пр6-8

ГЛАВА 5. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

EXCEL

Рассмотренные основные компоненты Excel и их использование для хранения требуемых массивов информации и решения типовых вычислительных задач завершим знакомством с дополнительными возможностями электронных таблиц.

5.1. Печать повторяющихся заголовков

Распечатка больших по объему таблиц часто требует вывод на каждом следующем листе ее заголовочной части (шапки).

Методика настройки печати повторяющихся заголов-

ков:

∙активизировать пункт меню «Файл»;

∙выбрать подпункт «Параметры страницы»;

∙проконтролировать открытие одноименного окна:

;

∙активизировать вкладку «Лист»;

∙настроить в подокнах области «Печатать на каждой странице» диапазон ячеек «сквозные строки» или «сквозные столбцы» в зависимости от ориентации таблицы;

∙проконтролировать настройку кнопкой «Просмотр»;

∙подтвердить применение кнопкой «ОК».

133

5.2.Фиксация на экране требуемой области больших таблиц

При работе с большими (длинными) таблицами используются полосы прокрутки, которые в обычном режиме работы предполагают перемещение информации (данных) за пределы видимости окна. MS Excel имеет возможность фиксации (закрепления) требуемой части данных на экране.

Методика фиксации:

∙выделить ячейку, выше (левее) которой необходимо зафиксировать информацию;

∙активизировать пункт меню «Окно»;

∙выбрать и активизировать подпункт «Закрепить область». Для отмены фиксации следует повторить 1-2 пункты ме-

тодики:

∙выбрать и активизировать подпункт «Снять закрепление области».

5.3. Сортировка данных

Работа с массивами однотипных данных часто требует их представления в различной последовательности. MS Excel позволяет сортировать массивы данных по нужному полю в тре-

буемой последовательности.

Методика сортировки данных:

∙выделить сортируемый диапазон;

∙активизировать пункт меню «Данные»;

∙выбрать и активизировать подпункт ;

∙проконтролировать открытие окна:

;

134

∙выбрать в подокне «Сортировать по» название поля (обозначению столбца) по которому проводится сортировка;

∙активизировать в одноименном подокне требуемые функции сортировки (по возрастанию или убыванию);

∙настроить (при необходимости) второй и третий уровни сортировки (имеет смысл только при повторяющихся данных в первом сортируемом поле);

∙подтвердить настройку кнопкой «ОК».

Внимание! Сортируемый диапазон данных должен быть непрерывным. При выделении пользователем части диапазона программа выдаст окно:

Выбор варианта «Автоматически расширить выделенный диапазон» приведет к выделению всего сортируемого диапазона.

При выборе варианта «Сортировать в пределах указанного выделения» взаимосвязь между сортируемыми данными и данными, оставшимися за пределами выделения, не учитывается.

5.4. Настройка фильтра

Решение ряда задач требует анализа только конкретных данных в массиве. Их вборка из общего списка возможна на-

стройкой опции «Фильтр».

Методика настройки фильтра:

∙выделить анализируемый диапазон (масиив) данных;

∙активизировать пункт меню «Данные»;

∙выбрать подпункт ;

∙выбрать и активизировать из выпадающего подменю пункт «Автофильтр»;

135

∙проконтролировать появление символа наличия списка в верхней строке фильтруемого диапазона;

∙активизировать список в требуемом столбце нажатием символа ;

∙проконтролировать открытие подокна списка, содержащего все записи данного столбца и выбрать нужную запись;

∙повторить два последних пункта (при необходимости) для усечения списка в следующих столбцах диапазона;

∙проконтролировать результат.

Для перенастройки фильтра следует:

∙активизировать пункт меню «Данные»;

∙выбрать подпункт ;

∙выбрать и активизировать из выпадающего подменю подпункт «Отобразить все»;

∙повторить четыре последних пункта методики на-

стройки фильтра.

Отмена функции настройки фильтра осуществляется снятием знака с подпункта «Автофильтр» в меню «Данные» подменю «Фильтр».

5.5. Автоматическое подведение итогов

Часто решение задач требует подведения промежуточных

иобщих итогов вычислений. Для этого можно использовать:

∙ручную настройку формул в требуемых ячейках;

∙автоматический вариант подведения «Итогов».

Методика автоматической настройки подведения «Итогов»:

∙произвести сортировку данных по планируемому полю подведения итогов (методику см. выше);

∙выделить диапазон данных;

∙активизировать пункт меню «Данные»;

∙выбрать подпункт «Итоги …»;

∙проконтролировать открытие окна «Промежуточные итоги»:

136

;

∙выбрать в подокне «При каждом изменении в:» название (номер) столбца для подведения итогов;

∙установить в подокне «Операция» нужную функцию (суммирование, произведение, подсчет количества и т.д.);

∙выбрать в подокне «Добавить итоги по:» названия столбцов по которым следует подвести итоги;

∙установить (при необходимости) дополнительные настройки в нижних подокнах;

∙подтвердить настройку кнопкой «ОК»;

∙проконтролировать появление дополнительных строк с подсчитанными итогами и элементов настройки уровней группировки в левой части окна.

