- •Лекция №9. Организация работы с документами.
- •9.1. Организация документооборота.
- •В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
- •Документопоток
- •В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
- •Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
- •Содержание документопотока характеризуется
- •Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки.
- •Направление документопотока зависит от содержания конкретного
- •Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован
- •Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за
- ••При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число
- •Основными целями исследования документопотоков организации являются:
- •9.2.ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ
- •При поступлении документов проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:
- •После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц
- •При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:
- •На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию
- •При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:
- •9.3. ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ СЛУЖБОЙ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ)
- •Цель предварительного рассмотрения документов – это распределение поступивших документов на:
- •Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:
- •При рассмотрении поступившего документа учитываются:
- •Задача службы ДОУ на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов,
- •9.4. РЕГИСТРАЦИЯ
- •Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения
- •Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях
- •Существуют нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:
- •Документы регистрируются в организации один раз:
- •Существует три формы регистрации документов:
- •Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.
- •При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно- контрольные карточки на документы, которые формируются
- •Автоматизированная (электронная)
- •Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она
- •9.5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДВИЖЕНИЯ
- ••При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается
- •• Как правило, значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие
- •Многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новейших технологий, к
- •ИСПОЛНЕНИЯ
- •Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения)
- •Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
- •Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и
- •Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
- ••Постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации
- •Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба
- •Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:
- ••Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически
- ••Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется
- ••После снятия документа с контроля регистрационно- контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и
- •9.7. СРОКИ
- •Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
- •Индивидуальный срок исполнения документа –
- •9.8. ИНФОРМАЦИОННО-
- ••Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ.
- ••Использование автоматизированной системы документационного обеспечения управления переводит информационно-справочную работу на новый уровень.
- •9.9.ОБРАБОТКА ИСПОЛНЕННЫХ
- •Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:
- •Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю
- ••Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей
Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.
•В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации.
Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
31
При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно- контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.
Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.
Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:
•справочные, контрольно-справочные;
•картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
•тематические (кодификационные) картотеки к
приказам, решениям и др. |
32 |
Автоматизированная (электронная)
форма регистрации документов
ведется с помощью специального программного обеспечения.
•При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.
•Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными.
33
Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ:
• быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
• автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• автоматический контроль за исполнением документа;
• возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
• возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех
документах в одной базе и другие.
34
9.5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДВИЖЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ ВНУТРИ
ОРГАНИЗАЦИИ
• Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ).
• При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.
• Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления.
35
•При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно- контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа.
•При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа.
•Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных
обязанностей. |
36 |
• Как правило, значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения.
• При этом передача проектов осуществляется, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба документационного обучения
управления (ДОУ) только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.
37
Многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новейших технологий, к которым можно отнести
и АСДОУ (автоматизированная система документационного обеспечения управления), которые, как правило,
поддерживают полный цикл работы с проектами:
•создание регистрационной карточки проекта документа;
•изменение проекта с хранением предыдущих версий;
•согласование проекта документа;
•подписание или утверждение проекта документа;
•регистрация документа, созданного на основе проекта.
38
ИСПОЛНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ
• Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления.
• Цель контроля – это содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Различают:
• контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
• контроль за сроками исполнения задания.
39
Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица.
•Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем.
•Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.
40