2. 4. Створення звіту за допомогою Конструктора

Можна почати з порожнього звіту й самостійно розмістити в ньому всі необхідні поля, написи й інші елементи керування.

Для створення звіту без допомоги майстра потрібно, перебуваючи у вікні БД, клацнути по вкладці Звіт, а потім по кнопці Створити.

На екрані з'явиться вікно діалогу Новий звіт. Зі списку Вибір таблиці/запиту виберіть таблицю/запит, що містить дані, які варто представити у звіті. Якщо звіт не повинен містити дані, не робіть вибір із цього списку. Задайте спосіб створення звіту — Конструктор.

На екрані з'явиться вікно конструктора звітів. Щоб вивести на екран список полів базової таблиці (або запиту), натисніть кнопку Список полів на панелі інструментів.

Робочі екрани при створенні звіту й форми практично збігаються.

2. 5. Сортування й групування

Записи у звіті потрібно розташувати в певному порядку. У меню Вид є підкоманда Сортування й групування. За допомогою цієї команди можна просто провести сортування звітних даних або можна визначити групування даних. Сортування задається по певному полю (найбільше часто використовуваний спосіб) або по вираженню, тобто по полю, що обчислюється, або по першій букві символьного поля. Полів сортування може бути до 10.

Для завдання просто сортування не потрібно звертатися до властивостей груп. Якщо ж ми хочемо згрупувати дані по якому–небудь полю, потрібно вказати це поле у верхній частині вікна й установити «Так» у заголовку групи або примітці. Якщо потрібно створити вкладене групування, потрібно внести кілька полів у верхню частину вікна й відкрити заголовки (примітки) у нижній частині. Вікно конструктора при цьому буде містити наступні розділи:

Для того щоб звіт мав гарний вигляд, потрібно розмістити елементи керування у відповідних розділах.

Якщо в режимі конструювання звіту виникає необхідність переносу вже створеного ЕК з одного розділу в іншій, переміщення потрібно почати тоді, коли покажчик миші прийме вид розкритої руки, або можна виконати цю дію через буфер обміну.

Розміри розділів змінюються при переміщенні їхніх нижніх границь, коли покажчик приймає вид двунаправленої стрілки.

2. 6. Режими вікна звіту

Вікно звіту може перебувати в одному із трьох режимів: режимі конструктора, режимі перегляду зразка й режимі попереднього перегляду:

Режим конструктора призначений для створення нових і зміни існуючих звітів.

Режим перегляду зразка призначений для попередньої оцінки правильності шрифтового оформлення й розташування елементів керування у звіті. У цьому режимі зображуються всі розділи звіту, а також кілька записів в області даних. При цьому виконується сортування й групування даних, однак не використовуються ні умови відбору, ні об'єднання таблиць, що є в базовому запиті.

У режимі попереднього перегляду звіт виглядає на екрані так, як він виглядав би, будучи надрукований.

При перегляді звіту в режимі перегляду зразка або в режимі попереднього перегляду можна змінювати масштаб зображення звіту.

2. 7. Друкування звіту

Щоб надрукувати готовий звіт, потрібно виконати команду Друк з меню Файл. Надрукований звіт може містити порожні сторінки. Як правило, це є наслідком того, що розміри звіту перевищують розмір паперу, що використовується для друку.

Щоб у звіті не було порожніх сторінок, сума повної ширини звіту із шириною правих і лівих полів не повинна перевищувати ширину паперу, зазначену при настроюванні друку:

Ширина звіту + Ліве поле + Праве поле <= Ширина паперу

Якщо звіт містить занадто багато порожнього простору навколо розділів і елементів керування, то його можна зменшити, змінивши розміри й визначивши деякі властивості розділів і елементів керування. При друку звіту дуже важливо правильно задати властивості звіту, його розділів і деяких ЕК. Властивості звіту викликаються подвійним клацанням миші по прямокутнику на перетинанні горизонтальної й вертикальної лінійок, або з контекстного меню, викликаного, коли покажчик миші перебував у сірої області бланка звіту поза розділами. Властивості розділів викликаються подвійним клацанням миші по сірій смузі з назвою роздягнула. Властивості будь-якого ЕК викликаються подвійним клацанням миші по цьому ЕК.

Для друку всього звіту важливі властивості Верхній колонтитул і Нижній колонтитул. Можливі значення:

• Всі сторінки — колонтитули друкуються на всіх сторінках;

• Без заголовка — колонтитули не друкуються на тих сторінках, де друкувався заголовок звіту;

• Без примітки — колонтитули не друкуються на тих сторінках, де друкувалася примітка звіту;

• Без заголовка/примітки — колонтитули не друкуються на тих сторінках, де друкувалися заголовок або примітка звіту.

Для друку розділів звіту важливі властивості Кінець сторінки й Не розривати. Властивість Кінець сторінки може приймати значення:

• Відсутній — розставляти сторінки не звертаючи увагу на початок/кінець розділу;

• До розділу — поставити кінець сторінки перед початком розділу;

• Після розділу — поставити кінець сторінки після кінця розділу;

• До й після розділу — поставити кінець сторінки до початку й після кінця розділу.

При друку звіту важливо правильно виділити місце для ЕК, особливо якщо це довге символьне поле або поле типу Mемо. В ЕК типу поле є властивості Розширення й Стиск. Якщо задати значення «Так» у властивості Розширення, при необхідності буде автоматично збільшуватися висота області, виділеної полю на бланку звіту. Розділ, у якому перебуває такий ЕК, автоматично одержує значення «Так» у властивості Розширення. За замовчуванням замість полів, що містять порожні значення, на сторінках звіту залишається порожній простір. Для видалення цього порожнього простору варто використовувати властивість Стиск. Поле, що має значення «Так», у цій властивості не займає місця при печатці звіту, якщо містить порожнє значення або рядок нульової довжини.