- •1. Теоретические основы документооборота и его автоматизации
- •1.2 Организация документооборота в банках
- •Документация по операциям банка.
- •1.3. Базы данных. Общая характеристика реляционной модели данных.
- •Типы данных
- •Простые типы данных
- •Структурированные типы данных
- •Ссылочные типы данных
- •Типы данных, используемые в реляционной модели
- •Отношения, атрибуты, кортежи отношения. Определения и примеры
- •Свойства отношений
- •Первая нормальная форма
- •2. Анализ предметной области
- •2.1 Постановка задачи проектирования базы данных.
- •Ф. Зао акб «Экспресс-Волга» возглавляет управляющий, который назначается и освобождается от должности
- •2.2 Анализ программных средств.
- •Сэд "Электронное дело"
- •2.3 Анализ документации. Создание инфологической модели
- •3. Реализация базы данных в ms Access
- •3.1 Создание таблиц и связей
- •3.2 Создание запросов
- •3.3 Создание форм
- •3.4 Создание интерфейса
- •4. Результативность дипломной работы специалиста
- •Список использованных источников
2.2 Анализ программных средств.
Lotus Notes
Компания Lotus была пионером во многих направлениях софтверного бизнеса: десять лет назад у электронной таблицы Lotus 1-2-3 просто не было достойных конкурентов, а почтовая программа CC-mail долго оставалась лучшей корпоративной почтовой системой. Это была первая и долгое время единственная система, реально позволяющая обеспечить быстрое создание единого информационного пространства и системы корпоративных коммуникаций компании.
Lotus - это подразделение IBM, сохранившее некоторую самостоятельность и торговую марку «Lotus».
Lotus Notes представляет собою гибрид СУБД и почтовой системы, обладающий рядом интересных особенностей и рядом возможностей для организации структурированной коммуникации - форумы, календари и так далее.
Главной особенностью лотусовской базы данных является ее ориентация на хранение больших плохо структурированных документов и коллективную работу с ними. В LN реализована система управления правами пользователей, позволяющая назначать права отдельным пользователям и их группам как на базы данных, так и на документы и их отдельные поля. Поддерживается аутентификация документов с помощью электронной подписи - при помещении в базу созданный или модифицированный документ может подписываться сотрудником, который с ним работал.
Почтовая программа и прочие приложения (форумы, календарное планирование и другие) надстроены над этой самой системой хранения документов. Адресные книги, папки с письмами, календари также являются записями в базе данных, и на них распространяются все общие механизмы, например, версии, поддержка коллективной работы и многое другое.
Еще одним базовым механизмом, впервые реализованным именно в Lotus Notes, является репликация - возможность серверов LN синхронизировать свои базы, пересылая друг другу документы в свободное от основной работы время.
Предусмотрена и возможность разработок специализированных приложений в среде LN. Для этой цели в систему встроен язык программирования (Lotus script), открывающий доступ к API системы и позволяющий создавать достаточно сложные приложения. Можно также разрабатывать приложения для Lotus на более традиционных Java & JavaScript, к которым также имеются библиотеки объектов для работы с Lotus’овским API.
Рис. ???
Лотус как система документооборота
LN позволяет быстро создать корпоративное хранилище документов и обеспечить базовые процедуры работы с ним.
Достоинством LN как среды разработки является наличие ряда встроенных механизмов работы с документами.
Lotus Notes сохраняет популярность у IT-менеджеров и продолжает свою экспансию в крупные российские компании.
Сэд "Электронное дело"
«Электронное ДЕЛО» - программный комплекс, разработанный на базе платформы «ДЕЛО» (Российская Федерация) и адаптирован под нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела. «Электронное ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию традиционного делопроизводства, так и полноценное управление электронными документами (в том числе и предметного контура организации). Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям управления организацией.
«Электронное ДЕЛО» - масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организации любого размера от единиц до тысяч рабочих мест. Возможность использования конкурентных лицензий позволяет организовать эффективный доступ к системе пользователям, обрабатывающим незначительное количество документов с экономией денежных ресурсов для организации.
Особенность системы – возможность реализации в базовой поставке всех основных задач организации по управлению документами.
Общие характеристики:
• возможность автоматизировать как управленческий, так и специализированный контур документооборота организации, адаптировать систему под требования заказчика (на-страиваемость системы);
• организация удаленного доступа с помощью web-интерфейса (ДЕЛО-WEB);
• мобильная работа руководителей и специалистов в on-line и off-line режиме;
• использование широко применяемых технологических платформ (Oracle, MS SQL)
• обеспечение необходимого уровня защиты информации;
• поддержание полного цикла работы с проектами документов;
• возможность интеграции с другими программными продуктами;
• возможность массового перевода документов в электронный вид с прикреплением элек-тронного образа документа к регистрационной карточке (сканирование, поточное скани-рование);
• простой в работе и интуитивно понятный интерфейс.
