Форматирование листов

Задача "Оформление текстового документа,

представленного в табличной форме"

Что необходимо знать:

 Автоформат.

 Выравнивание содержимого ячеек.

 Изменение шрифта.

 Использование рамок.

 Применение цвета и узоров (если есть цветной принтер).

 Настройка ширины столбцов и высоты строк.

Выполнение задания состоит из трех этапов:

1. Изучение методов форматирования с использованием команд меню и панелей инструментов.

2. Применение изученных методов форматирования к конкретному документу ("Расписание школьных занятий").

3. Подготовка документа к печати и печать.

4. Самостоятельное выполнение дополнительного задания.

1. Изучение методов и приемов форматирования

 Открыть рабочий факт lesson.xls,

содержимое которого требуется отформатировать.

Меню Файл  команда Открыть 

выбрать нужные диск, каталог, имя файла  щелкнуть по кнопке Ok

 Применение автоформата

Самый простой и быстрый способ форматирования таблицы – это команда Автоформат из меню Формат. Автоматические форматы Excel – это заранее определенные сочетания числового формата, шрифта, выравнивания, рамки, узора, ширины столбца и высоты строки.

Чтобы использовать автоформат, выполните следующие действия:

 Задайте прямоугольную область ячеек, которую вы хотите форматировать – щелкнуть по ячейке А7 и не отпуская кнопку мышки протащить курсор до ячейки G15.

 В меню Формат выберите команду Автоформат. При этом откроется окно диалога

 В окне диалога Автоформат нажмите кнопку Параметры, чтобы вывести на экран секцию Изменить (можно отказаться от некоторого типа формата, изменения которые при этом произойдут в секции Образец).

 Выберите тип автоформата в списке Список форматов и нажмите кнопку Ok.

 Щелкните мышкой вне таблицы и увидите результат форматирования.

 Для отмены автоформата нужно выбрать команду Отменить Автоформат в меню Правка.

 Методы применения форматов с использованием команд меню и панелей инструментов.

Чтобы создать собственный формат, сначала выделите ячейку или диапазон ячеек, которые вы хотите форматировать. Затем вызвать диалоговое окно Формат ячеек одним из двух способов:

Меню Формат  команда Ячейки… (1)

или не отменяя выделение, щелкнуть правой кнопкой мышки -

появится контекстное меню – выбрать команду Формат ячеек… (2)

На экране появится контекстное меню с шестью вкладками

Вкладка. Выравнивание.

Выравнивание содержимого ячеек относительно границ ячейки.

Эту вкладку можно использовать для создания многострочных надписей, повторения ряда символов в одной или нескольких ячейках и для вертикальной ориентации текста. На рис. 2 показаны семь взаимоисключающих вариантов выравнивания по горизонтали: Обычное, По левому краю, По центру, По правому краю, С заполнением, По обоим краям и Центрировать по выделению.

Секция Вертикальное и Ориентация контролируют вертикальное выравнивание и ориентацию.

Флажок Переносить по словам можно устанавливать при любом варианте выравнивания.

Пример применения различного выравнивания приведен на рис. 3.

Диалоговое окно Формат ячеек и пример изменения выравнивания

с помощью вкладки Выравнивание

 Выравнивание по левому краю, по центру и по правому

краю можно произвести гораздо быстрее, выделив нужные ячейки

и щелкнув по кнопкам выравнивания на панели инструментов.

 Переключатель Центрировать по выделению центрирует

текст от ячейки, в которой находится центрируемый текст, вдоль

всех выделенных справа ячеек в выделении. Эта же команда

закреплена за кнопкой Центрировать по столбцам на панели инструментов.

 Заполнение ячеек.

Флажок С заполнением повторяет введенное в ячейке значение, чтобы заполнить всю ширину столбца или выделенных столбцов.

Для того чтобы ввести строку из знака # в диапазоне А8:18 нужно выполнить следующие действия:

 Ввести один символ # в ячейку А8.

 Выделить диапазон ячеек А8:18.

 В меню Формат выбрать команду Ячейки.

 На вкладке Выравнивание установить переключатель С заполнением и нажать кнопку Ok.

 Флажок Переносить по словам.

Если введенная надпись слишком длина для активной ячейки, Excel расширяет надпись за пределы ячейки при условии, что соседние ячейки пусты. Если вы установите флажок переносить по словам на вкладке Выравнивание, Excel выведет эту надпись полностью в пределах одной ячейки, автоматически увеличивая высоту строки.

Задание:

Введите какое-нибудь слово, например Физика, в любую свободную ячейку рабочего листа и попробуйте различные виды выравнивания.

Вкладка. Шрифт.

Позволяет назначить шрифт, начертание символов, размер шрифта, цвет и эффект значениям в выделенных ячейках точно также как и в других приложениях Windows.

