1 Понятие судебного делопроизводства, его значение. Соотношение судебного делопроизводства с общим делопроизводство.

Делопроизводство координирует все этапы работ - от проектирования до практической реализации решений, позволяет обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений, является одним из важнейших звеньев, от которых зависит конечный результат управленческой деятельности.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

Разновидности документации, с которой производится работа при делопроизводстве: организационная и распорядительная.Они выделяются по своей информационной природе в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.

В судебном делопроизводстве также используется ряд разнообразных по содержанию документов, таких, как исковые завления, процессуальные и организационно-распорядительные документы судебного производства, документы испольнительного производства, материалы, собранные в период досудебной подготовки, протоколы.

2Судебное делопроизводство как учебная дисциплина.

Актуальность курса «Судебное делопроизводство» для изучения студентами в вузе заключается в том, что судебное делопроизводство является одним из важных направлений в деятельности практических работников в области юриспруденции и без знаний вопросов, содержащихся в данном курсе, немыслимо осуществление практической деятельности.

Учебная дисциплина «Судебное делопроизводство» призвана познакомить студентов с организацией делопроизводства в судебных органах. Данный курс предусматривает изложение материала по организации труда работников сферы судебного делопроизводства, видам должностей, содержанию выполняемой работы. В соответствии с учебным планом специальности «Юриспруденция» дисциплина «Судебное делопроизводство» преподается на старших курсах, когда студенты уже овладели знаниями по гражданскому и гражданско-процессуальному праву, процедуре судебного разбирательства и другим вопросам, которые составляют основу деятельности юриста. Представленный курс знакомит студентов с делопроизводством в судах общей юрисдикции, а также с особенностями делопроизводства в системе арбитражных судов.

3Организация труда работников сферы судебного делопроизводства: понятие, специфика.

Виды должностей в сфере судебного делопроизводства: помощник председателя суда, начальник приемной суда, заведующий канцелярией суда, секретарь судебного заседания по гражданским делам, секретарь судебного заседания по уголовным делам, специалист суда, заведующий канцелярией суда первой инстанции и заведующий канцелярией или ответственный секретарь суда второй инстанции (в субъекте Российской Федерации), архивариус и др.

Содержание выполняемой работы специалистами судов. Права и функциональные обязанности специалистов судов.

Научная организация труда в области судебного делопроизводства. Условия труда, оборудование персональных рабочих мест, планирование работы специалистов судов. Информационные технологии в судебном делопроизводстве. Нормирование труда работников судебного делопроизводства.

Спецификация: сезонные, временные работники практически не устанавливается.

4Виды должностей в сфере судебного делопроизводства, их характеристика.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», последнее издание которого разработано Институтом труда и утверждено Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г.

Согласно этим нормативным документам, по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители — к этой категории отнесены должности заведующего службой делопроизводства (т.е. заведующий канцелярией, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник секретариата, заведующий архивом, центром подготовки документов, копировального бюро и т.д.). Наименование должности складывается из слова “начальник” (или “заведующий”) с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% от общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты — в эту категорию попадают помощники руководителя, документовед, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Существует возможность устанавливать должность старшего специалиста; при этом соотношение между старшими специалистами и специалистами 2 : 1. В последнее время слово “специалист” стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурируют такие должности, как “специалист”, “ведущий специалист”, “специалист 1-й категории” или “специалист 2-й категории”, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители — экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Наименования должностей, включаемых в квалификационные справочники, рассматриваются как базовые. Они могут уточняться на стадии составления штатного расписания за счет добавления к названию должности (помощник, ведущий, старший), например, старший инспектор, старший техник. Такие уточнения принято делать в тех случаях, когда специалисты или технические исполнители, помимо своих должностных обязанностей, еще выполняют руководство другими исполнителями. Должность старшего в штатное расписание рекомендуется вводить и тогда, когда специалист самостоятельно обеспечивает какой-то участок работы, для которого нецелесообразно создание в организационной структуре службы делопроизводства отдельного структурного подразделения.

5Условия труда секретаря суда.

