Тема 3. Планування робочого часу менеджера План

1. Основи планування робочого часу.

2. Принципи та правила планування робочого часу.

3. Система планування робочого часу.

4. Методи планування робочого часу.

Планування як функція самоменеджменту передбачає:

• підготовку до реалізації поставлених цілей;

• упорядкування часу

Основна перевага планування – виграш часу

Планування робочого дня протягом 5-10 хвилин (тобто 1-2% загальної тривалості робочого дня) дозволяє економити 2 години щоденно.

Економія часу – за рахунок:

• підготовки до реалізації цілей;

• оптимального розподілу та використання

• часу;

• зменшення тривалості виконання завдань.

Головне правило планування робочого часу:

Співвідношення 60 : 40 :

60% - запланований час;

20% - непередбачений час;

20% - творча або управлінська діяльність

Принципи та правила планування робочого часу менеджера

1. Планування у співвідношенні 60:40.

2. Аналіз видів діяльності і витрат часу.

3. Зведення задач – складання плану дій.

4. Регулярність – системність – послідовність.

5. Реалістичне планування.

6. Пристосовність (гнучкість).

7. Поповнення втрат часу.

8. Письмова форма.

9. Перенесення незробленого в плани наступного періоду.

10. фіксація результатів замість дій.

11. Встановлення часових норм.

12. Встановлення терміну виконання завдань.

13. Встановлення пріоритетів.

14. Позбавлення «тиранії нагальності».

15. Делегування (передоручення справ).

16. «Поглиначі» часу і резерви часу.

17. Переробка (перевірка та перегляд своїх планів).

18. Вільний час.

19. Часові блоки та закриті години.

20. Час для планування і творчості.

21. Рутинна робота.

22. Непродуктивна діяльність.

23. Чергування різних видів діяльності (з метою запобігання втомлень).

24. Погодження своїх власних часових планів з планами інших людей (начальника, колег, підлеглих).

25. Альтернативне планування.

Рис. 3.1. Система планування робочого часу

Методи планування робочого часу

1. Метод “Альпи” (складання плану дня).

2. Щоденник часу.

1. Метод “Альпи”:

• складання завдань;

• оцінка терміну виконання;

• резервування часу (у співвідношенні 60:40);

• прийняття рішень щодо пріоритетів та делегування;

• контроль.

Таблиця 3.1.

Приклад плану дня:

Завдання			Пріоритети	Тривалість (годин)	Делегування	Контроль
П – проект вивчення ринку			А	2,5	0,5год. доручається Чалому	+
Н –	Шевченко	- експертна оцінка	А	1,5		+
	Ткаченко
Т – Іванов – статистика збуту			Б	0,5		+
ПР – Петренко – лист			Б	0,5	Доручається В.М.
В – Фірма “Прогрес” – заст. директора			Б	0,5
Ч – спец. журнал для менеджерів			В	0,5
Т – Коваленко (програма для ЕОМ)			В		Секретар	+
Т – Христенко (ділова вечеря)			В			перенесено на п’ятницю X. – відрядж.
			∑=60%	5
Скорочення: П – проект в роботі; Н – нарада; Т – телефонна розмова; ПР – письмова робота; В – відрядження, ділова поїздка; Ч – читання; С - секретар