Мета практичних занять.
Вивчити методи використання програми MS Outlook-2000.
Практичне заняття № 1
Перелік питань для вивчення.
Основні відомості про програмне середовище MS Оutlook.
Знайомство з інтерфейсом середовища Оutlook.
КОРОТКІ ЗВЕДЕННЯ ПрО ПРОГРАМНе СЕРЕДОВИЩе MS ОUTLООК
Програмне середовище Microsoft Оutlook прийшло на зміну різноманітним видам блокнотів і записних книжок, які використовували керівники й секретарі для організації своєї роботи. Так, для зберігання відомостей про різних людей і організації використовувалися телефонні книжки, для планування щоденних зустрічей і справ - щотижневики, для тимчасових записів - блокноти для заміток. Крім перерахованих видів блокнотів складалися плани роботи на один тиждень, на один місяць, на рік і т.д.
Програма Мicrosoft Оutlook призначена для організації документів і планування завдань, у тому числі для відправлення пошти, планування зустрічей, подій і зборів, ведення списку контактів і списку завдань, а також обліку всіх виконаних робіт.
Інформація в середовищі Оutlook організована у вигляді папок, які по призначенню аналогічні своїм паперовим аналогам. Зручні способи подання інформації, її пошуку, засоби нагадування, пропоновані середовищем Оutlook , можуть допомогти ефективно організувати свою роботу кожної ділової людині. Середовище Оutlook може використати й керівник, і секретар, і інші співробітники. Розгляньте головне вікно програмного середовища Оutlook (Рис.1).
Рис. 1. Головне вікно Outlook.
У лівій частині вікна перебуває панель Оutlook, на якій розташовані основні об'єкти, з якими працює середовище. Об'єкти являють собою папки з інформацією певного виду. Ці об'єкти об'єднані в групи: Оutlook, Почта, Другие папки.
Основними елементами інформації, з якими працює середовище Оutlook, є папки: Контакты, Календарь, Задачи, Заметки, Дневник.
Папка Контакты є сховищем відомостей і даних про людей, з якими ви підтримуєте ділові й особисті відносини. Ці люди можуть бути як співробітниками вашої організації, так і інших фірм. У папці Контакты можуть зберігатися: адреса електронної пошти, поштова адреса, кілька номерів телефонів і інші відомості, що відносяться до контактної особи, наприклад, день народження або річниця якої-небудь другої події. На основі папки Контакты формується Адресная книга для електронної пошти. У середовищі Оutlook всі заходи підрозділяються на кілька груп: встречи, собрания, события, задачи, телефонные звонки (Рис.2).
Заходи
Встреча
Собрание
Событие
Задача
Телефонный
звонок
Рис.2. Види заходів
Встречи — це заходи, для яких резервується час у календарі. На зустрічі ніхто не запрошується, для них не залучаються ніякі ресурси. Під ресурсами розуміється виділення спеціального приміщення, тимчасові витрати, пов'язані з підготовкою, матеріальні витрати.
Собрание — це зустріч із запрошенням осіб або залученням ресурсів.
Событие — це захід на весь день, на яке можуть запрошуватися або не запрошуватися інші люди.
У середовищі Оutlook для планування Встреч, Собраний и Событий и установлення часу їхнього проведення призначена папка Календарь.
Задача — це справа, яку треба виконати на певний термін, зв'язана зі значними тимчасовими витратами. Для опису відомостей про Задачу й організацію рішення Задач використається папка Задачи.
Телефонный звонок — захід, пов'язаний з рішенням питань по телефону й не потребуючий безпосереднього контакту. Телефонные звонки, а також вся робота зі створення й обробки різних документів на комп'ютері фіксується в папці Дневник.
Представлена система папок дозволяє діловій людині організувати планування свого робочого часу й відслідковувати тимчасові витрати на виконання роботи.
Інша група папок, що включає папки Входящие, Исходящие, Черновики и Отправленные, призначена для організації обміну електронною поштою з партнерами по роботі. Основними інформаційними елементами цих папок є Сообщение.
Сообщение - документ, відправлений або отриманий по електронній пошті. Папка Входящие призначена для прийому Сообщений.
Папки Исходящие та Черновики призначені для підготовки Сообщений до відправки. Папка Отправленные призначена для збереження відправлених Сообщений.
Основні дії яки можна виконати з елементами Оutlook:
створити;
установити й змінити параметри;
виділити, скопіювати, вставити копію, видалити;
позначити як виконаний;
переслати іншій особі;
прикріпити документ;
зв'язати з Контактом.
РОБОТА 1 . ІНТЕРФЕЙС ПРОГРАМИ MS ОUTLOOK
Завдання 1. Знайомство з Інтерфейсом середовища Оutlook
Познайомтеся з організацією інтерфейсу середовища Оutlook. Настройте інтерфейс для подальшої роботи. Познайомтеся із умістом папки Оutlook сегодня.
Технологія роботи
1. Запустите програму Оutlook щигликом на кнопці на панелі Місгosoft Office або використовуючи кнопку Пуск: Пуск > Программы > Місrоsoft Outlook
2. Розгляньте вікно програми (Рис.1). Знайдіть групи робочих папок на малюнку й у вікні програми. Чим вони відрізняються?
3. Заголовки груп можуть бути названі по-іншому. Зміните назви груп у відповідності до Рис.1.
Для цього:
клацніть правою кнопкою миші на заголовку;
у контекстному меню виберіть команду Переименовать группу;
уведіть нове ім'я групи.
4. Клацніть на групі Оutlook. Як правило, при завантаженні програми ця група відкривається автоматично. Перегляньте, які об'єкти в ній розміщені. Наприклад, у групі Оutlook можуть бути розташовані папки Оutlook сегодня, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки.