Область применения:
• автоматизация работы канцелярии/секретариата;
• организация смешанного бумажно-электронного документооборота в масштабах организации (в том числе и филиалов);
• внедрение полного электронного документооборота (безбумажных технологий) с ис-пользованием ЭЦП;
• организация управления фондом технической документации (стандарты, ТНПА и т.д.);
• автоматизация работы ведомственного архива организации.
Рис. ???
Преимущества:
Для руководителей различных уровней:
- быстрый поиск документов, поручений и другой информации;
- воссоздание «виртуального рабочего места» руководителя – его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами;
- упорядочение массивов документов, требующих ознакомления, визирования и подписания, наложения резолюций, контроля исполнения и т.п., путем распределения их по специальным папкам внутри кабинета;
- унификация процессов работы с документами в организации;
- широкие возможности ограничения доступа сотрудников к документам, что обеспечивает удобство и безопасность работы с конфиденциальной информацией;
- существенное сокращение сроков согласования и прохождения документов и, как следствие, значительное ускорение процесса принятия важнейших управленческих решений;
- получение сводных аналитических отчетов, в том числе по исполнительской дисциплине;
- специализированные мобильные решения с адаптированным интерфейсом.
Для сотрудников канцелярии, делопроизводителей:
-быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
- контроль сроков исполнения документов и самостоятельных поручений;
- удобный и быстрый поиск документов и поручений;
- полнотекстовый поиск по распознанным документам;
- программное формирование реестров внешней и внутренней отправки документов;
- автоматическая надпечатка конвертов;
- программное формирование отчетов по документообороту организации и по исполнению документов, как в подразделениях, так и по каждому сотруднику в отдельности;
- организация оперативного хранения документов с возможностью передачи в обособленную подсистему «Архивное ДЕЛО» или «eDocLib».
Дополнительные преимущества для госорганов Республики Беларусь:
- интеграция с почтой госорганов Mailgov и Системой межведомственного электронного документооборота (СМДО);
- программное формирование отчета по документообороту в соответствии с формой, утвержденной Национальным статистическим комитетом (возможность выбора критериев формирования отчета);
- программное формирование отчета по обращениям граждан и юридических лиц, предоставляемого в аппарат Совета Министров (возможно использование для внутриведомственной аналитической работы).
Сотрудники компании принимают активное участие в рабочей группе по вопросам интеграции ведомственных систем электронного документооборота с системой межведомственного электронного документооборота.
СЭД «Электронное ДЕЛО» обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
Система «ДЕЛО», и решения, созданные на ней, эффективно используют более 200 организаций Республики Беларусь и более 5700 в России, Украине, Казахстане. Система способна обеспечить электронный документооборот любого предприятия и любой организации, а также повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это, в свою очередь, оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба.
С помощью системы возможно создание единого информационного пространства между системами, не связанными друг с другом, на основе сервера электронного взаимодействия (СЭВ).
Использование методов криптографической защиты информации (ЭЦП и шифрование) позволит организовать защищенный юридически значимый документооборот.
СЭД «Электронное ДЕЛО» отличается полной функциональностью и технической завершенностью решения, доступной сразу после ее покупки. Она уже содержит каждую из функций, необходимых для организации управления документами на высоком уровне.
Наличие открытого API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «Электронное ДЕЛО» с любыми информационными системами и бизнес-программами, используемыми организацией-заказчиком.
LanDocs
Программно-технологическая платформа документооборота LanDocs разработана специалистами компании ЛАНИТ. Спроектированные с ее использованием информационно-технологические решения позволяют на единой системной основе выстроить эффективную и комфортную среду поддержки всего спектра делопроизводственных процессов современного предприятия. Базовая функциональность, состав модулей и программные интерфейсы позволяют предоставить пользователям всех категорий необходимые им средства работы с электронными документами. Решения на основе LanDocs отличает хорошая масштабируемость: в контур документооборота, обслуживаемого системой, могут быть включены как пользователи локальной вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений.
Примеры законченных бизнес-решений, реализуемых в сжатые сроки на платформе LanDocs:
согласование документов в электронной форме;
организация оперативной обработки внешних обращений;
контроль исполнения документов и заданий;
подготовка наглядной отчетности по д вижению документов;
организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;
организация защищенного корпоративного архива электронных документов.