Секретарь суда отдела обеспечения гражданского судопроизводства осуществляет:• прием гражданских дел при сдаче их в отдел секретарями судебного заседания после рассмотрения;• ведение учетно-статистических карточек;• подготовку и направлении документов по исполнению решений и определений;• приобщение к делам исполненных документов;• оформление законченных производством дел и представление их судье на подпись:• регистрацию дела в журнале и в базе данных на компьютере;• выдачу дел для ознакомления и контроль во время ознакомления;• изготовление копий документов по заявлению сторон;• подготовку и сдачу в архив законченных дел, журналов и карточек;• подготовку дел к слушанию и направление в кассационную инстанцию;• составление отчетов по расходованию сумм на отправку почты;• составление статистических отчетов по гражданским делам;• иные обязанности согласно должностному регламенту. 

6Планирование работы секретаря суда.

Одна их основных обязанностей секретаря суда предъявляемая к секретарю суда. Заключается в том что секретарь суда сам разрабатывает свой план работы с четом предъявляемых требований.

7Автоматизированные информационные технологии в судебном делопроизводстве.

На современном этапе в судебной системе Российской Федерации применяется Государственная автоматизированная система «ПРАВОСУДИЕ». Основной задачей системы «ПРАВОСУДИЕ» является осуществление комплексной автоматизации всех функциональных и обеспечивающих задач, стоящих перед судами общей юрисдикции, органов судейского сообщества, Судебного Департамента при Верховном Суде Российской Федерации. Система обеспечивает следующие основные задачи: автоматизация рабочих мест судей и работников судов, ведение аудиозаписи судебных заседаний, обеспечение доступа к электронным базам данных и правовым информационным системам, информирование граждан о деятельности судов, публикация на Интернет-сайтах информации о рассматриваемых делах и судебных решениях.

Все федеральные суды общей юрисдикции имеют официальные сайты в сети «Интернет» где регулярно размещают информацию о своей деятельности.

В целях повышения информированности граждан о деятельности судов с 1 июля 2010 года вступил в силу Федеральный закон "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации". В соответствии с законом Основными принципами обеспечения доступа к информации о деятельности судов являются:

• открытость и доступность информации о деятельности судов, за

исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

• достоверность информации о деятельности судов и своевременность ее предоставления;

• свобода поиска, получения, передачи и распространения информации о деятельности судов любым законным способом;

• соблюдение прав граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту их чести и деловой репутации’ права организаций на защиту их деловой репутации; соблюдение прав и законных интересов участников судебного процесса при предоставлении информации о деятельности судов;

• невмешательство в осуществление правосудия при предоставлении информации о деятельности судов.

Основой информатизации Верховного Суда Российской Федерации является Автоматизированная информационная система (АИС), которая представляет собой совокупность информационных ресурсов и комплексов средств автоматизации функциональных подсистем, сетей связи и передачи данных, используемых Верховным Судом. Информационные ресурсы, обрабатываемые в АИС Верховного Суда, в автоматизированном режиме публикуются на сайте Верховного Суда Российской Федерации.

В Верховном Суде Российской Федерации для протоколирования судебных заседаний установлены системы технической фиксации судебных процессов С 2011 года система получила развитие и теперь с ее помощью автоматизировано создание не только аудио но и видеопротоколов судебных заседаний проводимых в Верховном Суде Российской Федерации.

С учетом огромной территории Российской Федерации существенное значение приобретает внедрение технологий, позволяющих осуществлять процессуальные действия на расстоянии. С этой целью активно используется система видео-конференц-связи В настоящее время видеоконференция внедрена во всех судах общей юрисдикции областного уровня на всей территории Российской Федерации

8Нормирование труда работников судебного делопроизводства.

Среди различных норм труда, применяемых для организации трудовой деятельности в сфере делопроизводства, используют нормы времени и нормы численности. Норма численности определяет численность работников, необходимую для выполнения определенного объема работы. Известны две методики расчета численности работников службы делопроизводства.

Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства:

Ч = 0,00016 х Д0,98 х Р0,1,

где

0,00016 — постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда (рассчитан НИИТруда опытным путем);

Д — объем документооборота;

Р — численность работников аппарата управления.

Следует отметить, что учет объема документооборота относится к типовым функциям делопроизводственной службы, которую обязаны выполнять все организации. Однако практика показывает, что многие делопроизводственные службы вообще не ведут учет количества документов. Встречаются организации, где функция учета выполняется (например, по требованию руководителя), но чисто формально, когда суммируются данные по регистрационным формам за определенный период, и эти цифры рассматриваются как показатель, характеризующий документооборот организации. Такой учет нельзя отнести к достоверному, т.к. при этом не учитываются документы, созданные в структурных подразделениях, количество копий.

