Интеграция с программой Microsoft Outlook

Импортировав план проекта в программу Microsoft Outlook, можно создать меха­низм напоминания сотрудникам о необходимости выполнения определенной работы в заданное время. Если вы создали в Microsoft Outlook список людей, его можно включить в проект как дополнительные ресурсы. В этом разделе вы уз­наете, как импортировать список задач из программы Microsoft Outlook в Microsoft Project и создавать набор ресурсов с помощью Microsoft Outlook.

Сначала создадим список задач в Microsoft Outlook и импортируем его в Microsoft Project.

• Нажмите кнопку Пуск (Start) на Панели задач (Taskbar) операционной системы Windows. На экране появится основное меню.

• Выберите команду Все программы ♦ Microsoft Office ♦ Microsoft Office Outlook 2003 (All Programs ♦ Microsoft Office ♦ Microsoft Office Outlook 2003) из основного меню.

• Если вы запустили программу Microsoft Outlook в первый раз, то начнет работу мастер настройки программы и на экране появится первый диалог этого мастера (Рис. 7.29).

• Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы продолжить настройку Microsoft Outlook. На экране появится второй диалог мастера настройки (Рис. 7.30).

Рис. 7.29. Первый диалог мастера настройки Outlook 2003

Рис. 7.30. Второй диалог мастера настройки Outlook 2003

Если вы хотите использовать Microsoft Outlook в качестве почтовой программы, то надо установить переключатель Обновить (Update), а если вы хотите про­должать пользоваться старой почтовой программой, то надо установить переключатель Пропустить (Skip) (Рис. 7.33).

Рис. 7.31. Третий диалог мастера Outlook 2003

• Установите переключатель Нет (No), чтобы не настраивать учетные записи электронной почты, и нажмите кнопку Готово (Finish) для завершения работы мастера настройки. На экране появится рабочее окно программы Microsoft Outlook (Рис. 7.32).

Рис. 7.32. Рабочее окно программы Microsoft Outlook

• Щелкните мышью на ссылке Задачи (Tasks). В окне программы появится страница для создания списка задач (Рис. 7.33).

Рис. 7.33. Страница для создания списка задач

• В верхнюю ячейку столбца Тема (Subject) введите название задачи Строительство гаража.

• Нажмите клавишу Enter для завершения ввода задачи.

• Щелкните мышью на кнопке с программой Microsoft Project на Панели задач (Taskbar) для перехода к данной программе. Нажмите кнопку создания нового проекта на панели инструментов Стандартная (Standard), чтобы открыть новый документ.

• Выберите команду меню Сервис ♦ Импорт задач из Outlook (Tools ♦ Import Outlook Tasks). На экране появится диалог, предупреждающий о том, что к данным Outlook пытается получить доступ другая задача (Рис. 7.34).

Рис. 7.34. Предупреждающий диалог

• Нажмите кнопку Да (Yes). На экране появится диалог Импорт задач из Outlook (Import Outlook Tasks) (Рис. 7.35).

Рис. 7.35. Диалог Импорт задач из Outlook (Import Outlook Tasks)

• Установите флажок слева от названия задачи Строительство гаража.

• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Импорт задач из Outlook (Import Outlook Tasks). В окне программы Microsoft Project появится импортированный список задач (Рис. 7.36).

Рис. 7.36. Импортированный список задач

Теперь заполним адресную книгу в программе Microsoft Outlook и создадим на ее базе список ресурсов в Microsoft Project.

• Щелкните мышью на кнопке с программой Microsoft Outlook на Панели задач (Taskbar) для перехода к данной программе.

• Выберите команду меню Сервис ♦ Адресная книга (Tools ♦ Address Book)

Рис. 7.37. Окно Адресная книга (Address Book

• Выберите команду меню Файл ♦ Создать адрес (File ♦ New Entry). На экране появится диалог Создание адреса (New Entry") (Рис. 7.38).

Рис. 7.38. Диалог Создание адреса (New Entry)

• Убедитесь, что в списке Тип адреса (Select the entry type) выбрана строка Контакт (New Contact).

• Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалог Создание адреса (New Entry). На экране появится окно Контакт (Contact) (Рис. 7.39).

Рис. 7.39. Окно Контакт (Contact)

• В поле ввода Полное имя (Full Name) введите фамилию Васильев и щелк­ните мышью на поле Эл. почта (E-mail). На экране появится диалог Проверка полного имени (Check Full Name) (Рис. 7.40).

Рис. 7.40. Диалог Проверка полного имени (Check Full Name)

• Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалог Проверка полного имени (Check Full Name).

• В поле ввода Эл. адрес (E-mail) введите электронный адрес vas@mail.ru.

• Щелкните мышью на кнопке [х] в правом верхнем углу окна Контакт (Contact). На экране появится диалог с предложением сохранить изменения (Рис. 7.41).

Рис. 7.41. Диалог с предложением сохранить изменения

• Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения в адресной книге. В центральном поле окна Адресная книга (Address Book) появится новая запись.

• Щелкните мышью на кнопке [х] в правом верхнем углу окна Адресная книга (Address Book), чтобы закрыть окно.

• Щелкните мышью на кнопке с программой Microsoft Project на Панели задач (Taskbar) для перехода к данной программе.

• Выберите команду меню Вид ♦ Использование ресурсов (View ♦ Resource Usage). В окне программы Microsoft Project появится таблица для ввода ресурсов (Рис. 7.42).

Рис. 7.42. Таблица для ввода ресурсов

• Выберите команду меню Вставка ♦ Ресурс из следующего источника ♦ Адресная книга (Insert ♦ New Resource Form ♦ Address Book). На экране поя­вится диалог Выбор ресурсов (Select Resources) (Рис. 7.43).

Рис. 7.43. Диалог Выбор ресурсов (Select Resources)

• Убедитесь, что в списке Имя (Name) выбрана строка Васильев.

• Нажмите кнопку Добавить (Add). В списке Ресурсы (Resources) появится ресурс Васильев.

• Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалог Выбор ресурсов (Select Re­sources). В окне программы Microsoft Project появится импортированный список ресурсов (Рис. 7.44).

Рис. 7.44. Импортированный список ресурсов

• Выберите команду меню Файл ♦ Закрыть (File ♦ Close). На экране появится диалог с предложением сохранить документ (Рис. 7.21).

• Нажмите кнопку Нет (No), чтобы отказаться от сохранения импортированного документа на диске. Диалог закроется, а в окне программы вновь появится план проекта строительства дома.

• Щелкните мышью на кнопке с программой Microsoft Outlook на Панели задач (Taskbar) для перехода к данной программе.

• Выберите команду меню Файл ♦ Выход (File ♦ Exit), чтобы завершить работу программы Microsoft Outlook.

Заметьте, что с помощью команды меню Файл * Отправить (File * Sent To) программы Microsoft Project вы можете отправить по элек­тронной почте изменения в плане проекта другим людям, используя возможности Microsoft Outlook.