4. Оформление, составление и хранение бухгалтерских документов

4.1. Общие требования к оформлению документов.

Документы, получаемые и подготавливаемые в бухгалтерии, оформляются, как правило, на трех форматах бумаги: А3, А4, А5. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном или денежном выражении;

- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи этих лиц.

В случае необходимости в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, адрес предприятия-автора; основание для совершения операции, зафиксированной документом и т.д.

Общие требования к оформлению реквизитов служебных документов изложены в ГОСТе Р 6.30-97, утвержденном в 1997 г.

4.2. Особенности использования элементов оформления и реквизитов бухгалтерских документов. Бланк

Подбланком понимается чистый лист бумаги, на котором заранее воспроизведено название учреждения-автора, от имени которого документ издается. Бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся при распечатке документа. Бланки с изображением герба РФ или ее субъектов изготавливаются только типографским способом.

Бланки документов должны иметь поля не менее:

левое - 20 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 20мм;

нижнее – 10 мм.

Бланки проектируются с угловым или продольным расположением реквизитов. Обычно применяется два вида бланков – для письма и общий бланк. Они различаются набором реквизитов.

Бланк письма	Общий бланк
Герб	Герб
Эмблема организации	Эмблема организации
Наименование организации-автора	Наименование организации-автора
Справочные данные об организации-авторе	Место для наименования вида документа
Дата документа	Дата документа
Регистрационный номер документа	Регистрационный номер документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа	Место составления или издания документа

Герб

Герб изображается на бланках только в случаях, предусмотренных законодательством. Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки документов с изображением герба РФ или ее субъектов являются типографской продукцией, подлежащей учету. На гербовых бланках проставляют порядковые номера и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале). Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.