4. Кваліфікаційні характеристики фахівців різних рівнів у світовій практиці
Секретареві для професійного зростання необхідні різноманітні знання й уміння, які дозволять йому здійснити просування по службі.
Один із шляхів кар'єрного зросту пов'язаний з отриманням базової освіти високого рівня, а також з набуттям спеціальних знань таких, як сучасні інформаційні технології, основи управління й економіки, основи права, ділова етика, іноземні мови.
Другий шлях - довший - пов'язаний з набуттям досвіду і стажу роботи.
Природно, перший шлях є найбільш перспективним: він дозволить швидко пройти нижчі рівні і посісти вище посадове положення.
В Україні поки не розроблений нормативний документ, який допоміг би кожному секретареві оцінити свій рівень підготовки і відповідність вимогам до професійних і особових якостей.
Однією з найбільш передових країн Європи у підготовці секретарів є Швеція. Скандинавською групою Європейської асоціації професійних секретарів (EAPS) розроблено спеціальний документ „Ступені кар’єри і підвищення кваліфікації секретаря”. Існує подібність професійних рівнів, представлених у цьому документі, тим посадовим ступеням, які простежуються у вітчизняній практиці секретарів:
Рівень A – секретар -друкарка
Рівень B - секретар
Рівень C - секретар-референт
Рівень D – керівник секретаріату або офіс-менеджер.
В останній редакції цього документа був відмінений рівень А як такий, що не відповідає сучасному рівню вимог, оскільки впровадження комп’ютерної техніки виключило існування секретарів цього нижчого рівня. Секретарі рівнів C і D мають право бути членами EAPS.
Ступені кар’єри і підвищення кваліфікації секретаря
/за матеріалами Скандинавської групи Європейської асоціації професійних секретарів по материалам Скандинавской группы (EAPS)/
Рівень A – приблизно відповідає рівню серкетаря-друкарки
Рівень B – відповідає рівню секретаря
1. Описання роботи:
друк (рідною та англійською мовою) з рукопису або під диктовку
редагування документів;
зберігання документів
обслуговування відряджень та нарад;
телекомунікації, включно із розсилкою меморандумів;
самостійна робота (тобто, написання чернеток нескладних листів та меморандумів, робота із утримання офісу, перевірка рахунків і вирішення проблем, пов’язаних із відрядженнями).
2. Рівень відповідальності:
за власну роботу;
за складання документів;
секретар зобов’язаний знати структуру компанії і напрям її діяльності.
3. Освіта і стаж роботи:
три роки вивчення бізнесу і діловодства;
навчання секретарській справ або кілька років стажу роботи в галузі діловодства;
додаткове вивчення іноземної мови.
4. Особистісні якості:
раціональність і організованість;
здатність обирати пріоритети;
ініціативність;
акуратність;
схильність до роботи в області обслуговування.
Рівень C – відповідає рівню секретаря-референта
1. Опис роботи:
друк двома іноземними мовами з рукопису або під диктовку;
складання меморандумів, листів, факсів та інших документів;
перевірка фактів, викладених у меморандумах, звітах та ін. документах;
прийом і передавання повідомлень каналами зв’язку(факс, E-mail та ін.);
організація відряджень і нарад;
ведення протоколів і контроль за виконанням прийнятих рішень;
самостійна робота (переклад звітів, робота з персоналом, збирання та опрацювання даних, проектна робота).
2. Рівень відповідальності:
зобов’язаний здійснювати зв’язок між керівником та співробітниками;
відповідає за перевірку виконання завдань і звітність;
зобовзаний знати структуру компанії та напрям її діяльності, знати спеціалізацію співробітників та зовнішні зв’язки компанії.
3. Освіта і стаж роботи:
три роки вивчення бізнесу і діловодства або
не менше п’яти років стажу роботи секретарем рівня В;
додаткове вивчення іноземних мов, основ управління, основ трудового права, комп’ютерних програм;
предпочтителен досвід роботи за кордоном.
4. Особистісні якості:
здатність керувати та взаємодіяти з персоналом;
хороші організаторські здібності;
хороший літературний стиль;
здатність справлятись із стресовими ситуаціями.
Рівень D – відповідає рівню референта, керівника секретаріату
1. Опис роботи:
підготовка і ведення засідань та інших нарад;
ведення адміністративної роботи;
консультування під час прийому секретарів на роботу, допомога у їх навчанні та підвищенні кваліфікації;
організація презентацій та представницька діяльність;
діяльність із забезпечення інформацією (контакти із засобами масової інформації, редагування інформаційних бюлетенів для співробітників компанії та ін.
самостійна робота (власні дослідження, переклад бізнес- і технічних звітів, комп’ютерні дослідження, керівництво проектами, керівництво персоналом, керівництво роботою, пов’язаною із організацією відряджень);
прийом і передавання повідомлень каналами зв’язку(факс, E-mail та ін.).
2. Рівень відповідальності:
за власні дослідження і звіти;
за власний бюджет;
за персонал;
за здійснення зв’язку між керівником та посадовими особами вищого рангу.
3. Освіта і стаж роботи:
три роки вивчення бізнесу і діловодства;
навчання секретарській справі не менше одного року або значний досвід роботи секретарем рівня С;
вивчення на університетському рівні іноземних мов, управління бізнесом, економічних законів та трудового законодавства, психології спілкування та інформаційних технологій;
предпочтительно навчання та стажування за кордоном.
4. Особистісні якості:
значна енергія;
творчі здібності;
здатність до лідерства;
надійність.