2.5. Выполнение задания

В ходе работы была составлена и отлажена программа в среде TurboPascal 7.0. Программа включает в себя создание и просмотр файла, заданного структурой. Просмотр осуществляется после ввода имени файла, заданного при его создании. Программный код представлен в Приложении 1. Протокол работы программы – в Приложении 2.

Раздел 3. Основы делопроизводства

3.1 Деловой оборот и его составные части

Делопроизводство – это форма организации работы аппарата управления по документированию административно-хозяйственной деятельности предприятия и его подразделений.

С помощью делопроизводства решаются следующие вопросы:

• унификация документации

• совершенствование методов сбора данных

• хранение информации

• удобство пользования информацией

Унификация документации – это приведение различных документов и форм записи к стандартному виду. Делопроизводство характеризуется своей собственной технологией, требующей повсеместного единообразия. Используется несколько унифицированных систем делопроизводства, составными частями которых являются:

• Стандарты и технические условия

• Плановая документация

• Документация по ценообразованию

• Документация по изобретениям и открытиям

• Технологическая документация.

Сбор данных и обработка документов – приемка и отправка документов.

Регистрация документации производится в журналах входящих и исходящих дел в порядке поступления документов.

Кодирование (индексация) является условием автоматизации делопроизводства.

Хранение документации и ее использование обеспечивает номенклатура дел.

3.2 Формирование дел предприятия

Формирование дел предприятия – т.е. группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой – производится в канцелярии.

В дела включаются дела со всеми реквизитами, полностью исполненные, по одному вопросу, имеющие один срок хранения.

При оформлении дел в них не включаются:

• не относящиеся к делу документы;

• черновики;

• копии.

3.3 Номенклатура дел предприятия

Номенклатура дел – это систематизированный список наименований дел с указание сроков хранения, который является учетным документом предприятия.

При составлении номенклатуры дел должна быть учтена специфика предприятия. В нее включаются все дела, отражающие документируемые участки работы предприятия.

3.4 Стандарты.

ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Стандарт имеет 5 разделов:

• Область применения

• Состав реквизитов документов

• Требования к оформлению реквизитов документов

• Требования к бланкам документов и оформлению документов.

• Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные унифицированной системой ОРД (УСОРД), постановления, распоряжения, приказы.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» трактует понятие организационно-распорядительного документа следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти».

3.5 Реквизиты

Реквизиты – документы системы ОРД состоят из отдельных информационных элементов.

Бланком документа называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию.

К реквизитам относятся:

01 – Государственный герб РФ

02 – Герб субъекта РФ

03 – Эмблема организации

04 – Код организации по общегосударственному классификатору

05 – Код формы документа по классфикатору

06 – Наименование организации

07 – Справочные данные об организации

08 – Справочные данные об организации

09 – Наименование вида документа

10 – Регистрационный номер документа

11 – Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа

12 – Место составления или издания документа

13 – Гриф ограниченного доступа к док-ту

14 – Адресат

15 – Гриф утверждения док-та

16 – Резолюция

17 – Заголовок к тексту

18 – Отметка о контроле

19 – Текст документа

20 – отметка о наличии приложения

21 – подпись

22 – гриф согласования док-та

23 – визы согласования док-та

24 – печать

25 – отметка о заверении док-та

26 – отметка об исполнителе

27 – отметка об исполнении док-та и направлении его в дело

28 – отметка о поступлении док-та в организацию

29 – отметка для автоматического поиска док-та