Лабораторная работа № 1
Базы данных ,СУБД АССЕSS, основные понятия и термины.
Инструментальная база.
Для хранения и обработки больших объемов информации используются информационные модели типа баз данных (БД).
Для создания БД и организации различных операций поиска и обработки информации, хранящейся в БД , используются специальные программы - системы управления базами данных (СУБД) .
СУБД АССЕSS - это приложение MS Office, позволяет создавать табличные реляционные БД и организует поиск и обработку данных в них.
Реляционные БД представляют собой совокупности взаимосвязанных двумерных таблиц. Таблицы в базе данных ( БД ) хранят информацию о группах объектов с одинаковыми набором свойств, Таблица – последовательность строк, в которых данные, принадлежащие одному столбцу имеют одинаковый тип и формат. Такие строки называются записями. Столбец в такой таблице называется Полем. БД в ACCESS может содержать кроме таблиц объекты - формы, отчеты, запросы, отчеты, макросы, модули. Таблица – это базовый элемент, все остальные объекты создаются на основе существующих в БД таблиц .
В среде ACCESS есть удобные средства, позволяющие создавать таблицы и создавать связи между таблицами, решать задачи обновления и удаления данных.
1.тема Создание БД.
Команда Создать новую БД. В открывшемся окне задать ИМЯ базы данных и папку, в которой БД будет храниться. После этого открывается окно БД.
В этом окне объявлены объекты БД: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули. Изучению методов работы с этими объектами посвящен наш курс.
1. Создание таблицы, задание имен полей. (возможно в КОНСТРУКТОРЕ)
Создать простейшую таблицу Сотрудники, имеющую 5-7 полей.
|
№ |
Фамилия |
Имя |
Отчество |
Дата рождения |
Фото |
Резюме |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 .Задание имен и свойств полей в КОНСТРУКТОРЕ таблицы.
Перейдем в режим КОНСТРУКТОРА – кнопкой в окне БД или с помощью контекстного меню. В этом режиме задаём имена и свойства полей
( типы данных и форматы).
Для поля ФОТО зададим тип - Объект ОLE; для поля РЕЗЮМЕ - тип MEMORY; для поля № - тип СЧЕТЧИК, автоматически номерующий записи по мере их заполнения.
Новую таблицу лучше создавать прямо в КОНСТРУКТОРЕ, здесь удобно задавать имена полей или переименовывать их, а также задавать все типы свойств, а также менять свойства полей.
3. Задание ключа таблицы .
При завершении работы в КОНСТРУКТОРЕ ( при первичной работе), система запрашивает имя для созданной таблицы, а также требует определить КЛЮЧ таблицы (одно из полей таблицы). Это можно сделать, вернувшись в КОНСТРУКТОР.
КЛЮЧ – важнейшее понятие ACCESS а. По значению КЛЮЧА может быть вызвана любая запись ТАБЛИЦЫ, КЛЮЧ позволяет осуществлять связи различного типа между ТАБЛИЦАМИ. Значения в поле типа КЛЮЧ должны быть уникальны. Ключ может состоять из нескольких полей таблицы.
-
Завершение работы с таблицей
После выхода из КОНСТРУКТОРА заполним 3–4 записи таблицы. Для заполнения данных типа OLE воспользуемся командой программного меню ВСТАВКА -ОБЪЕКТ. Ввод данных прямо в таблицу не основной, учебный, Основной вариант ввода данных в объекте Форма .
0
Вопросы , на которые надо ответить при сдаче темы-
1.Что такое СУБД, БД, запись, поле
2.Обьекты БД
3.Особенности стандартного меню в режиме Таблицы
4.Особенности стандартного меню в режиме КОНСТРУКТОРА
5.Основные типы данных и форматы данных полей, задаваемые в
КОНСТРУКТОРЕ
6. Что такое КЛЮЧ и как его задать.
2 тема Создание форм, работа с формами
Формы являются важнейшими объектами БД .
Ввод новых данных, просмотр данных, исправления и изменения обычно производятся с использованием форм.
Таблицы - это объекты хранения данных во внешней памяти.
Пользователь может создать несколько форм для одной таблицы, вид и содержание форм определяется ее функциональным назначением.
1. Создание формы
Для создания формы в окне БД активизируется вкладка ФОРМА и выполняется команда Создать. В появившемся окне выбираем одно из предлагаемых средств. Используя три вида автоформы – в столбец, ленточную и табличную, сделаем три формы для таблицы Сотрудники, Сравним особенности этих форм при вводе данных.
2 тема Редактирование форм в режиме КОНСТРУКТОРА формы.
В этом режиме можно изменять внешний вид формы и ее содержание.
При работе в КОНСТРУКТОРЕ форм необходимо:
-
изучить структуру формы – заголовок формы, область данных, примечание формы
-
рассмотреть инструментарий КОНСТРУКТОРА формы , особенности меню, список элементов и список полей таблицы
-
освоить работу с основными элементами форм – надпись, свободное поле, поле со списком, кнопка и т.д.
-
изучить структуру окон свойств отдельных элементов формы, способы вызова этих окон.
3. Работа с формами
Продолжить дальнейшее заполнение таблицы с использованием Формы. Внести рисунки , тексты типа МЕМО.
Используя форму, произвести фильтрацию записей по выделенному.
Для этого – в одном из полей выделяем данное или часть его,
- так задаем критерий фильтрации.
В главном меню задать команду ЗАПИСИ - ФИЛЬТР - ФИЛЬТР ПО ВЫДЕЛЕННОМУ
Например - в одной из записей поля Фамилия выделим первую букву. После выполнения указанной выше команды будут отобраны для просмотра записи, у которых в поле Фамилия , будет начинаться с данной буквы.
Если задана команда ЗАПИСИ - ФИЛЬТР - ИЗМЕНИТЬ ФИЛЬТР ,в появившемся окне может быть изменить условие фильтрации или задать заново.
Например, если в поле Фамилия записано “LIKE Петров” , будут показаны записи ,у которых в поле Фамилия - Петров.
При работе с фильтрами надо обратить внимание на следующее -
Командой ЗАПИСИ - УДАЛИТЬ ФИЛЬТР удаляется эффект применения фильтра, сам же фильтр остается в памяти. Эквивалентное действие - щелкнуть по светящейся воронке на стандартной панели.
Для того, чтобы удалить фильтр полностью, выполняется команда ЗАПИСИ – ФИЛЬТР - ИЗМЕНИТЬ ФИЛЬТР , после этого выполняется команда ПРАВКА – ОЧИСТИТЬ БЛАНК. Указанные команды можно выполнить с помощью контекстного меню ( правая клавиша).
Вопросы, на которые надо ответить при сдаче 2 темы
-
Показать возможности Мастера автоформы
2. Структура формы в КОНСТРУКТОРЕ
3. Основные кнопки Списка элементов – надпись, свободное поле , поле со списком.
4. Основные режимы фильтрации