6.3.4. Об'єднання текстових значень і приховання повторюваних значень

Коли в декількох сусідніх рядках відображаються однакові значення, звіт важко читається і виглядає непрофесійним. Властивості поля Не выводить повторы (воно доступно тільки в звітах) дозволяє керувати друком повторюваних значень.

Іноді, не виводячи повтори, ми можемо сховати потрібні дані. Щоб цього уникнути, можна об'єднати значення відповідних полів в одному елементі керування. Для об'єднання служить символ амперсанда (&), що позначає операцію конкатенації (зчеплення) при об'єднанні текстових значень.

Наприклад,

=Format([Номер студентського квитка];”000000”)&” ”&[Прізвище].

Функція Format повертає рівно шістьох цифр. Другий текстовий рядок у цьому вираженні додає кілька пробілів між двома полями даних.

6.3.5. Обчислення відсотків

У будь-якому звіті, що групує і підсумовує дані, можна визначити частку зовнішнього проміжного чи загального підсумку, що приходиться на конкретну суму. Це можливо в силу того, що Access двічі переглядає дані звіту. При першому проході Access обчислює вираження в детальних рядках, підсумкові значення для груп, загальні підсумки для всього звіту і визначають довжину звіту, а при другому обчислює усі вираження, що посилаються на підсумки, розраховані під час першого проходу. Отже в області даних і розділах, що містить підсумки для груп, можемо створити вираження для обчислення відсотків від загальних чи сум проміжних сум, розрахованих для угруповання більш високого рівня. Створивши вираження для перебування відсотків від суми, установлюємо властивість Формат поля в значення Процентный. У режимі перегляду можемо переконатися, що в підсумках по групі відіб'ється відсоток від загального підсумку.

6.4. Настроювання звітів

Щоб змінити розмір виділеного елемента керування, можна скористатися маркерами зміни розміру, що знаходяться на сторонах, у нижніх кутах і в правому верхньому куті. Для переміщення невиділеного елемента керування використовуйте покажчик миші.

Якщо елемент керування має приєднаний напис, він переміщається разом з ним. переміщати елемент керування і приєднаний напис можна незалежно друг від друга за допомогою маркерів переміщення, розташованих у лівих верхніх кутах елемента керування і написи.

Для висновку даних за допомогою звітів ми повинні бути упевнені, що елементи керування мають достатній розмір для розміщення даних. У Access є така команда, що підбирає розмір написів відповідно до довжини і висоти тексту – ФорматРазмерПо размеру данных.

Для вирівнювання елементів керування по чи краях вузлам сітки в меню Формат існує команда Выровнять.

6.5. Перегляд готового звіту

Режим попереднього перегляду призначений для того, щоб подивитися як буде виглядати звіт на печатці, тобто редагування в цьому режимі неможливо. Вікно попереднього перегляду можна розширити, щоб вивести на екран велику частину звіту. Для переміщення по вікну можна використовувати горизонтальну і вертикальну смуги прокручування, різні масштаби.

Для перегляду інших сторінок звіту користайтеся полем номера сторінки і кнопками переходу , що розташовані в нижній частині вікна перегляду.

Вікно перегляду також дозволяє переглянути кілька сторінок одночасно за допомогою кнопки кілька сторінок.