Перелік питань для вивчення.
Конфигурация пользователя.
Знайомство з інтерфейсом середовища Оutlook.
Задание 1. Конфигурация пользователя
Программная среда Оutlook позволяет организовать как личную работу каждого сотрудника, так и групповую работу. Групповая работа предполагает возможность работы с одними и теми же документами.
Для организации групповой работы сотрудников необходимо, чтобы на предприятии была организована сеть и установлены общие правила адресации и пересылки файлов по сети от одного сотрудника другим. Этими вопросами занимается специальный сотрудник — администратор сети, который и проинструктирует вас на конкретном рабочем месте.
Программная среда Оutlook предлагает три режима работы с почтой:
только Интернет;
корпоративная или для рабочих групп;
нет электронной почты.
В этом разделе вы познакомитесь с возможностью автономной работы, а также с основными возможностями групповой работы с использованием корпоративной электронной почты или Интернета.
Перед началом работы в среде Оutlook вы должны определить себя как пользователя данной программы на данном компьютере. Это делается с помощью создания учетной записи пользователя Интернета. Такая запись в дальнейшем будет определять вас по умолчанию как ответственного за выполнение всех задач и поручений в среде Оutlook.
Создание учетной записи.
ПРИМЕЧАНИЕ Ниже приведем пример ввода учетной записи с несуществующим адресом при использовании режима работы с почтой Только Интернет. В реальной работе настройку учетной записи лучше всего проводить под руководством администратора сети. Эта работа выполняется, как правило, один раз, и поэтому должна быть выполнена качественно.
Технология работы
1. В меню Сервис выберите пункт Параметры.
2. Перейдите на вкладку Доставка почты (см. рис.10).
Рис.10 Вкладка Доставка почты
3. Щелкните на кнопке “Изменить конфигурацию почтовых служб”.
4. Убедитесь, что на вашем компьютере установлен режим работы с почтой Только Интернет. Щелкните на кнопке Отмена.
ВНИМАНИЕ. Проводить переустановку режима можно только по согласованию с администратором сети!
5. В меню Сервис выберите пункт Учетные записи.
6. В диалоговом окне Учетные записи в Интернете выберите вкладку Почта.
7. Просмотрите имеющиеся учетные записи и щелкните на кнопке Добавить. Начнет работу Мастер подключения к Интернету. Далее следуйте шагам Мастера:
введите имя, например, Иван Петренко или свое имя;
укажите адрес электронной почты, например ivpetr@ua.fm или свой адрес;
укажите сервер входящих сообщений: fm.ua или свой сервер;
укажите сервер исходящих сообщений: mаіl.ru или свой сервер;
укажите учетную запись (можно оставить предложенную Мастером) и, при необходимости, пароль;
установите переключатель Способ подключения к Интернету: вручную;
завершить работу Мастера, нажав кнопку Готово; на экране снова появится диалоговое окно Учетные записи в Интернете, а в нем — созданная учетная запись.
8. Выделите сделанную учетную запись. Щелкните на кнопке Свойства. Просмотрите и, если необходимо, измените свойства учетной записи.
9. Щелкните на кнопке Использовать по умолчанию. Теперь вы определили Александра Петренко (или себя) как пользователя программы.
Закройте диалоговое окно.
Работа 3. Планирование рабочего времени
Деятельность делового человека весьма разнообразна. Это и подготовка документов, и телефонные звонки, и организация приема клиентов, посетителей и многое другое. Эта деятельность, связанная с решением текущих вопросов, незаметна непосвященному человеку. Однако от того, насколько успешно и оперативно она осуществляется, зависит эффективность работы предприятия.
В среде Оutlook все мероприятия подразделяются на следующие группы, о которых вы уже знаете: встречи, собрания, события, задачи, а также телефонные звонки (рис.2).
Встречи
Встреча — это мероприятие, касающееся одного-двух лиц. Время встречи согласовывается между ними и резервируется в календаре. Встреча не требует привлечения ресурсов: специального помещения, время на подготовку, материальных расходов.
Встречей можно называть ежедневный доклад руководителю, и телефонный звонок, и прием посетителей. Важно то, что, как правило, это — небольшое дело, с точки зрения затрат времени на подготовку; оно планируется на определенное время и является односторонним (выполняется лично секретарем) или двусторонним (беседа двух человек). Хотя встреча и планируется на определенное время, ее всегда можно перенести, если на данный момент возникнет другое, более важное мероприятие.
Собрания
Собрание, в отличие от встречи, требует приглашения нескольких лиц и привлечения дополнительных ресурсов. Проведение собрания должно согласовываться со всеми участниками. Собрание имеет конкретную дату проведения, а также время начала и окончания. Собрание требует подготовки, связанной с составлением плана проведения, выбором места и, конечно же, согласованием со всеми участниками.