5. Клацніть на групі Почта. Перегляньте, які об'єкти в ній розміщені. У цій групі можуть бути розташовані папки Черновики, Входящие, Исходящие.
Клацніть на групі Другие папки. У цій групі можуть бути розташовані папки Дневник. Удаленные, Мой компьютер, Мои документы.
Склад об'єктів групи можна змінити варіантами дій:
перенести об'єкт в іншу групу,
видалити об'єкт із панелі Оutlоок,
додати об'єкт.
Розташуйте об'єкти по групах у тім складі, як перераховано вище.
Для цього:
наведіть покажчик миші на об'єкт;
захопите об'єкт і перемістіть його спочатку на заголовок іншої групи, а потім, коли група розкриється, розташуєте його в потрібнім місці між іншими об'єктами.
Місце, де буде розташований об'єкт, відзначається під час виконання дії спеціальною розділовою лінією (Рис.3).
Рис. 3.
8. Видаліть об'єкт Избранное (англ.. - Favorites) із групи Другие папки. Для цього:
наведіть покажчик миші на об'єкт;
клацніть правою кнопкою миші;
у контекстному меню виберіть команду Удалить з панелі Оutlook.
Основну частину вікна програми займає інформація відкритої в цей момент папки. Клацніть на заголовку групи Оutlook і по черзі відкрийте об'єкти, розташовані в цій групі. Переглянете, як змінюється робоча область вікна.
Відкрийте папку Оutlook сегодня. У цій папці розташована інформація про майбутні справи (зустрічах, завданнях), а також про наявність пошти. Кожний запис у папці виконаний у вигляді гіперпосилання до відповідного об'єкта. При першому запуску програми ця папка, як і інші, не містить інформації.
Робота 2. ОБЛІК ВІДОМОСТЕЙ ПРО ЛЮДЕЙ У ПАПЦІ "Контакты"
Контактом будемо називати й конкретної людини, з яким ви підтримуєте відносини, і відповідний запис в адресній книзі. Для зберігання різних відомостей про осіб, з якими ви підтримуєте ділові й особисті відносини в середовищі Оutlook, передбачена спеціальна папка Контакты.
Папка Контакты організована на зразок бази даних. У ній ви можете зберегти найрізноманітніші відомості: адреса електронної пошти, поштова адреса, кілька номерів телефонів і деякі відомості особистого характеру, що ставляться до контактної особи, наприклад, день народження й річниця якої-небудь події. При уведенні імені або адреси контактної особи Оutlоок розділяє ці відомості на компоненти й поміщає їх в окремі поля. Ви можете виконати сортування, угруповання й фільтрацію контактів по будь-якій частині імені або адреси. Досить нажати потрібну кнопку або вибрати команду меню, щоб відправити цій контактній особі запрошення на збори, повідомлення електронної пошти або завдання.
При збереженні відомостей про контактну особу у файл як ім'я цього файлу можуть використатися: ім'я, прізвище, назва організації, прізвисько контактної особи або будь-яке інше слово, що допоможе швидко знаходити цей контакт, наприклад, “постачальник провізії”. Для кожної контактної особи є можливість уводити до трьох адрес. Один з них може бути зазначений як поштовий, після чого він може друкуватися на поштових наклейках, конвертах і використатися для створення листів декільком адресатам.
При створенні контактів у календарі на відповідних сторінках автоматично з'являється повідомлення про подію, пов'язаному з контактом, наприклад про день народження зазначеної особи.
Завдання 1. РОБОТА З ПАПКОЮ "Контакты"
Створіть кілька "контактов". Навчиться змінювати поточне уявлення у папці
Контакты.
Технология работы
1. Відкрийте папку Контакты. Створіть новий "контакт". Для цього клацніть на кнопці Создать на панелі інструментів
2. Відкриється вікно картки "контакта" (рис. 4).
Рис. 4. Картка "контакта"
Уведіть відомості про контакт у пропоновані поля на вкладці Общие. Біля деяких полів розташовані кнопки, які дозволяють увести інформацію більш точно. Наприклад, клацніть на кнопці Полное имя. Розкриється додаткове вікно введення імені (Рис. 5). Заповните поля, пов'язані з ім'ям контакту.
Рис.5 Додаткове вікно Проверка полного имени для введення імені.
4. Перейдіть на вкладку Подробности. Заповните додаткові відомості про контакт. Якщо якісь відомості вам невідомі або не потрібні, можна залишити поля незаповненими.
5. На вкладці Действия надалі будуть відбиватися всі дії, пов'язані із цим контактом: телефонні дзвінки, відсилання повідомлень і інших.
6. Відомості про кожний контакт зберігаються в окремій картці. Закрийте вікно контакту й перегляньте, як представлені відомості в папці Контакты. На Рис. 5 наведено одне з уявлень - Адресные карточки.
7. Створіть кілька контактів з різними організаціями, з якими ваше підприємство підтримує ділові відносини.
8. Створіть кілька контактів зі співробітниками з одного підприємства. Для цього:
клацніть двічі
на існуючому контакті
виберіть команду із меню Действия > Создать контакт у тім же підприємстві; відкриється вікно, у якому деякі поля, пов'язані з адресою й телефонами підприємства, будуть уже заповнені;
введіть відсутні відомості, а також зміните, якщо це необхідно, існуючі.
9. Внесіть у папку Контакты дані про співробітників вашого підприємства, і, насамперед, відомості про директора.
10. Змініть поточні уявлення відомостей про контакти в папці, використовуючи команду Вид > Текущее представление і вибравши уявлення із запропонованого списку:
Адресные карточки
Подробные адресные карточки
Список телефонов
По организациям или другие.