Связь с другими программами

При работе с планом проекта может оказаться, что средств программы Microsoft Project вам недостаточно. Например, вам потребуется произвести вычисления с данными проекта и построить различные графики. С другой стороны, может возникнуть ситуация, когда у заказчика или участника проекта отсутствует Microsoft Project.

В этой главе вы узнаете о связи Microsoft Project с другими программами. Обме­ниваясь данными с программой Microsoft Excel [Майкрософт Эксел], вы можете выполнить сложные расчеты с данными проекта, создать разнообразные диа­граммы, а также включить электронную таблицу в план проекта.

Если ваш план проекта получился достаточно большим, может оказаться удоб­ней работать с данными проекта, используя базу данных программы Microsoft Access [Майкрософт Эксес]. Эту программу также удобно использовать для по­полнения существующей базы данных информацией из проекта и, наоборот, для включения базы данных в план.

Импортировав план проекта в программу Microsoft Outlook [Майкрософт Аутлук], можно создать механизм напоминания сотрудникам о необходимости выполне­ния определенной работы в заданное время. Если вы создали в Microsoft Outlook список людей, его можно включить в проект как дополнительные ресурсы.

Если экспортировать план проекта в Web-формат и разместить его на сайте, то с планом сразу могут познакомиться другие участники и заказчик, что сущест­венно повысит эффективность совместной работы над проектом.

Если вы экспортируете диаграмму из плана проекта в изображение, то потом в графическом редакторе будет возможность внести изменения или просмотреть рисунок.

Интеграция с программой Microsoft Excel

При создании проекта может оказаться, что у некоторых участников проекта установлена только программа Microsoft Excel. В этом случае следует воспользо­ваться возможностью интеграции программ Microsoft Project и Microsoft Excel. Кроме того, Microsoft Excel полезно использовать для выполнения сложных рас­четов с данными проекта, создания разнообразных диаграмм. В этом разделе вы рассмотрите интеграцию с программой Microsoft Office Excel 2003, т.е. узнаем, как копировать электронную таблицу в план проекта, перемещать диаграмму Ганта в документ Microsoft Excel, импортировать и экспортировать план проекта.

Сначала скопируем ячейки электронной таблицы в план проекта.

• Нажмите кнопку Пуск (Start) на Панели задач (Taskbar) операционной системы Windows. На экране появится основное меню.

• Выберите команду Все программы ♦ Microsoft Office ♦ Microsoft Office Excel 2003 (All Programs ♦ Microsoft Office ♦ Microsoft Office Excel 2003) из основного меню. На экране появится рабочее окно программы Microsoft Excel (Рис. 7.1).

Рис. 7.1. Рабочее окно программы Microsoft Excel

• Нажмите комбинацию клавиш Alt+F1. чтобы закрыть Область задач (Task Рапе) в правой части рабочего окна программы Microsoft Excel (Рис. 7.2).

• В ячейку А1 введите слово Microsoft.

Рис. 7.2. Область задач (Task Pane) скрыта

• В ячейку А2 введите слово Project (Рис. 7.3).

Рис. 7.3. Заполненные ячейки

• Установите указатель мыши на ячейку А1.

• Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши.

• Не отпуская левую кнопку мыши, переместите мышь к ячейке А2.

• Отпустите левую кнопку мыши. Диапазон ячеек А1 :А2 будет выделен.

• Нажмите кнопку копировать на панели инструментов Стандартная (Standard). Выде­ленный диапазон ячеек будет скопирован в буфер обмена.

• Щелкните мышью на кнопке с программой Microsoft Project на Панели задач (Taskbar) для перехода к данной программе.

• Нажмите кнопку создания нового документа на панели инструментов Стандартная (Standard), чтобы открыть новый документ.

• Щелкните мышью на первой ячейке столбца Название задачи (Task Name).

• Нажмите кнопку вставить на панели инструментов Стандартная (Standard). В окне программы Microsoft Project появится список задач (Рис. 7.4).

Рис. 7.4. Вставленные данные из электронной таблицы

Иными словами, программа Microsoft Project интерпретировала вставленные из электронной таблицы данные как список задач.

• Выберите команду меню Файл ♦ Закрыть (File ♦ Close). На экране появится диалог с вопросом о сохранении документа (Рис. 7.5).

Рис. 7.5. Диалог с вопросом о сохранении документа

• Нажмите кнопку Нет (No), чтобы закрыть диалог и не сохранять документ.

Теперь скопируем диаграмму Ганта в программу Microsoft Excel.

• Выберите команду меню Вид ♦ Диаграмма Ганта (View ♦ Gantt Chart) для перехода к диаграмме Ганта в нашем плане проекта.

• Перетащите мышью полоску, разделяющую список задач и диаграмму Ганта, в крайнее левое положение, чтобы весь экран занимала диаграмма (Рис. 7.6).

Рис. 7.6. Диаграмма Ганта

• Выберите команду меню Правка ♦ Копировать рисунок (Edit ♦ Сору Picture). На экране появится диалог Копирование рисунка (Copy Picture) (Рис. 7.7).

