Документоведение
Тема1 документ как научная дисциплина.
Документ – одно из важных средств функционирования, управления и самопознания человеческого общества.
Различают: оперативную, ретроспективную и перспективную среду существования документов.
Оперативная:
- идет интенсивная работа по подготовки
- вводится в действие
- выходят на оперативный простор.
Ретроспективная:
- документ утрачивает оперативные качества и значимость.
Перспективная:
- документы поддаются определенному прогнозу и моделированию.
- документ можно проектировать.
- планировать количественный и качественный состав.
Структура предмета документоведения:
Теоретическая
Прикладная
Проблемы изучающиеся документоведением.
- способы их создания
- функции, свойства, структура документоведения
- закономерности образования документов
Объект документоведения – вся совокупность документов в обществе , т.е. все виды, жанры и формы документов, а также все системы и подсистемы документации.
Основные задачи.
- теоретическое обоснование документационных процессов в обществе.
- развитие совершенствование информационной культуры человека
Место документоведения в истории науки
- цикл наук в обществе
1) Историческая наука
- Появление тех или иных документов непосредственно связано с эволюцией общества, с определёнными её этапами.
- складывание комплексов документов невозможно понять без знания социально-экономической, политической истории, истории культуры и т.д.
- способствует формированию источниковой базы исторических исследований.
Документоведение тесно примыкает к источниковедению - одной из важнейших отраслей исторической науки, исследующей теорию, методику и технику исторических источников.
Архивоведение.
Тесно связано с документоведением.
Задача – формирование эффективной информационной среды.
Объект исследования – документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов документообразования.
Документоведение связано с книговедением.
Сходства:
- одинаковые цели и функции
- информационная, социальная сущность объектов исследования
Различия:
- книга – объект книговедения
- документ – уникален
Документоведение связано с правоведением.
-придание юридической силы
- правовые способы их введение в действие
- классификация правых актов
Документоведение связано с экономической наукой.
Документоведение связано с теорией управления и менеджментом.
Документоведение связано с науками об информации.
Связь документоведения с самыми разными теоретическими и прикладными научными дисциплинами во многом обусловила и методы документоведческих исследований, т.е. способы, приемы для решения конкретных научных задач.
Методы документоведческих исследований
Общенаучные(системный метод, анализ, синтез, обобщение)
Специальные(формулярный анализ, экспертизы ценностей документа)
Источники документов
- любой документ
Источник – необходимая база для проведения теоретических исследований.
Главные документы:
- правила
- нормы
- рекомендации
- нормативы
Регламентирующие и регулирующие различные направления, способы и формы работы с документами.
Классификация
- хронология
- отношение к определенной информационной среде
Тема №2 Документ и его функции
Понятие документ
Документ, документированная информация – информация зафиксированная на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющим ее идентифицировать.
Документ -это "средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека".
Документ – это материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве".
Функции документа - внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления.
Функции:
Общие(информационная, коммуникативная, социальная, культурная)
Специальные(управленческая, правовая функция исторического источника, функция учета)
Информационная функция
- потребность в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам.
Информационная емкость – количество и качество информации содержащейся в документе.
Характеризуется:
- полнотой, объективностью, достоверностью, оптимальностью, актуальностью информации, ее полезность и новизна.
Социальная функция.
- присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов.
Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.
Коммуникативная функция
- передача информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества.
Две категории документов:
1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).
Культурная функция
- способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе
Управленческая функция
- выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.).
Правовая функция
- закрепляются изменения правовых норм и правонарушений.
Категории:
изначально обладающие ею
приобретающие ее на время.
все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)
документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.
Функция исторического источника
эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
две точки зрения:
1) документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение;
2) документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив.
Функция учета
- дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.
Тема №3 Классификация документов
Классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.
Классифицировать документы - проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности.
Иерархия - расположение документов в порядке от высшего к низшему. Соответственно иерархическое расположение документов выглядит следующим образом: документ издание непериодическое издание книга.
Дихотомия - последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т.д.
Классификация по информационной составляющей документа
а) Классификация документов по содержанию.
б) Классификация документов по уровню обобщения информации.(первичные и вторичные)
в) Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации.(текстовые и нетекстовые )
г) Классификация документов по мерности записи информации.
Мерностью записи информации определяется место, занимаемое документом в пространстве. различают одно-, двух- и трехмерные (объемные) документы.
д) Классификация документов по предназначенности для восприятия информации. делят на человекочитаемые и машиночитаемые.
е) Классификация документов по каналу восприятия информации. различают визуальный, тактильный, аудиальный и аудиовизуальный документы.
ж) Классификация документов по степени их распространенности. выделяет опубликованный, неопубликованный и непубликуемый документы.
з) Классификация документов по способу документирования.
Рукописный - это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный "от руки", но и произведение изобразительного искусства, а также чертеж или карту. К рукописям относят также документы, оформленные средствами машинописи или ЭВМ.
Печатный - это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и т.д.). Такие документы выпускаются издательствами или типографиями. На печатном документе запись информации производится, главным образом, путем нанесения красочного слоя на его поверхность. Но может быть применен и другой способ: тиснение или выдавливание знаков шрифта Л. Брайля в книгах для слепых. В настоящее время печатный документ - самый распространенный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты и т.д. Такие документы часто называют произведениями печати или изданиями.
Механический - это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т. п.
Магнитный - это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля (магнитные ленты, дискеты, видеодиски и т.д.)
Фотографический - это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы).
Оптический - это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью).
Лазерный - это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).
Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде
а) Классификация документов по материалу носителя информации. выделяет классы документов на искусственной и естественной материальной основе.
б) Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации. выделяют: документ листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковой, комбинированный.
Листовой - это документ в виде одного или нескольких листов любого формата без их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта). Листы, положенные один на другой, образуют стопу (колода карт, картотека, каталог). Соединенная по длине стопа становится кодексом. Кодексовый или блочный документ создан в форме блока - кодекса, т.е. скрепленных между собой по одному краю листов - страниц (книжный блок, альбом, журнал).
Карточный - это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (каталожная, почтовая, игральная карты, календарик, открытка).
Ленточный - это документ, представляющий собой непрерывную полосу материала с записью информации. Ленту можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки. Она распространена как книга-ширма, шпаргалка, принтерная лента. К ленточным документам относят также свиток папируса, перфоленту, магнитофонную, кино-, видеоленту и т.д.
Дисковый документ - носитель записи информации в форме диска, т.е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, дискета, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск). Местом размещения информации являются концентрические дорожки (магнитные, магнитооптические и оптические диски, грампластинки).
Комбинированный документ соединяет в себе две или более форм носителей информации (комплект, состоящий из книги и кассеты, набора слайдов и грампластинки и т.д.).
Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде
- по обстоятельствам их функционирования во внешней среде
а) Классификация документов по регулярности выхода в свет. Периодические документы и Непериодические документы.
б) Классификация документов по времени появления во внешней среде. различают подлинник, оригинал, копию, дубликат.
в) Классификация документов по месту происхождения. различает местный документ, региональный, национальный или общегосударственный и зарубежный или иностранный.