1.2. Управление экологической документацией

На предприятии должна быть разработана и поддерживаться в рабочем состоянии процедура управления всеми документами, связанными с природоохранной деятельностью, с целью соответствия документов установленным требованиям, поиска документов, использования их в текущей работе и хранения в течение указанного срока.

Документация в области охраны окружающей среды и использования природных ресурсов должна удовлетворять следующим требованиям:

- являться удобной для просмотра, отвечать на вопросы: кем, что, как, когда, где необходимо выполнить;

- иметь учетные номера, легко идентифицироваться по виду производства, подразделению, функции и др.;

- указывать на соответствующие обязанности и полномочия ответственного лица;

- иметь ссылки к смежной, дополняющей или уточняющей документации;

- иметь даты оформления и пересмотра, храниться в течение установленного срока;

- периодически анализироваться и в случае необходимости пересматриваться.

Управление документацией обеспечивает выполнение процедур по разработке, утверждению и использованию документов, контроль их выдачи и доступность на рабочих местах, периодическую проверку и анализ актуальности, внесение изменений, хранение и изъятие устаревших документов. Для управления документацией целесообразно использовать компьютерную технику и программы поиска и хранения документов в электронном виде.

Порядок разработки, утверждения, регистрации, учета, изменения, пересмотра и отмены экологической документации на предприятии устанавливается с учетом положений и требований государственных и ведомственных нормативных документов, требований СТО СЭМ, Инструкции по документационному обеспечению управления на предприятии.

На основании этих документов на предприятии устанавливается следующий порядок управления экологической документацией:

1. Разработка документов. Осуществляется отделом охраны окружающей среды и/или экологом филиала в соответствии с требованиями СТО СЭМ, Инструкции по документационному обеспечению управления и другими нормативными документами. При необходимости к созданию документов привлекаются специалисты производственных подразделений. В процессе создания документов определяется их название, функциональное назначение, содержание и форма, необходимые приложения, возможность использования современных информационных технологий.

2. Рассмотрение и утверждение. Документы до выпуска должны рассматриваться ответственными лицами (главный инженер, начальник отдела охраны окружающей среды, руководители подразделений, деятельность которых связанна с охраной окружающей среды), чтобы обеспечить ясность, точность и правильность их изложения и построения. Предполагаемые пользователи также должны иметь возможность ознакомиться с документацией и представить свои замечания. Выпускаемая документация утверждается ответственными за ее использование должностными лицами.

3. Идентификация документов. Всем документам, связанным с природоохранной деятельностью и СЭМ присваивается индекс, который определяется в соответствии с Инструкцией по документационному обеспечению управления.

4. Рассылка. При рассылке утвержденных документов соответствующий персонал должен быть обеспечен документацией, содержащей необходимую информацию для его работы и в требуемом количестве.

5. Хранение и использование документов. Представляет собой формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска передачи, копирования и тиражирования документов. Документация храниться на бумаге или в электронном виде.

Документы в электронном виде размещают на сетевых дисках. Например, (Х): папка 35-02 "Внутренние стандарты предприятия". Документы текущей редакции располагаются в папке "Текущие документы". Все документы в этой папке защищены от записи и не могут быть изменены внутри папки. Документы, изъятые из оборота, располагаются в папке "Архивные документы ". Все документы в этой папке должны быть максимально защищены от записи и от изменений. Документы, находящиеся в стадии изменения, помещаются в папку "Изменяемые документы".

6. Внесение изменений. Изменения к стандартам СЭМ разрабатывают при необходимости замены (модификации) или исключения отдельных их положений или фрагментов. Порядок разработки, утверждения, регистрации, учета, изменения, пересмотра и отмены стандартов устанавливается с учетом положений государственных и ведомственных нормативных документов и СТО предприятия.

7. Изъятие устаревших документов. В том случае, когда документы устарели (изменились требования, внесены изменения, изменился вид деятельности и др.) производится их оперативное изъятие из всех пунктов выдачи и мест использования.

Если устаревшая документация необходима для информационных, юридических или иных целей, то на первой странице документа делается отметка "УСТАРЕВШИЙ" и хранится вместе с действующими документами. Если устаревшая документация не нужна, то она передается в архив.

8. Передача документов на постоянное хранение в архив. Устаревшие документы при бумажном делопроизводстве помечают штампом "АРХИВНЫЙ" и помещают в архив. Архивные документы не должны использоваться в производстве. Цель архива - сохранение документов для накопления опыта и знания.