Рис. 7.7. Диалог Копирование рисунка (Copy Picture)

• Если в группе элементов управления Преобразовать изображение (Render image) не установлен переключатель для отображения на экране (For screen), то установите его, чтобы скопировать рисунок в буфер обмена.

• Убедитесь, что в группе Копировать (Сору) установлен переключатель отображаемые строки (Rows on screen) для копирования всего содержимого рабочего окна программы.

• Если в группе Шкала времени (Timescale) не установлен переключатель как на экране (As shown on screen), то установите его, чтобы при копировании сохранить шкалу времени неизменной.

• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Копирование рисунка (Сору Picture). Диаграмма Ганта будет скопирована в буфер обмена.

• С помощью мыши верните полоску, разделяющую список задач и диаграмму Ганта, в прежнее центральное положение.

• Щелкните мышью на кнопке с программой Microsoft Excel на Панели задач (Taskbar) для перехода к данной программе.

• Щелкните мышью на ячейке A3.

• Выберите команду меню Правка ♦ Вставить (Edit ♦ Insert). В электронную таблицу будет вставлена диаграмма Ганта (Рис. 7.8).

Рис. 7.8. Диаграмма Ганта в Excel

Сейчас импортируем план проекта из Microsoft Excel в Microsoft Project.

• Нажмите кнопку создания нового документа на панели инструментов Стандартная (Standard), чтобы открыть новый документ в Microsoft Excel.

• Если в рабочем окне программы Microsoft Excel отсутствует панель Область задач (Task Pane), то выберите команду меню Вид ♦ Панели инструментов ♦ Область задач (View ♦ Toolbars ♦ Task Pane). В правой части рабочего окна программы Microsoft Excel появится панель Область задач (Task Pane) (Рис. 7.1).

• Из открывающегося списка в верхней части Области задач (Task Pane) выберите Создание книги (New Workbook). Вид панели Область задач (Task Pane) изменится (Рис. 7.9).

Рис. 7.9. Панель Создание книги (New Workbook)

• В разделе Шаблоны (Templates) на панели Создание книги (New Workbook) щелкните мышью на ссылке На моем компьютере (On my computer), чтобы открыть диалог Шаблоны (Templates).

• Выберите вкладку Решения (Spreadsheet Solutions) (Рис. 7.10).

Рис. 7.10. Вкладка Решения (Spreadsheet Solutions) диалога Шаблоны (Templates)

• Щелкните мышью на значке с надписью Шаблон импорта списка задач Microsoft Project (Microsoft Project Task List Import Template).

• Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалог Шаблоны (Templates).

• В окне программы Microsoft Excel выберите лист Таблица_задач (TaskJTable) (Рис. 7.11).

Рис. 7.11. Шаблон для списка задач

Обратите внимание, что названия столбцов шаблона практически совпадают с названиями полей списка задач Microsoft Project.

• В ячейку А2 введите номер задачи 1.

• В ячейку В2 введите название работы Обустройство двора.

• В ячейку С2 введите длительность задачи 5 дней (5 days).

• Выберите команду меню Файл ♦ Сохранить как (File ♦ Save As). На экране появится диалог Сохранение документа (Save As) (Рис. 7.12).

Рис. 7.12. Диалог Сохранение документа (Save As)

• В открывающемся списке Папка (Save in) выберите диск для документа.

• В списке файлов и каталогов выберите папку, в которой будет сохранен документ.

• Убедитесь, что в открывающемся списке Тип файла (Save as type) выбрана строка Книга Microsoft Office Excel (Microsoft Office Excel Workbook) для сохранения документа в виде электронной таблицы.

• В поле ввода Имя файла (File name) введите имя создаваемого файла Импорт-таблица. Расширение .xls будет присвоено имени файла автоматически.

• Нажмите кнопку Сохранить (Save), чтобы закрыть диалог Сохранение доку­мента (Save As). Документ будет сохранен на диске.

• Щелкните мышью на кнопке с программой Microsoft Project на Панели задач (Taskbar) для перехода к данной программе.

• Нажмите кнопку Открыть на панели инструментов Стандартная (Standard). На экране появится диалог Открытие документа (Open) (Рис. 7.13).

Рис. 7.13. Диалог Открытие документа (Open)

• В открывающемся списке Папка (Look in) выберите диск, на котором хра­нится документ Импорт-таблица.

• В списке файлов и каталогов выберите папку с документом.

• В открывающемся списке Тип файла (File of type) выберите строку Книги Microsoft Excel (Microsoft Excel Workbooks) для загрузки электронной таблицы.

• Щелкните мышью на имени файла Импорт-таблица в списке каталогов.

• Нажмите кнопку Открыть (Open). Диалог Открытие документа (Open) будет закрыт, а на экране появится первый диалог мастера импорта (Рис. 7.14).

Рис. 7.14. Первый диалог мастера импорта

• Нажмите кнопку Далее (Next). На экране появится второй диалог мастера импорта (Рис. 7.15). В английской версии программы этому диалогу предше­ствует диалог выбора формата данных.

Рис. 7.15. Второй диалог мастера импорта

• Установите переключатель Создать новую схему (New map) для создания новой схемы импорта.