Внимание! Отмена автоматически сформированных итогов осуществляется кнопкой «Убрать все», расположенной внизу окна настройки «Промежуточных итогов».

5.6. Одновременный ввод данных на нескольких «Листах»

Некоторые решаемые задачи содержат ряд аналогичных данных. Например, шаблон регистрации массивов измерения температуры в различные месяцы (за январь, февраль, март и т.д.) имеет однотипную структуру и заголовки таблиц при разных значениях данных. MS Excel позволяет автоматизировать процесс создания шаблона решения таких задач.

Методика одновременного ввода (замены, удаления) данных на нескольких «Листах»:

137

∙выделить все требуемые «Листы» в поле их обозначения (щелчком на названии «Листа», удерживая нажатой клавишу Ctrl);

∙ввести (заменить, удалить) необходимые данные (текст, значения, формулы) в требуемых ячейках на активном «Листе»;

∙оформить (при необходимости) требуемые настройки и вид таблицы;

∙снять выделение с «Листов» (щелчком на названии любого из них);

∙проконтролировать произведенные действия (поочередным открытием настраиваемых «Листов»).

5.7. Настройка функции проверки ввода данных

Ошибки в формате или значении данных допущенные при их вводе в процессе решения задачи не позволяют получить правильный результат. В MS Excel существует возможность проверки вводимых данных.

Методика настройки проверки вводимых данных:

∙выделить требуемую ячейку (блок);

∙активизировать пункт меню «Данные»;

∙выбрать подпункт «Проверка…»;

∙проконтролировать открытие окна:

;

∙проконтролировать активизацию (активизировать) вкладку «Параметры»;

138

∙в подокне «Тип данных» установить требуемый из предлагаемого списка;

∙настроить варианты значений в соответствии с выбранным типом. Например для действительных чисел:

;

∙активизировать (при необходимости) вкладку «Сообщение для ввода» и ввести требуемые текстовые подсказки (например):

;

∙активизировать вкладку (при необходимости) «Сообщение об ошибке» и создать требуемый текст сообщения (например):

;

139

∙подтвердить настройки кнопкой «ОК»

После данной настройки для выбранной ячейки (диапазона) при ее активизации будет появляться рядом настроенное сообщение:

В случае попытки ввода данных, не соответствующих настройкам, программа выдаст следующее окно:

Рассмотренные дополнительные свойства позволяют расширить возможности пользователя по улучшению качества решаемых задач. Повышают универсальность решения однотипных задач.

Контрольные вопросы 5

1.Когда следует применять настройку печати повторяющихся заголовков?

2.Как зафиксировать на экране определенный участок данных при работе с большими массивами?

3.Как произвести сортировку данных в массиве?

4.Как настроить видимость выборки конкретных данных в массиве?

5.Какова методика настройки автоматического подведения итогов?

6.В каких задачах и по какой методике осуществляется ввод данных на нескольких «Листах» одновременно?

7.Как настроить проверку вводимых данных?

140

Приложение 1.1

На кондитерской фабрике выпускается продукция следующих групп: - конфетная – d наименований;

-карамель– f наименований;

-зефир (пастила) – h наименований;

-печенье – i наименований;

-шоколад – j наименований.

Для автоматизированной системы управления необходимо разработать базу данных (электронную таблицу) контроля выпуска продукции по каждому наименованию каждой группы продукции на k-ое полугодие (по декадам). В трети исходных данных предусмотреть изменение значений в диапазоне ±20%.

Предусмотреть расчет по каждому виду:

-средней производительности поквартально (ц);

-максимальной производительности поквартально (ц);

-суммарного выпуска поквартально (т).

-суммарного выпуска за полугодие (т). Предусмотреть расчет:

-суммарного кол-ва продукции каждой группы за полугодие (т);

-значений отклонений выпуска по каждому наименованию от среднего за каждый квартал по декадам, если они превышают заданное ( ) %.

Построить диаграммы подекадного выпуска продукции по

месяцам и отклонений значений от среднего превышающих .

141

Приложение 1.2

Ликероводочный завод специализируется на выпуске продукции следующих групп: - водки – k наименований;

-настойки – i наименований;

-ликеры – m наименований;

-коньяки – n наименований;

-бальзамы – p наименований;

Для автоматизированной системы контроля количества готовой продукции каждого наименования, каждой группы за год (по месяцам) необходимо разработать базу данных (электронную таблицу). В трети исходных данных по каждому наименованию предусмотреть изменение значений в диапазоне ±30%.

Предусмотреть расчет по каждому виду:

-суммарного выпуска за кварталы и за год (ед.);

-среднего значения поквартально и за год (литры);

-суммарного выпуска поквартально (декалитры);

-суммарного выпуска за год (ед.);

-общего суммарного выпуска (т);

-значений отклонений выпуска от среднего, если они

превышают заданные значения . Предусмотреть расчет:

- суммарного количества продукции каждой группы за год (т). Построить диаграммы за год:

- выпуска продукции (по месяцам);

- отклонений значений от средних, превышающих . Внимание! Наименования продукции каждой группы

должны соответствовать реально выпускаемым.

142