Завдання 2. Телефонний дзвінок
Облік ділових телефонних переговорів дуже важливий. Раніше при доброї організації роботи використалася спеціальна книга обліку телефонограм, де відображалися відомості: кому або від кого був дзвінок, дата, час, текст повідомлення, хто прийняв (передав). У середовищі Оutlook можна автоматично створювати запис про зроблені телефонні переговори.
При наявності модему, Оutlook може набирати номера телефонів контактних осіб. При цьому в Оutlook може фіксуватися час розмови, що заноситься в
Дневник. Туди ж можна занести замітки про розмову. Навчиться зв'язуватися з контактною особою по телефоні й робити запис про телефонний дзвінок.
Технология работы
Відкрийте папку Контакты. Виділить контактну особу, якої треба подзвонити.
2. На панелі інструментів розкрийте список, клацнувши на кнопці Автонабор або виберіть у меню Действия команду Позвонить контакту. У списку виберіть один з контактних телефонів. Відкриється вікно Новый звонок (рис.7).
Рис. 7. Вікно Новый звонок.
3. Установіть прапорець “При каждом звонке создавать запись в дневнике”.
4. Клацніть на кнопці Позвонить. При наявності модему відразу почнеться набір телефонного номера й одночасно відкриється вікно Телефонный звонок (Рис. 8). Коли модем зробить з'єднання, можна зняти слухавку й закрити вікно Новый звонок.
5. У вікні Телефонный звонок зробіть запис про тему розмови й опишіть більш докладно зміст розмови. При достатній кваліфікації секретар уміє одночасно й говорити і фіксувати розмову.
6. Закрийте вікно після запису в ньому інформації про дзвінок. На питання програми Сохранить сделанные изменения? - відповідайте ствердно. Після цієї відомості про телефонний дзвінок збережуться в картці контакту й у Дневник.
Примітка. При відсиланні листів вам доводиться надписувати адреси одержувачів на конвертах, а також зворотну адресу. Цю роботу можна виконати автоматично, використовуючи відомості з папки Контакты. Для цього використається режим Слияние у програмі Word.
Завдання 3. Папка, що відкривається при запуску Оutlook
При запуску середовища Оutlook автоматично відкривається одна з папок, наприклад, Входящие, котра містить інформацію про електронну пошту, що прийшла. Однак користувач може самостійно вказати папку, що буде відкриватися при запуску програми, наприклад, Оutlook сегодня. Навчитеся задавати папку, що відкривається при запуску програми.
Технологія роботи:
Запустіть програму Оutlook.
В меню Сервис виберіть пункт Параметры.
Перейдіть на вкладку Дополнительно и нажмить кнопку Дополнительные параметры (рис.8).
Рис.8 Вікно Дополнительные параметры.
4. У вікні, що відкрилося, розкрийте список Открыть папку виберіть папку Оutlook сегодня, яка буде відкриватися при запуску Оutlook.
5. Завершить роботу з програмою.
Знову відкрийте програму і переконайтеся, що при запуску відкривається задана вами папка.
Завдання 4. Створення "заметки"
"Заметка" — це невелика записка на пам'ять.
Текст замітки може бути найрізноманітнішим: думка, що не хочеться забути; нагадування про що-небудь собі або іншому співробітникові; цитата й багато чого іншого. У не комп'ютеризованому офісі іноді можна бачити таку картину. Усюди - на столі, на телефоні, на стіні, на склі вікна, на письмовому приладі - розклеєні маленькі листочки з якимись записами. Це замітки. Такий офіс може дати сторонній людині подання про сильну зайнятість співробітників, однак, дуже вже недбало виглядає. Замітки в програмному середовищі Оutlook - це електронний аналог паперового блокнота з відривними листками. Замітки використаються для запису питань, нагадувань і багато чого іншого, що звичайно записується в паперовий блокнот. Крім того, у замітках зручно зберігати відомості, які можуть знадобитися пізніше, наприклад, вказівки або текст, який можна вставити в інші елементи або документи. Програмне середовище Оutlook має спеціальну папку, у якій можна створити й зберегти заметку й при нагоді скористатися нею. Крім цих основних можливостей можна:
зв'язати замітку з контактом;
привласнити їй категорію;
відправити поштою;
надрукувати;
змінити уявлення заметки.
Як бачимо, із заміткою можна робити дії, аналогічні діям з іншими елементами. Можна працювати, залишивши замітки відкритими на екрані. Внесені в замітку зміни зберігаються автоматично. Тоді у вас екран буде заповнений замітками.
СТВОРЕННЯ ЗАМІТОК І РОБОТА З НИМИ
ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ
1. Віідкрийте папку Заметки.
2. Клацніть на кнопці Создать. Відкриється вікно замітки жовтих кольорів (Рис. 9)
Рис. 9. Вікно "заметки".
3. Запишіть у вікні текст який-небудь текст замітки
4. Закрийте замітку. Вона у вигляді значка з'явиться на робочому полі папки.
5. Зв'яжіть замітку з контактом. Для цього:
подвійним щигликом на значку відкрийте замітку;
відкрийте сховане меню замітки (мал. 9);
виберіть пункт Контакты;
у списку, що відкрився, контактів виберіть потрібну людину.
6. При зв'язку замітки з контактом інформація про це відбивається на вкладці Действия контакта. Відкрийте в папці Контакты картку особи, з якою ви зв'язали замітку.
7. Перейдіть на вкладку Действия й серед інших дій знайдіть згадування про замітку.
8. Вивчите інші можливості меню Заметки. Серед інших ви знайдете команду Переслать. При виконанні команди відкривається стандартне вікно повідомлення електронної пошти. Із правилами пересилання повідомлень ви познайомитеся далі.
Контрольні питання
Які операції виконуються над файлами та папками за допомогою інструментів Outlook.
Як додати власний ярлик, групу?
Що таке "Контакт"
Що таке "Дневник" у Outlook? Яка інформація зберігається в ньому ?
Скільки режимів перегляду існує в “Дневнике”?
Навіщо потрібна папка “Заметки”?
Як додати новий запис у папку “Заметки”?
Література
Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство : учебный курс. – МПб.: Питер, 2002. – 416 с. – с.: 274 – 309 .
Стоцкий Ю. Самоучитель Office 2000. - СПб: Изд.-во "Питер", 2002. - 576 с. – с.: 414 – 471.
Практичне заняття № 2