Для того чтобы изменить шрифтовое оформление ячейки или диапазона ячеек, нужно:

 Выделить ячейки с текстом.

 В меню Формат выбрать команду Ячейки.

 Выбрать вкладку Шрифт.

 Выбрать нужное во всех секциях и нажать кнопку Ok.

Задание:

Выделите информацию в ячейке, созданную в предыдущем задании и измените шрифтовое оформление.

Вкладки Рамка и Вид.

Использование рамок и тени могут быть хорошим средством оформления рабочего листа для привлечения внимания к нужной информации (рис. 5 и 6).

Для того чтобы добавить к оформлению ячейки или диапазона ячеек рамки и фон, нужно:

 Выделить ячейки с текстом.

 В меню Формат выбрать команду Ячейки.

 Выбрать сначала вкладку Рамка, отметив в ней нужные опции, а затем вкладку Вид.

 Выбрать нужное во всех секциях и нажать кнопку Ok.

То же самое можно сделать с помощью кнопок

форматирования на панели форматирования:

 Выбор типа линии рамки

Стили линий рамок включают в себя:

 четыре сплошных линии разной толщины

 двойную линию

 два вида штриховых линий

Для выбора стиля линии нужно щелкнуть окно с желаемым образцом.

 Выбор цвета линий

Стандартным цветом для рамок является черный цвет, который обозначается как Авто в поле цвет.

Для выбора другого цвета следует щелкнуть стрелку с правого края поля цвет. Откроется таблица, содержащая 56 цветов текущей палитры. Для выбора цвета нужно щелкнуть ячейку с нужным цветом.

 Выбор расположения линий рамки

После выбора типа и цвета линии рамки нужно указать положение рамки:

 контур (вокруг) – линии по периметру текущего выделения;

 слева – линия вдоль левого края каждой ячейки в выделении;

 справа – линия вдоль правого края каждой ячейки в выделении;

 сверху – линия вдоль верхнего края каждой ячейки в выделении;

 снизу – линия вдоль нижнего края каждой ячейки в выделении.

Для выбора способа размещения линии щелкните по нужному варианту.

 Использование заливки – выбор фонового цвета в ячейке (рис. 6).

Вкладка Вид содержит цветовую палитру и раскрывающуюся палитру узоров или видов штриховки.

Выбранный узор накладывается на выбранный цвет.

При выборе цвета закрашивания ячеек нужно использовать такие цвета, на фоне которых легко читаются данные стандартного черного цвета. Другой вариант – вывести данные цветом, дополнительным к цвету фона. Например, на желтом фоне хорошо виден красный текст.

Если предполагается печать документа – следует учесть возможности вашего принтера!

Задание:

Выделите диапазон ячеек с информацией на рабочем листе и обведите его контурной рамкой на цветном фоне.

 Очистка содержимого и форматов ячеек

Чтобы удалить форматы ячейки или диапазона ячеек нужно:

 Выделить ячейку или диапазон.

 Меню Правка  команда Очистить  Форматы

 Настройка ширины столбцов и высоты строк

Стандартная ширина столбцов, принимаемая в Excel по умолчанию, составляет 8,43 символа. Большинство шрифтов размером 10 пунктов позволяет вывести в ячейку стандартной ширины до семи цифр.

Excel автоматически устанавливает высоту строк в зависимости от максимального размера шрифта в ячейках этой строки.

Стандартная ширина часто оказывается недостаточной для вывода всего содержимого ячейки. Изменить ширину столбца можно двумя способами:

1) с помощью мыши;

2) с помощью команды Столбец.

С помощью мыши:

Для изменения ширины столбца надо подвести указатель мыши к вертикальной линии на полосе заголовков столбцов, отделяющий справа нужный столбец от следующего столбца. Когда указатель мыши примет форму двунаправленной стрелки, нужно нажать кнопку мыши и, удерживая ее, переместить разделить столбцов вправо или влево; при этом текущая ширина столбца будет видна в поле имени строки формул. Получив заданную ширину, следует отпустить кнопку мыши.

Изменить ширину столбца так, чтобы она соответствовала размеру самых длинных данных в его ячейках, можно двойным щелчком мыши разделителя заголовков этого столбца и соседнего справа.

Задание:

Для проверки этого метода введите в ячейку А1 текст "Самая длинная строка в данном столбце". Поместите указатель мыши на линию, разделяющую заголовки столбцов А и В, и дважды щелкните кнопкой мыши. Вы увидите, что ширина столбца А автоматически изменилась так, что весь введенный текст как раз поместился в ячейке А1.

Команда подменю Столбец:

Для изменения ширины столбца:

 Выделить нужную ячейку.

 Меню Формат  команда Столбец 

Ширина  ввести нужную ширину  Ok.