- •Лекция №9. Организация работы с документами.
- •9.1. Организация документооборота.
- •В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
- •Документопоток
- •В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
- •Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
- •Содержание документопотока характеризуется
- •Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки.
- •Направление документопотока зависит от содержания конкретного
- •Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован
- •Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за
- ••При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число
- •Основными целями исследования документопотоков организации являются:
- •9.2.ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ
- •При поступлении документов проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:
- •После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц
- •При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:
- •На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию
- •При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:
- •9.3. ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ СЛУЖБОЙ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ)
- •Цель предварительного рассмотрения документов – это распределение поступивших документов на:
- •Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:
- •При рассмотрении поступившего документа учитываются:
- •Задача службы ДОУ на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов,
- •9.4. РЕГИСТРАЦИЯ
- •Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения
- •Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях
- •Существуют нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:
- •Документы регистрируются в организации один раз:
- •Существует три формы регистрации документов:
- •Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.
- •При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно- контрольные карточки на документы, которые формируются
- •Автоматизированная (электронная)
- •Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она
- •9.5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДВИЖЕНИЯ
- ••При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается
- •• Как правило, значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие
- •Многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новейших технологий, к
- •ИСПОЛНЕНИЯ
- •Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения)
- •Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
- •Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и
- •Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
- ••Постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации
- •Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба
- •Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:
- ••Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически
- ••Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется
- ••После снятия документа с контроля регистрационно- контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и
- •9.7. СРОКИ
- •Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
- •Индивидуальный срок исполнения документа –
- •9.8. ИНФОРМАЦИОННО-
- ••Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ.
- ••Использование автоматизированной системы документационного обеспечения управления переводит информационно-справочную работу на новый уровень.
- •9.9.ОБРАБОТКА ИСПОЛНЕННЫХ
- •Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:
- •Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю
- ••Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей
Цель предварительного рассмотрения документов – это распределение поступивших документов на:
•требующие обязательного рассмотрения руководством
•направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.
21
Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:
•примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
•перечня должностных лиц и их обязанностей;
•технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов
•и т.д.
22
При рассмотрении поступившего документа учитываются:
•важность его содержания;
•сложность и новизна поставленных вопросов;
•авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения- отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
•реальная срочность исполнения документа;
•вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.
23
Задача службы ДОУ на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.
К руководителю должны поступить только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций.
Остальные документы сразу передаются в подразделения или непосредственным исполнителям.
•Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.
•Предварительное рассмотрение документов службой
ДОУ должно проводиться в день их поступления или в |
|
первый рабочий день при поступлении документов в |
|
нерабочее время. |
24 |
|
|
9.4. РЕГИСТРАЦИЯ
ДОКУМЕНТОВ
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
•Это подтверждение факта создания или получения
документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью
основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы.
•Регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или
получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил
своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.
Например, приказ, постановление и т.п.
25
Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.
В процедуре регистрации можно выделить три цели:
•учет документов,
•контроль за их исполнением;
•справочная работа по документам.
26
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях
(распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.),
как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.
27
Существуют нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:
•рекламные письма;
•поздравительные письма и телеграммы;
•приглашения;
•программы семинаров, совещаний и конференций;
•печатные издания (книги, брошюры, журналы);
•пакеты с пометкой "лично";
•копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
•информационные материалы.
В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству и обновляется по мере необходимости.
28
Документы регистрируются в организации один раз:
создаваемые – в день подписания или утверждения;
поступающие – в день поступления.
• При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.
• При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в
другое он повторно не регистрируется.
29
Существует три формы регистрации документов:
•журнальная,
•карточная,
•автоматизированная.
30