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный промежуток времени. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Подсчет объема документооборота осуществляется на основе данных учета в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки. Кроме того, важно определить все источники поступления и отправки документов в организации — почта, внешние курьеры, телеграф, телетайп, телекс, факсы, электронная почта. Так как обычно ведется учет поступающих и отправляемых документов, то учетные данные суммируются отдельно по каждому виду поступления. Собираются данные и по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе — количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным — многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Значит, при подсчете документооборота следует учитывать количество страниц документа. Кроме того, при подсчете документооборота необходимо учитывать и форматы документов, т.к. применяемые в многих системах документации формы составляются как на форматах А6, так и на форматах А3. Основное правило подсчета документов — однократность. Только при таком тщательном учете возможно применение приведенной методики для расчета делопроизводственного персонала.

Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства исходя из трудозатрат на выполнение отдельных операций. Нормирование труда представляет собой установление затрат, необходимых для выполнения всего объема работ по какой-либо функции управления. Норма времени определяет необходимые затраты времени одного работника на выполнение единицы работы. Нормы времени измеряются в человекоминутах (человекочасах). Одна из целей нормирования состоит в определении численности работников и их правильной расстановки. Чаще всего для определения численности работников применяют отраслевые нормативы численности. При их отсутствии используют межотраслевые документы по нормированию труда. Межотраслевые нормативные документы по нормированию труда разработаны на делопроизводственные операции (регистрация, контроль, составление номенклатуры дел и др.), на стенографические работы, на работы по копированию документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы.

В этом случае расчет численности проводится по формуле:

где

Тн — трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента = 1,1 (учитывающего затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т.п.);

Тн.н. — трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рассчитана экспертным путем = 114,2 чел.часа);

Фп.в. — годовой фонд рабочего времени = 1910 часов.

Согласно одной из разработок НИИтруда оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств 12—15%, для промышленных предприятий – 0,5% от общего числа работающих, однако практика показывает, что это соотношение не всегда и не везде выдерживается.

В нормативах времени на делопроизводственные работы кадровой службы дана еще одна методика расчета численности работников, которая построена на учете трудоемкости работ в течение года. Согласно этим нормативам численность сотрудников кадровой службы определяется по формуле:

где

Ч — численность работников, чел.;

То — суммарная трудоемкость нормируемых работ;

Фп — полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах (принимается в среднем равным 1910 ч.).

9Руководство организацией судебного делопроизводства в судах общей юрисдикции.  Руководство организацией судебного делопроизводства

2.1. Полномочия по организации работы суда, установлению правил внутреннего распорядка, контролю их исполнения, осуществлению общего руководства деятельностью аппарата суда в соответствии с Законом Российской Федерации от 26 июня 1992 г. N 3132-1 "О статусе судей в Российской Федерации" закреплены за председателем суда, заместителем председателя суда в соответствии с распределением обязанностей, установленным председателем суда, в случае временного отсутствия последнего - лицом, исполняющим его обязанности.

2.2. Председатели судебных коллегий отвечают за состояние делопроизводства в них.

2.3. Работник аппарата суда, ответственный за организацию и ведение делопроизводства в суде, выполняет работу в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, руководит работой отделов делопроизводства, отделов обеспечения судопроизводства, архива суда.

Функции и порядок работы отделов делопроизводства и обеспечения судопроизводства регламентируются положениями настоящей Инструкции.

2.4. Другие работники аппарата суда, занимающиеся делопроизводством, выполняют работу согласно существующему в суде порядку распределения обязанностей и в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

Права, обязанности и ответственность работников делопроизводства определяются должностными инструкциями, которые утверждаются председателем суда.

10Прием и первичная регистрация входящей корреспонденции в судах общей юрисдикции.

Порядок приема, отправления дел и корреспонденции № 36

2.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в суд, принимаются, а также отправляются по назначению работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 232)

2.2. Работник отдела делопроизводства вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т.п.) штамп, где проставляется дата поступления материала в суд, регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 232)

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение исполнителю (приложение N 2).

Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, представлений, апелляционных или частных жалоб, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 232, от 18.03.2013 N 61)

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 61)

2.3. Поступившие в суд дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма N 1).

При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей и исходящей корреспонденции (форма N 1 и форма N 1-а) формируются автоматически в специальных программных средствах Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие", обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее - ПС ГАС "Правосудие") с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 61; в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.04.2015 N 95)

2.4. Дела об административных правонарушениях, поступившие в суд одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации в отделе делопроизводства суда (форма N 7р).

(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 03.12.2010 N 270, от 18.03.2013 N 61)

2.5. Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов) в журнал учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях, прочая корреспонденция и т.д.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 232)

2.6. Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:

судебные повестки, возвращенные суду;

расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений (жалоб).

Также не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом рекламные извещения, поздравительные письма.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 61)

(п. 2.6 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 03.12.2010 N 270)

2.7. После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня, вся поступившая корреспонденция передается по назначению для рассмотрения в порядке, установленном председателем суда.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 03.12.2010 N 270)

Абзацы второй - третий исключены с 1 января 2012 года. - Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 232.

2.8. При использовании автоматизированного судебного делопроизводства список дел, назначенных к рассмотрению на заданную дату, формируется автоматически и размещается на информационных стендах, в информационных киосках и на сайте суда в сроки, указанные в Регламенте организации размещения сведений о находящихся в суде делах и текстов судебных актов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте суда общей юрисдикции (далее - Регламент), утвержденном постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 27 января 2011 г. N 253 (в редакции постановления Президиума Совета Судей Российской Федерации от 24 марта 2011 г. N 259).

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 232)

В случае необходимости может быть использован соответствующий журнал формы N 2.

(п. 2.8 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 03.12.2010 N 270)

2.9. Документы, принятые работником приемной суда, подлежат регистрации в ПС ГАС "Правосудие" и передаются по назначению под роспись не позднее следующего рабочего дня для рассмотрения в порядке, установленном председателем суда.

(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 61, от 16.04.2014 N 90, от 09.04.2015 N 95)

2.10. Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы через приемную суда, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 03.12.2010 N 270)

Прием и первичная регистрация входящей корреспонденции № 161

3.1. Прием и первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется отделом делопроизводства суда.

Уполномоченный на то работник отдела делопроизводства обязан проверить правильность адресов на пакетах (посылках, бандеролях и т.п.), сверить номера на них с номерами, указанными в списке (реестре, расписке и т.д.), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Он вскрывает пакеты, не допуская повреждения документов, проверяет наличие и целостность документов, соответствие присланных документов, дел и других материалов описи.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом немедленно докладывается работнику аппарата суда, ответственному за организацию и ведение делопроизводства.

Об отсутствии документа составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам.

3.2. После рассмотрения документов конверты от поступившей корреспонденции уничтожаются. В случаях, требующих установления адреса отправителя, даты отправки и получения документа, конверты уничтожению не подлежат.

Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, кассационных жалоб и кассационных представлений, частных жалоб и представлений, протестов, надзорных жалоб и надзорных представлений, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению с оставлением в наряде N 1.7 соответствующих данных об этом.

3.3. На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления документа (дела), входящий номер и условное обозначение (индекс) того подразделения суда, в которое документ должен быть передан.

Штамп ставится на входящих регистрируемых документах на лицевой стороне первого листа документа или обложки дела в правом нижнем углу. Кроме того, на судебных делах на лицевой стороне обложки проставляется регистрационный штамп для дел, в котором указываются номер дела, дата его поступления.

На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат учету в других журналах, штамп не ставится. На сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, за какими номерами они учтены по соответствующим журналам.

Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации и передаются непосредственно по назначению с отметкой о времени получения следующие документы:

а) судебные повестки, возвращенные суду за ненахождением адресата;

б) расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений.

3.4. Вся подлежащая регистрации корреспонденция регистрируется в журналах учета входящей почты (форма N 1). Журналы ведутся отдельно на судебные дела и корреспонденцию и заводятся заново в начале каждого года.

Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции в журнал учета входящей почты могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

3.5. Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции в судах устанавливается следующий перечень индексов:

"1" - отдел делопроизводства суда;

"2" - отдел обеспечения судопроизводства по уголовным делам;

"3" - отдел обеспечения судопроизводства по гражданским делам;

"4" - отдел обеспечения деятельности президиума суда;

"5" - финансово-бухгалтерский отдел;

"6" - администратор суда;

"7" - делопроизводство по делам об административных правонарушениях.

3.6. Всю поступившую корреспонденцию работник отдела делопроизводства не позднее следующего дня передает по принадлежности работникам аппарата суда соответствующих отделов и подразделений под расписку в журнале.

До регистрации служебные документы и судебные дела для доклада и исполнения передавать запрещается.

11Порядок отправки исходящей корреспонденции в судах общей юрисдикции.

ПРИКАЗ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РФ от 29.04.2003 N 36 "Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде"

2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

2.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в суд, принимаются, а также отправляются по назначению работником отдела делопроизводства.

2.11. При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении электронной почтой, факсимильной связью, регистрация которых производится в журнале формы N 1-а, исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка должна храниться.

2.12. Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы - заказными письмами либо направляются курьерами.

На заказные бандероли и письма составляется опись (форма N 3), отдельно на бандероли и на письма. Опись остается в суде и подшивается в хронологическом порядке в наряд N 21 (приложение N 1).

Дела, материалы и корреспонденция, направляемые адресатам с курьерами, записываются в разносную книгу для корреспонденции (форма N 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.

2.13. Судебные повестки и копии процессуальных актов направляются судом в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 года N 725, в заказных письмах с заказными уведомлениями о вручении. Бланк уведомления прикрепляется к стороне письма, на которой не указывается адрес. На лицевой стороне письма делается отметка "судебная повестка с заказным уведомлением", "определение" и т.д.

 Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.12.2004 N 161 (ред. от 09.04.2015) "Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах..

Порядок отправки исходящей корреспонденции

4.1. Отправка по назначению дел и документов производится через отдел делопроизводства суда.

Обработка исходящей корреспонденции состоит из следующих операций: проверки наличия всех элементов почтового адреса в реквизите "Адресат" - фамилии и инициалов получателя, улицы, номера дома, города, области, отделения связи; соответствия даты, указанной на документе, дате поступления его в отдел делопроизводства; наличия указанных в документах приложений и подписей. На письмах с несколькими адресами наличия отметок, сделанных исполнителем, напротив наименования того адресата, которому направляется данный экземпляр письма; сортировки, адресования, фальцевания и вложения в конверты, взвешивания, маркирования и проставления стоимости отправления, составления описи заказных бандеролей, писем, повесток, упаковки и сдачи их в отделение связи.

4.2. Исходящий номер и дата на материалах, подлежащих отправке, проставляются с соблюдением следующих правил:

а) на сопроводительных письмах по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях, находящимся в производстве данного суда, исходящий номер совпадает с номером дела;

б) на сопроводительных письмах по гражданским, уголовным делам, истребованным в надзорную инстанцию, по которым было принято соответствующее решение об отказе в удовлетворении надзорных жалоб или представления, исходящий номер соответствует номеру жалобы;

в) на прочих материалах исходящий номер проставляется в соответствии с номером того наряда, в котором эта переписка должна храниться;

г) на переписке по предложениям, заявлениям, жалобам граждан (кроме кассационных и надзорных жалоб) проставляется индекс "1-ж" и указываются порядковые номера жалоб.

4.3. Судебные дела посылаются по назначению в заказных бандеролях.

Заказными письмами могут также направляться ответы областных и равных им судов на заявления граждан с оригиналами документов, которые граждане приобщали к этим заявлениям.

Судебные повестки направляются судом в заказных письмах с заказными уведомлениями о вручении. На лицевой стороне письма делается отметка "судебная повестка с заказным уведомлением". Копии процессуальных актов направляются судом в заказных письмах (без заказного уведомления).

4.4. На корреспонденцию, отправляемую заказной почтой, составляются описи в двух экземплярах (форма N 2).

Один экземпляр сдается на почту, второй - с соответствующей отметкой почты - подшивается в хронологическом порядке в наряд (наряды ведутся отдельно на бандероли и письма).

4.5. Судебные дела и документы, направляемые с рассыльным, записываются работником отдела делопроизводства в разносную книгу судебной корреспонденции и сдаются получателям под расписку в этой книге (форма N 3).