• Нажмите кнопку Далее (Next). На экране появится третий диалог мастера импорта (Рис. 7.16).

Рис. 7.16. Третий диалог мастера импорта

• Если не установлен переключатель Создать новый проект (As a new project), то установите его, чтобы при импорте документа был создан новый проект.

• Нажмите кнопку Далее (Next). На экране появится четвертый диалог мастера импорта (Рис. 7.17).

Рис. 7.17. Четвертый диалог мастера импорта

• В группе элементов управления Выберите тип данных для импорта (Select the types of data you want to import) установите флажок Задачи (Tasks) для импорта задач.

• Нажмите кнопку Далее (Next). На экране появится пятый диалог мастера им­порта (Рис. 7.18).

Рис. 7.18. Пятый диалог мастера импорта

В столбцах Из: поле Excel (From: Excel Fields) и В: поле Microsoft Project (To: Microsoft Office Project Field) центральной таблицы диалога отображаются на­звания полей программ Microsoft Excel и Microsoft Project, которые будут соот­ветствовать друг другу при импорте. Эти поля можно изменить, но предлагае­мый по умолчанию вариант является приемлемым.

• Нажмите кнопку Далее (Next). На экране появится последний диалог мастера импорта (Рис. 7.19).

Рис. 7.19. Последний диалог мастера импорта

• Нажмите кнопку Готово (Finish), чтобы завершить работу мастера импорта. В окне программы Microsoft Project появится импортированный план проекта (Рис. 7.20).

Рис. 7.20. Импортированный план проекта

• Выберите команду меню Файл ♦ Закрыть (File ♦ Close). На экране появится диалог с предложением сохранить документ (Рис. 7.21).

Рис. 7.21. Диалог с предложением сохранить документ

• Нажмите кнопку Нет (No), чтобы отказаться от сохранения импортированного документа на диске. Диалог закроется, а в окне программы снова появится план проекта строительства дома.

Давайте экспортируем план проекта из программы Microsoft Project в Microsoft Excel.

• В Microsoft Project выберите команду меню Файл ♦ Сохранить как (File ♦Save As). На экране появится диалог Сохранение документа (Save As) (Рис. 7.22).

Рис. 7.22. Диалог Сохранение документа (Save As)

• В открывающемся списке Папка (Save in) выберите диск для документа.

• В списке файлов и каталогов выберите папку, в которой будет сохранен документ.

• В открывающемся списке Тип файла (Save as type) выберите строку Книга Microsoft Excel (Microsoft Excel Workbook) для экспорта документа в электронную таблицу.

• В поле ввода Имя файла (File name) введите имя создаваемого файла Экспорт- таблица. Расширение .xls будет присвоено имени файла автоматически.

• Нажмите кнопку Сохранить (Save), чтобы закрыть диалог Сохранение доку­мента (Save As). На экране появится первый диалог мастера экспорта (Рис. 7.23).

Рис. 7.23.Первый диалог мастера экспорта

• Нажмите кнопку Далее (Next). На экране появится второй диалог мастера экспорта (Рис. 7.24).

Рис. 7.24. Второй диалог мастера экспорта

• Установите переключатель Шаблон проекта (Excel) (Project Excel Template), чтобы использовать шаблон проекта программы Microsoft Excel при экспорте.

• Нажмите кнопку Готово (Finish) для завершения работы мастера экспорта.

• Щелкните мышью на кнопке с программой Microsoft Excel на Панели задач (Taskbar) для перехода к данной программе.

• Нажмите кнопку Открыть на панели инструментов Стандартная (Standard). На экране появится диалог Открытие документа (Open) (Рис. 7.25).

Рис. 7.25. Диалог Открытие документа (Open)

• В открывающемся списке Папка (Look in) выберите диск, на котором хранится документ Экпорт-таблица.

• В списке файлов и каталогов выберите папку с документом.

• Щелкните мышью на имени файла Экпорт-таблица в списке файлов и каталогов.

• Нажмите кнопку Открыть (Open). Диалог Открытие документа (Open) будет закрыт, а в окне программы Microsoft Excel на листе Таблица_задач (Task_Table) появится экспортированный из Microsoft Project список задач плана проекта (Рис. 7.26).

Обратите внимание, что формат представления экспортированного плана проекта похож на исходный вариант плана в Microsoft Project.

Рис. 7.26. Экспортированный в Microsoft Excel список задач

• Щелкните мышью на ярлыке листа Таблица_ресурсов (Resource_Table). В окне программы появится экспортированный из Microsoft Project список ресурсов плана проекта (Рис. 7.27).

Рис. 7.27. Экспортированный в Microsoft Excel список ресурсов

• В Microsoft Excel выберите команду меню Файл ♦ Выход (File ♦ Exit). На эк­ране появится диалог с предложением сохранить документ (Рис. 7.28).

Рис. 7.28. Диалог с предложением сохранить документ

• Нажмите кнопку Нет (No), чтобы отказаться от сохранения экспортированного документа на диске. Диалог закроется, и работа программы Microsoft Excel будет завершена.

Следует отметить, что вы можете экспортировать в Microsoft Excel часть созданного плана, а также использовать импортированные из Excel данные для добавления в существующий план.