2.3 Этапы процесса организации

Откуда берутся идеи выставок? Чаще всего источники таких идей - инициатива директора, исследования хранителей и предложения сотрудников отдела образовательных программ. Когда музей стремится к тому, чтобы охрана и смотрители работали как сотрудники "передней линии", богатым источником идей становятся предложения смотрителей и охраны. Очевидно, что именно им лучше всего видно отношение публики к экспозиции. Ящик для предложений со стороны посетителей - тоже неплохая идея¹².

В разных музеях эволюция выставок от этапа зарождения идеи до вернисажа происходит по-разному в зависимости от размера учреждения, соотношением между его собственными возможностями и необходимостью заключать договоры со сторонними организациями, от сложившейся в ем институциональной культуры.

Рассмотрим некоторые основные этапы процесса организации выставки:

1. Этап формирования концепции. На этом этапе идея выставки, получившая предварительное одобрение со стороны руководства, разворачивается ее сторонниками в концепцию, формулирующую: цели выставки; научное значение выставки; интерес выставки для посетителей; описание экспозиции (пока словесное) и размеров необходимых выставочных площадей; описание предметов искусства или предметов материальной культуры из собственного собрания, а также возможных заимствований из других музеев; необходимые затраты; потенциальные источники финансирования и поддержки; примерные сроки организации выставки.

2. План-проспект. Как только концепция выставки одобрена руководством музея и внесена в общий выставочный план и бюджет, формируется и начинает работать проектная группа. Первым шагом становится создание краткого плана-проспекта выставки - выставочного брифа (от англ. Brief - краткий, сжатый). Бриф - документ огромной важности, он будет впоследствии направлять весь процесс организации выставки до ее открытия. План-проспект кратко определяет: цели выставки; ожидаемые впечатления посетителей; поэлементное описание выставки, включающее: коммуникативные задачи каждого элемента (компонента) экспозиции; возможные коммуникативные средства решения этих задач; матрицы движения потока посетителей; эскизы будущей экспозиции, дающие представление об "атмосфере" выставки. План придется не раз пересматривать, пока вся проектная группа и директор не придут к полному согласию. Когда план-проспект получит официальное одобрение директора, каждый член проектной группы сможет заняться своей специальной областью: дизайном, отбором экспонатов и подготовкой сопроводительного текста, планами маркетинга, мерами безопасности, подготовкой экспонатов для показа, переговорами о получении экспонатов на временное хранение и т.д. Если у музея есть собственные дизайнеры-экспозиционеры, то план-проспект передается им для разработки дизайн-проекта; если нет, он послужит проектным брифом - основой для тендера по дизайн-проекту выставки. При этом тендер может быть объявлен либо только на проектирование, либо на комплекс работ "проектирование + монтаж".

3. Эскизное проектирование. Начинается, когда к проработке плана-проспекта приступают дизайнеры. Эскизный проект представляет собой комбинацию проекций и трехмерных видов (эскизов) каждого компонента выставки. Результаты работы проектировщиков также не раз подвергнутся пересмотру, пока им не удастся выработать приемлемое решение. Эти эскизы особенно полезны службам развития и маркетинга. На этапе разработки эскизного проекта составляются и наброски планов деятельности всех специалистов команды: например, представитель образовательного отдела будет намечать контуры своей программы, стремясь обеспечить, чтобы в залах было предусмотрено место, где смогут разместиться большие группы школьников, а служба безопасности будет внимательно рассматривать эскизы размещения, чтобы обнаружить потенциальные проблемные точки прежде, чем проект будет завершен. План маркетинга позволит уточнить представление о количестве ожидаемых посетителей, и персонал, обслуживающий посетителей. Сможет теперь спланировать специализированную торговлю для выставки, подумать над решением проблемы очередей и. если понадобится, принять специальные меры в отношении продажи и проверки билетов. В зависимости от масштабов планируемой выставки этап эскизного проектирования занимает от трех месяцев до года.

4. Детальное проектирование. На этом этапе каждый компонент выставки разрабатывается подробно, чтобы его можно было передать конкретным исполнителям. Рисунки теперь содержат указания на цвет, материалы и размеры. К концу этого этапа должны быть готовы все сопроводительные тексты выставки и все аудиовизуальные сценарии. Графические дизайнеры разрабатывают дизайн всех текстовых и графических материалов в соответствии с "уровнями" интерпретации, заданными коммуникативными задачами плана-проспекта. В это же время хранитель и составитель плана проспекта работают с теми, кто готовит сценарии презентаций и вернисажа, а также интерактивных мультимедийных средств взаимодействия с посетителями. В зависимости от размера и сложности выставки стадия детального проектирования также занимает от трех месяцев до года.

5. Оценка формата выставки. Этот термин означает просто-напросто оценку сделанного, по мере того как выставка обретает свою окончательную форму. Оценка формата инициируется и организуется проектной группой, чтобы удостовериться, что выставка правильно учитывает интересы посетителя. Для такой оценки предпочтительнее бывает привлечение внешнего эксперта.

6. Сооружение и монтаж. Музеи редко располагают необходимыми возможностями, чтобы самостоятельно осуществить все работы по сооружению и монтажу экспозиции и, как правило, поручают их внешним подрядчикам на условиях тендера. Когда начинаются работы, главным делом проектной группы становится контроль качества этих работ, соблюдения их бюджета и графика.

7. Подготовка к вернисажу. Прежде чем окончательно принять результаты строительства и монтажа, руководитель проектной группы, заведующий выставочным отделом и представитель организации - подрядчика совершают заключительный обход выставки и составляют "дефектную ведомость" - список недостатков, которые подрядчик должен устранить. На этом этапе устанавливаются экспонаты, расставляются аудиовизуальная техника и развешиваются пояснительные тексты.

8. Оценка результатов работы. Проектной группе необходимо оценить процесс работы над созданием выставки. Музейный специалист (или внешний эксперт, приглашенный по договору) оценивает теперь "общее впечатление" посетителя выставки. Наиболее эффективно го можно оценить, вернувшись к первоначальному плану-проекту и посмотрев, действительно ли выставка "сообщает" посетителю то, что планировалось. Результаты оценки представляются директору и выставочному отделу, который на основе совокупного опыта многих проектных групп разрабатывает общие рекомендации по организации выставок - важный документ, призванный высвободить творческий потенциал проектных команд будущих выставок (Приложение А 1).