6.2. Сортування та угруповання
Звіти представляють можливість групувати виведену інформацію за допомогою вікна Сортировка и группировка. Щоб відкрити його, клацніть на кнопку Сортировка и группировка на панелі інструментів чи виберіть команду ВидСортировка и группировка. У вікні Сортировка и группировка можна визначити до 10 полів чи виражень, що будуть використовуватися в звіті для угруповання даних. Перший елемент списку визначає основну групу, а наступні підгрупи усередині груп.
Мал. 3. Вікно Сортировка и группировка.
У першому рядку стовпця Поле/выражение розкривається список полів базової чи таблиці запиту. Почавши введення зі знака рівності (=), можна ввести в цьому стовпці вираження, що містить посилання на будь-яке поле базової таблиці чи запиту.
За замовчуванням Access сортує значення по зростанню. Для зміни порядку сортування виберіть значення По убыванию в списку, що розкривається, що з'являється після щиглика в осередку стовпця Порядок сортировки.
У звіті повинне бути зарезервоване місце для заголовка кожної групи і примітки, у якому можуть виводитися підсумкові поля. Щоб додати в звіт ці розділи, установите для властивостей Заголовок группы і Признак группы значення Да. Крім того, можна попросити Access виводити всі детальні дані для даного рівня угруповання на одній сторінці (якщо це можливо), вибравши для тієї ж властивості значення Вся група.
6.2.2. Завдання діапазонів угруповання.
Для кожного поля чи вираження, заданого у верхній частині вікна сортування й угруповання, можна установити властивості Группировка та Интервал. Звичайно дані групуються за кожним значенням поля чи вираження. Але записи можна групувати не тільки за окремим значенням, але і по діапазонах значень. Вид і розмір діапазону залежать від типу даних поля чи вираження.
При угрупованні по текстовому полю можна починати нову групу при зміні першого чи декількох початкових символів значення поля. Наприклад, щоб утворити по одній групі для кожної букви алфавіту, визначите створення нової групи при зміні першої букви значення поля – таким чином, ви одержите групу записів, у яких значення поля починається з букви А, групу записів зі значенням поля, що починається з букви Б, і т.д.
Щоб задати угруповання по перших символах, установите для властивості Группировка значення По первым знакам, а в осередку властивості Интервал уведіть число початкових символів, по яких ви хочете утворювати групи.
Для чисел можна установити властивість Группировка в значення Интервал. У цьому випадку властивість Интервал визначає діапазони угруповання. Access обчислює діапазони, починаючи з 0. Якщо задати інтервал, рівний 10, то будуть формуватися групи значень від –20 до –11, від –10 до –1, від 0 до 9, від 10 до 19, від 20 до 29 і т.д.
Для полів дати/времени можна установити як значення властивості Группировка так і одиниці виміру як По годам, По кварталам, По месяцам, По суткам, По дням, По часам, По минутам. Для властивості Интервал укажіть число одиниць виміру, якщо ви хочете проводити угруповання по визначеному відрізку часу. Наприклад, якщо ви хочете створити групи з інтервалом у два роки, установите для властивості Группировка значення По годам, а в осередку властивості Интервал уведіть 2.