Система представлена на рынке с 1997 года. Заказчику проекта автоматизации документооборота предоставляется полный комплекс услуг: от обследования состояния документационного обеспечения управления на объекте автоматизации до гарантийного и постгарантийного сервиса технической поддержки. Программное обеспечение LanDocs сертифицировано на соответствие российским государственным стандартам ГОСТ Р (сертификат № РОСС RU.МЕ20.Н 01367).
Внедрение системы документооборота на платформе LanDocs позволяет заказчику решить следующие задачи:
Задачу увеличения темпа документооборота (в том числе и в в критически важных бизнес-процессах) до необходимого предприятию уровня; Решается путем широкого внедрения электронных взаимодействий исполнителей (предполагающих передачу электронных данных взамен физического перемещения документов);
Задачу достижения необходимого уровня исполнительской дисциплины; Решается путем внедрения автоматизированных форм контроля действий исполнителей и подготовки специализированной отчетности;
Задачу повышения качества управленческих решений на разных уровнях управления;
Решается посредством отбора и своевременной доставки необходимых для принятия решения документов на рабочие места лиц, принимающих решение, представления подборок деловых документов в наиболее удобном виде;
Задачу достижения необходимого уровня автоматизма и безошибочности при работе исполнителей с документами; Решается путем использования предопределенных маршрутных технологий обработки документов (Workflow), продуманной организации автоматических и персональных (с участием человека) функций контроля;
Задачу организации эффективного и безопасного доступа сотрудн иков заказчика к знаниям, накопленным в виде массы корпоративных документов; Решается путем систематизации документных фондов, заведением содержательных корпоративных классификаторов, широким применением современных методов поиска и защиты электронных данных;
Задачу выстраивания надежной системы защиты корпоративных документов от различных видов несанкционированного доступа; Решается интегрированным использованием в системе технологий электронно-цифровой подписи и криптозащиты;
Задачу организации целостного согласованного документооборота в системе территориально-распределенных подразделений; Для решения этой задачи LanDocs предоставляет специализированные компоненты, отвечающие за межофисные обмены и синхронизацию данных, размещенных на разнесенных площадках.
На платформе LanDocs сегодня разработаны и внедряются как системы автоматизации административного делопроизводства традиционного типа, так и далеко выходящие за рамки задач собственно делопроизводства системы управления сложными бизнес-процессами, интегрированные в общую корпоративную информационную среду.
Основная функциональность
Регистрация и поиск (включая поиск по полнотекстовому индексу) документов
Организация совместной работы с документами (отправка документов на ознакомление, рассмотрение, визирование, подписание, исполнение и т.п. с контролем делопроизводственных статусов)
Обмен деловыми документами и сообщениями
Автоматизированный контроль исполнения поручений
Получение отчетности по документообороту
Входящая корреспонденция |
Администрирование |
Сообщения по документу |
Работа с ЭЦП |
Рис. ???
Optima WorkFlow
Основные виды документов:
ОРД (приказы, указания, распоряжения, поручения, протоколы совещаний)
Входящий документ
Исходящий документ
Внутренние документ
Договоры (соглашения)
Основные бизнес-процессы:
Создание карточки документа
Проверка оформления
Рецензирование документа
Утверждение документа
Согласование документа
Поддержка ЭЦП
Рассылка
Контроль исполнения поручений
Поддержка коллективной работы над документами
Рис. ???
Функции поддержки:
Поиск
Отчеты
Версионность
Аудит всех действий пользователя
Дополнительные функции:
Поддержка архива
Возможность удаленной работы (КПК)
Шифрование данных
Средства интеграции с MS Word, формирование шаблонов документов (робоворд)
Технические характеристики:
Поддержка обмена данными через OLE, File Oriented Application.
Поддержка ОС: Windows 2000/2003/XP/Vista, MCBC
Поддержка СУБД: Microsoft SQL, Oracle
Компоненты Optima WorkFlow
Представленный перечень лицензий может быть не полным. Представленная группировка лицензий носит условный характер и не претендует на правила группировки лицензий Optima WorkFlow.
В поставку базовой комплектации решений по системам документооборота обычно входят лицензии:
- Администратор системы;
- Технолог системы;
- Клиент системы;
- Диспетчер процессов;
- Роботы (автоматические обработчики);
- Монитор системы;
- Контроль исполнительской дисциплины;
- Обработчик организационно-распорядительных документов;
- Подшивка документов;
- Мастер серий документов;
- Мастер настройки БД OPTIMA-WorkFlow;
- Конфигуратор интерфейсов;
- Интерфейс взаимодействия со средствами криптографической защиты информации.
Компоненты системы:
Рис. ???