индивидуальный срок исполнения документа –
- •9.8. ИНФОРМАЦИОННО-
- ••Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ.
- ••Использование автоматизированной системы документационного обеспечения управления переводит информационно-справочную работу на новый уровень.
- •9.9.ОБРАБОТКА ИСПОЛНЕННЫХ
- •Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:
- •Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю
- ••Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей
Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:
•отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов;
•обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
•выработка предложений по ускорению
документопотоков и укреплению |
|
исполнительской дисциплины. |
41 |
Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ.
Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя.
Резолюция - это решение, принятое в результате обсуждения какого-либо вопроса на заседании коллегиального органа, собрания или надпись на документе, сделанная должностным лицом
и содержащая принятое им решение. |
42 |
Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
•постановку документов на контроль;
•проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
•предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
•снятие документов с контроля;
•учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.
43
•Постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов.
•Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации.
•Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
•Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19).
44
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).
•Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений.
•Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.
•Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе
вернуть документ на доработку без продления |
|
сроков исполнения. |
45 |
Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:
•ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);
•автоматизированная система контроля исполнения документов.
46
•Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться.
•Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.
•На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
47
•Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.
При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями.
•Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). В них расставляют регистрационно- контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В
последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки |
|
будут расставлены по числам нового месяца. |
48 |
|
•После снятия документа с контроля регистрационно- контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе.
Наиболее рациональным является автоматизированный контроль за
исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.
•Такое программное обеспечение позволяет автоматически отслеживать сроки исполнения документов, формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов.
49
9.7. СРОКИ
ИСПОЛНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ
Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения.
В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дается следующее определение:
Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно-правовым актом или организационно-распорядительным документом.
50