22 Моделирование процессов в сэд
Классификация СЭД по титульной функциональности. Практически каждой СЭД ее разработчиками приписывается определенное позиционирование. Это дает основания взять за основу классификации декларируемую направленность СЭД, то ее свойство, которое подчеркивается производителем в наибольшей степени. По данному признаку автор статьи [2] выделяет следующие классы СЭД:
OCR & Production System. Средства и системы для создания электронных документов и электронных аналогов бумажных документов.
Регистрационные (картотечные) системы. Реализуют основные учетные функции и автоматизируют процессы регистрации документов и событий в их жизненном цикле.
Системы автоматизации групповой работы с корпоративными хранилищами информации (groupware).
Системы управления электронными архивами документов.
Системы извлечения знаний из архивов документов и других источников корпоративной информации (knowledge management).
Системы управления деловыми процессами обработки документов и деятельностью персонала, привлекаемого к этой обработке (workflow).
Системы управления устройствами для хранения информации (storage management system).
Складывается впечатление, что эта классификация построена по признаку функциональности, реализованной в СЭД. Но это не так. Более глубокий анализ показывает, что на самом деле разные классы в ней выделены по разным признакам. Скажем, картотечные системы выделены по признаку «объекты, с которыми работает система», а системы для групповой работы — по признаку «как система организует работу пользователей. К тому же эта классификация еще и логически не вполне корректна, поскольку классы могут пересекаться: картотечной системе ничто не мешает предоставлять пользователям возможности совместной работы.
Достоинством данной классификации является ее информативность. Каждый класс снабжен достаточно подробным описанием функциональности, наличие которой в той или иной системе позволяет отнести ее к этому классу.
Классификация систем управления корпоративным контентом. Некоторые эксперты расширяют понятие СЭД до т. н. систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management — ECM). В работе [3] содержится следующая классификация таких систем:
Document Management (управление документами). Снабжает документы метаданными (атрибутами), что позволяет связать их с бизнес-процессами. Предоставляет основные библиотечные услуги, включая хранение, поиск, версионность, выписку документов.
Imaging (массовый ввод и обработка сканированных документов). Обеспечивает технологический процесс сканирования бумажных документов, их атрибутизации (индексирования) и загрузки в репозитарии документов.
Records Management (управление записями). Обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения, как электронных, так и бумажных. Позволяет поддержать полный жизненный цикл документа — от его создания до уничтожения.
Knowledge Management (управление знаниями). Предоставляет возможности поиска и анализа информации. Обязательным является наличие средств автоматической категоризации документов.
Web Content Management (управление информацией на веб-сайтах). Позволяет поддержать процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на веб-сайтах. Обычно тесно интегрирована с системой управления документами.
Workflow (автоматизация деловых процедур). Предоставляет средства автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т. д.
Collaboration (коллективная работа). Предоставляет средства для обеспечения работы виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия.
Enterprise Information Portal (информационный портал предприятия). Единая точка доступа ко всем корпоративным информационным ресурсам и приложениям. Обеспечивает персонализацию информации, интеграцию приложений, доступ при помощи любых устройств.
Данная классификация с точностью до формулировок включает в себя приведенную в [2]. Она более информативна, но также допускает пересечение классов.
Классификация функциональности и компонентов СЭД. Объектами классификации могут быть не только целостные СЭД. Классифицируют функциональность систем, их компоненты.
В статье [4] выявляются функциональные компоненты СЭД, приводится описание каждого из них и примеры их применения. Классификация включает в себя 86 (!) типов функциональных компонентов, собранных в 17 групп. Эта классификация весьма подробна, ограниченный объем настоящей статьи не позволяет воспроизвести ее здесь. Процитируем только список групп:
ввод собственно документов;
регистрация по определенным формам;
распознавание;
массовая загрузка данных;
индексация;
лингвистический анализ;
поиск;
экспорт/импорт данных;
веб-сервер над архивом документов;
обмен сообщениями;
репликации;
работа в сетях;
маршрутизация исполнительской деятельности;
защита от несанкционированного доступа;
вывод документов;
средства разработки приложений, API;
средства управления знаниями.
В статью [5] включена таблица, показывающая наличие (или отсутствие) наиболее важных из этих компонентов в 10 широко распространенных СЭД.
Отличительная особенность этой классификации — продуктивность. Выбирая функциональные компоненты из предлагаемого множества, можно не только описывать существующие СЭД, но и задавать требования к новым. Поскольку функциональные компоненты подробно описаны, требования могут получиться вполне содержательными. Правда, так мы скомпонуем только «техническую» часть требований. Придется составлять еще и «прикладную» часть1, определяющую отражение в системе реалий предметной области. Что за документы вводятся? Может быть счета и накладные, а может учетные карточки людей. Как их надо выводить? Может быть в хронологическом порядке, а может в порядке принадлежности к структурным подразделениям организации.
«Маркетинговая» стихийная классификация. Современная практика работы производителей программных средств (ПС) породила размытую, но интуитивно понятную всякому специалисту классификацию последних. Эта классификация сложилась стихийно, никакого более-менее внятного классификационного принципа в ее основе нет. Фактически она представляет собой набор разновидностей существующих систем, которые приобрели известность благодаря усилиям специалистов по маркетингу соответствующих компаний.
Из-за стихийности развития маркетинговая классификация нигде не опубликована как нечто завершенное, цельное. Тем не менее, здесь мы попытаемся выразить ее, опираясь на статьи различных авторов и публикации в сети Интернет [6, 7, 8].
Некоторые основные разновидности ПС, составляющие маркетинговую классификацию, и взаимосвязи между ними схематически представлены на рис. 1.
Рисунок
1. Маркетинговая классификация ПС
Хотя на приведенной схеме «ветви» дерева не пересекаются, в действительности это деление очень условно. Действительно, торговые и бухгалтерские системы обычно поддерживают работу с первичными документами (счетами, накладными, счетами-фактурами) и, следовательно, в каком-то смысле являются системами электронного документооборота. Система CRM может иметь функции органайзера. Система расчета зарплаты частично пересекается с бухгалтерской системой. Крупная же система класса ERP может включать в себя всех своих «соседей» по классификации.
Маркетинговая классификация позволяет расширить область рассмотрения. А именно, перестать ограничиваться системами, причисляемыми к СЭД их разработчиками, и обратить внимание на системы соседних классов, попробовать трактовать их как специализированные СЭД. Сам по себе такой подход не будет новым. Скажем, в статье [9] с этой точки зрения описаны банковские системы. Однако общепринятого регулярного способа свести любую систему, автоматизирующую деловую активность, к СЭД, пока не существует.
Отдельные группы систем. Кроме классов внутри более или менее удачных классификаций в литературе часто выделяют и отдельно рассматривают самостоятельные группы систем. В частности, встречаются публикации о системах обработки форм [10] и системах управления корпоративными записями.